THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Đặt vấn đề

Hiện nay trang web đã trở thành một bộ phận không thể thiếu của Internet cũng như trong cuộc sống của con người. Nó được xem là một văn phòng ảo của các cơ quan trên mạng Internet mà ở đó bao gồm toàn bộ thông tin, dữ liệu, hình ảnh về các sản phẩm, dịch vụ (SPDV) và hoạt động mà cơ quan muốn truyền đạt tới người truy cập Internet. Với vai trò quan trọng như vậy, có thể coi trang web chính là bộ mặt của cơ quan, là nơi để đón tiếp và giao dịch với người dùng tin (NDT) trên mạng Internet. Đối với ngành Thư viện - Thông tin (TVTT), việc ứng dụng trang web giúp các thư viện hướng tới việc cung cấp dịch vụ thân thiện, tăng khả năng tương tác với NDT và thư viện.

Mục tiêu chính của việc tạo ra trang web là cung cấp thêm điểm tiếp cận các SPDV, vì vậy các cơ quan TVTT xem trang web là một cách mở rộng marketing cho đơn vị mình, đồng thời tạo ra một kênh tương tác thân thiện, thuận lợi giữa NDT và thư viện. Tuy nhiên, để có một trang web hoạt động hiệu quả cần đáp ứng xu thế công nghệ, cũng như đảm bảo nội dung hoạt động của các cơ quan TVTT. Dưới đây là những xu hướng ứng dụng trang web trong hoạt động TVTT.

1. Sử dụng trang web và các công cụ hỗ trợ để nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin

Có thể thấy, hiện nay ở các cơ quan TVTT, xu thế NDT truy cập và khai thác thông tin qua trang web thư viện đã trở nên khá phổ biến. Đây chính là điều kiện thuận lợi cho các cơ quan TVTT phát triển các công cụ trực tuyến để nghiên cứu nhu cầu tin của NDT. Nghiên cứu nhu cầu tin của NDT qua trang web ngày càng trở nên phổ biến vì không mất nhiều chi phí thực hiện và cho ra kết quả nhanh hơn so với phương pháp nghiên cứu truyền thống do dữ liệu được phân tích, thống kê tự động. Do đó, các thư viện nên xây dựng kế hoạch cụ thể để triển khai và phát triển hoạt động này.

Để thu thập số liệu, thông tin có liên quan đến nhu cầu của NDT, nhiều thư viện đại học trên thế giới đã tích hợp bảng khảo sát NDT vào trang web thư viện (như Yale University Library hay Mälardalen University Library…) hoặc trực tiếp thu nhận ý kiến của NDT bằng các mẫu thu thập ý kiến trên trang web (như Send us feedback của Cornell University Library…) để trao đổi, nhận ý kiến phản hồi và tìm hiểu nhu cầu tin, xây dựng quan hệ giữa người làm thư viện và NDT. Ở Việt Nam, một số thư viện đại học cũng đã đặt các mẫu thu thập ý kiến trên trang web thư viện để tiếp nhận góp ý của NDT như: Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội, Thư viện Trung tâm Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh…

Thông qua trang web, người làm thư viện có thể tạo nên những cuộc điều tra khảo sát nhỏ về các hoạt động của thư viện như: nghiên cứu thái độ và thói quen sử dụng, đo lường mức độ hài lòng, thăm dò ý kiến của NDT, tình hình sử dụng các SPDV của thư viện… Hoạt động này sẽ tạo được sự chủ động, có sự phản hồi nhanh chóng từ NDT bằng cách trả lời vào bảng hỏi được tạo sẵn. Dựa vào kết quả khảo sát, các cơ quan TVTT sẽ đưa ra những chiến lược phát triển SPDV phù hợp nhằm thoả mãn nhu cầu tin của NDT.

Ngoài ra, trên trang web có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ tương tác với NDT như Online Chat (trò chuyện trực tuyến). Việc hỗ trợ NDT bằng hình thức trực tuyến qua hệ thống Online Chat đang được nhiều thư viện áp dụng, triển khai nhằm nâng cao chất lượng phục vụ, đa dạng hoá SPDV, khẳng định thương hiệu để đáp ứng nhu cầu của NDT trong giai đoạn công nghệ phát triển cao. Thư viện có thể sử dụng tin nhắn nhanh (các công cụ như: yahoo, subiz, zopim…) trên trang web để trực tiếp trao đổi với NDT, thu nhận ý kiến phản hồi và tìm hiểu về nhu cầu tin, xây dựng quan hệ giữa người làm thư viện và NDT. Qua những cuộc trò chuyện trực tuyến này giúp thư viện nắm rõ quan điểm và phản hồi của NDT ở các nhóm khác nhau để có những điều chỉnh kịp thời nhằm nâng cao chất lượng SPDV. Với việc duy trì hoạt động này thường xuyên và liên tục, các cơ quan TVTT có cơ sở để hiểu sâu hơn về nhu cầu của NDT, trên cơ sở đó có những chính sách phù hợp để đáp ứng nhu cầu của họ. Quan trọng là qua các kênh này, trang web thư viện có thể tạo thêm sức hấp dẫn của việc sử dụng thư viện và cho thấy vai trò ngày càng cao của thư viện trong môi trường giáo dục đại học.

2. Cải tiến và phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới phù hợp với môi trường trực tuyến

Một tổ chức luôn phải lưu tâm đến việc không ngừng hoàn thiện các SPDV đã có và tạo ra những SPDV mới để thoả mãn nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Các cơ quan TVTT cũng không nằm ngoài xu thế đó. Trang web thư viện vừa là sản phẩm, vừa là kênh cung cấp các sản phẩm dưới dạng điện tử và thực tế cho thấy các cơ quan TVTT đang ngày càng chú trọng phát triển và đa dạng hoá các SPDV của mình phù hợp với môi trường trực tuyến.

Mục tiêu chính của việc tạo ra trang web là cung cấp thêm điểm tiếp cận dịch vụ và tài liệu thư viện cho NDT. Internet tạo cho thư viện cơ hội không chỉ nâng cao các dịch vụ truyền thống mà cả những dịch vụ khác không có trong thư viện truyền thống. Với trang web của mình các cơ quan TVTT có thể cải tiến và phát triển các SPDV:

- Cung cấp thông tin về các nguồn lực, sản phẩm của bản thân thư viện, trong đó quan trọng nhất là giới thiệu về các tài nguyên và các SPDV của thư viện. Với trang web, các thư viện có thể giới thiệu và sử dụng nhiều loại SPDV khác nhau, mở rộng phạm vi, đối tượng sử dụng, giảm thiểu giới hạn về không gian và thời gian, từ đó tăng chất lượng các SPDV và thu hút ngày càng nhiều hơn NDT đến với thư viện. Để làm được điều này, các thư viện phải thường xuyên tổ chức các hội nghị - hội thảo để NDT hiểu thêm về các SPDV của thư viện, cũng như làm rõ các lợi ích đem lại từ công tác phối hợp, chia sẻ cơ sở dữ liệu (CSDL) với các cơ quan TVTT khác. Bên cạnh đó, cần thống nhất chủ trương xây dựng, mô hình tổ chức, quy chế hoạt động, phương thức đóng góp kinh phí… một cách rõ ràng nhất.

- Sử dụng cổng thông tin để dẫn đến các nguồn tài nguyên thông tin thông qua các chức năng như: tìm kiếm trong mục lục trực tuyến, tìm kiếm CSDL trực tuyến mà thư viện cung cấp, các tài liệu và báo tạp chí điện tử. Các thư viện cần phát triển khả năng truy cập, khai thác các CSDL toàn văn do thư viện xây dựng qua mạng Internet bằng cách sử dụng phần mềm quản lý tài liệu điện tử. Điều này sẽ mở rộng khả năng tiếp cận đến CSDL của NDT, nhưng vẫn đảm bảo rằng NDT chỉ được đọc hoặc giới hạn số lượng tải về, in ấn theo quy định của thư viện.

- Cung cấp thông tin trực tuyến về các nguồn lực dưới dạng in của thư viện và là công cụ giúp người kết nối, truy cập tới các nguồn lực ấy. Các thư viện cần nâng cao hiệu quả khai thác các bộ sưu tập ở dạng in truyền thống cũng như các CSDL bằng các biện pháp như: phổ biến rộng rãi nội dung các bộ sưu tập với NDT; cung cấp các tài liệu hướng dẫn truy cập, sử dụng bộ sưu tập; cho phép NDT truy cập bộ sưu tập qua mạng Internet… Bên cạnh đó, các thư viện cũng cần thường xuyên khảo sát NDT, thống kê hiệu quả sử dụng các bộ sưu tập để có kế hoạch phát triển phù hợp với NDT.

- Điểm truy cập tới các nguồn lực dưới dạng số được tích hợp với mạng toàn cầu (CSDL trực tuyến, các trang web). Các thư viện nên liên hệ với nhà cung cấp hoặc tự thu thập số liệu thống kê về việc truy cập các nguồn tài liệu điện tử tại thư viện. Những số liệu thống kê như thành phần NDT truy cập CSDL, số lượt truy cập các CSDL, số lượng tài liệu được đọc, loại tài liệu được truy cập… sẽ giúp thư viện xác định hiệu quả khai thác các CSDL, để từ đó đưa ra giải pháp cải thiện hoặc nâng cao hiệu quả sử dụng CSDL tại thư viện.

- Cung cấp các dịch vụ trực tuyến như: tài liệu hoặc bản sao tài liệu, dịch vụ phổ biến thông tin (tập hợp những trang web hữu ích dùng làm nguồn tra cứu cho NDT theo chủ đề tổng hợp đến chuyên sâu, cập nhật các tin tức mới, tài liệu mới, CSDL mới…), dịch vụ tư vấn sử dụng thư viện, dịch vụ trao đổi thông tin… Ngoài ra còn có các dịch vụ như: dịch vụ tham khảo văn bản/ dịch vụ trả lời tin nhắn bằng văn bản, dịch vụ tin nhắn theo yêu cầu đặt trước, dịch vụ cung cấp địa chỉ, vị trí, dịch vụ tư vấn thông tin tự động, dịch vụ trao đổi hỗ trợ thông tin… Những thông tin như vậy không những mang lại tiện ích cho NDT, mà còn góp phần quảng bá hình ảnh thư viện trong cộng đồng, với các thư viện trong nước, khu vực và trên thế giới.

3. Kết hợp trang web với các phương thức khác nhau để marketing sản phẩm và dịch vụ thư viện

Một trong những mục tiêu của hoạt động marketing là nhằm giới thiệu, cung cấp thông tin về thư viện, về các SPDV do thư viện cung cấp tới NDT một cách thuyết phục để NDT hiểu và lựa chọn sử dụng các SPDV đó một cách thường xuyên và hiệu quả. Các hình thức kết hợp marketing SPDV thông qua trang web phổ biến nhất là:

- Kết hợp với các hình thức marketing truyền thống. Marketing truyền thống được biết đến với các hình thức như: quảng cáo trên truyền hình, báo giấy, tờ rơi, biển bảng, các hoạt động giới thiệu tài liệu tại các cơ quan TVTT. Trong rất nhiều trường hợp chiến lược marketing truyền thống có thể hỗ trợ hoạt động của trang web và ngược lại. Người làm thư viện có thể xây dựng các chương trình, các hoạt động, hình ảnh của cơ quan mình ngay tại thư viện, cũng như trên trang web để NDT biết đến các hoạt động này và tham gia nhiều hơn. Các hoạt động của marketing truyền thống có thể thu hút được sự quan tâm của nhiều người nếu như ứng dụng hiệu quả trang web và sử dụng các trang mạng xã hội của thư viện. Ở chiều ngược lại, các hoạt động online của NDT nếu được kết nối với thư viện thông qua trang web thư viện có thể tạo ra những trải nghiệm lý thú cho NDT. Kết hợp hai phương pháp marketing trên sẽ giúp cho các cơ quan TVTT cải thiện hình ảnh và giảm chi phí, linh hoạt và đa dạng hơn trong khả năng tiếp cận NDT.

- Kết hợp với các trang mạng xã hội. Với ưu điểm đặc biệt của mạng xã hội về tính tương tác cao, hiệu ứng lan truyền theo cấp số nhân, mạng xã hội trở thành một trong những công cụ hữu ích để thư viện thực hiện việc quảng bá thư viện cùng với các SPDV do thư  viện cung cấp. Thư viện có thể nắm được thông tin về NDT, giúp thư viện hiểu được nhu cầu tin của họ. Qua mạng xã hội, thư viện cũng có thể chia sẻ kinh nghiệm, quan điểm và kiến thức với NDT và ngược lại. Hiện nay có nhiều mạng xã hội khác nhau như facebook, twitter, instagram… nhưng phổ biến nhất vẫn là facebook. Do đó các thư viện cũng có thể dùng facebook để nâng cao lượng truy cập tới trang web của mình. Thông qua facebook, người làm thư viện có thể gửi tin nhắn, email hoặc đường dẫn tới NDT để giới thiệu các chương trình, sự kiện, SPDV của thư viện, qua đó gia tăng lượng truy cập vào trang web. Vì thế trang web của các cơ quan TVTT cần được thiết kế có thêm các nút bấm liên kết đến với các trang mạng xã hội để tăng cường lưu lượng người truy cập sử dụng trang web của thư viện mình.

- Kết hợp với email. Đây là một hình thức sử dụng email làm phương tiện truyền thông tin tới NDT. Email có lợi thế rất lớn là có thể truyền tải các nội dung thông tin với chi phí thấp và đến với rất nhiều người trong cùng một thời điểm. Nhận thức được tính hiệu quả của email, các cơ quan TVTT đã thực hiện việc marketing qua email, đến với NDT. Để thực hiện quảng bá qua email trước hết các cơ quan TVTT cần xây dựng CSDL chứa thông tin về email của NDT. Việc làm này có thể được thực hiện thông qua các hình thức như: qua phiếu đăng ký làm thẻ thư viện, qua việc đăng ký sử dụng các SPDV trên trang web thư viện, qua các lớp kỹ năng thông tin… Việc sử dụng email để quảng bá, giới thiệu các SPDV, hỗ trợ trực tuyến đã được nhiều cơ quan TVTT có sử dụng Internet tiến hành kết hợp đồng thời với trang web thư viện. Tuy nhiên, cần theo dõi các email được gửi đi, tổng hợp phản hồi của NDT để xác định hiệu quả của việc quảng bá qua email.

- Kết hợp với việc chia sẻ hình ảnh hoặc video clip ngắn trên các trang web khác. Đa số các cơ quan TVTT đại học thường có các video ngắn giới thiệu về thư viện, các hoạt động nổi trội, hướng dẫn NDT sử dụng các dịch vụ của thư viện… Các video này không những được giới thiệu trên trang web của thư viện, mà còn có thể chia sẻ trên các trang web phổ biến khác như youtube, facebook… Đây là những trang web có lưu lượng người truy cập thường xuyên, do đó nếu các cơ quan TVTT kết hợp để chia sẻ những đoạn video ngắn về thư viện sẽ là một cách để quảng bá cho NDT biết đến thư viện và SPDV nhiều hơn, từ đó có thể tăng khả năng sử dụng thư viện.

- Kết hợp quảng bá trên các trang báo/ tạp chí điện tử: Thế giới đã và đang chứng kiến sự phát triển nhanh chóng, mạnh mẽ của báo điện tử nói riêng và các phương tiện truyền thông trực tuyến nói chung so với các phương tiện báo chí truyền thống khác như báo in, phát thanh và truyền hình. Báo điện tử có sự tổng hợp của công nghệ đa phương tiện khi cung cấp thông tin đến NDT. Đó không chỉ là văn bản, hình ảnh mà có cả âm thanh, hình ảnh động và các tính năng tương tác khác giúp NDT dễ dàng tìm kiếm thông tin. Với những ưu thế này, báo điện tử đang trở thành kênh truyền thông được nhiều lựa chọn, vì vậy các thư viện không nên bỏ qua hình thức quảng bá này. Ngoài ra, những tờ báo mạng điện tử độc lập cũng lần lượt xuất hiện, nhanh chóng thúc đẩy sự phát triển của cộng đồng báo điện tử Việt Nam. Thư viện có thể quảng bá trên các báo này bằng cách đặt banner, logo, hoặc pop-up quảng cáo của mình. Các tiêu chí mà thư viện có thể sử dụng để lựa chọn trang báo/ tạp chí điện tử để đặt quảng cáo là: mức độ phổ biến của trang báo/ tạp chí, mức độ phù hợp với nhóm khách hàng mục tiêu của thư viện, chi phí phải trả cho quảng cáo… Thư viện cần theo dõi, đánh giá hiệu quả quảng bá thông qua số lần NDT xem quảng cáo, số lượt NDT truy cập về trang web thư viện từ mẫu quảng cáo, số lần NDT thực hiện giao dịch.

Thông qua việc kết hợp này, trang web giúp các cơ quan TVTT chủ động hỗ trợ NDT hiểu rõ hơn về vị trí, vai trò của đơn vị mình và các nguồn tin, các SPDV trực tuyến. Qua đó, thu hút NDT đến với thư viện và ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động, cũng như vị thế của đơn vị mình. Do đó, các thư viện cần sớm thành lập bộ phận marketing tuỳ theo cơ cấu tổ chức của thư viện và tuỳ thuộc vào yêu cầu trong từng giai đoạn cụ thể với những chức năng và nhiệm vụ rõ ràng. Điều này là vô cùng quan trọng vì thực chất hoạt  động của trang web thư viện là một hình thức để quảng bá hình ảnh của thư viện một cách chuyên nghiệp đến với NDT nhanh nhất.

4. Tối ưu hoá trang web trên các thiết bị di động

Các thiết bị di động như máy tính xách tay, máy tính bảng, điện thoại thông minh… được con người sử dụng rất nhiều, đặc biệt là giới trẻ. Các thiết bị di động ngày nay cũng có kích cỡ màn hình rất đa dạng với nhiều hệ điều hành khác nhau, bởi vậy mà các trang web đòi hỏi phải thích ứng tốt với các thiết bị di động hơn nữa. NDT thường xuyên vào các trang web để tìm tài liệu, trong đó có trang web thư viện. Vì vậy, các cơ quan TVTT cần nghiên cứu xây dựng trang web thay đổi phù hợp với xu hướng của NDT sử dụng các thiết bị di động này.

Các thư viện có thể sử dụng nhiều công cụ khác nhau để tối ưu hoá trang web trên các thiết bị di động như: Kiểm tra giao diện trang web trên các thiết bị di động khác nhau, sử dụng công cụ Mobile-Friendly của Google, kiểm tra mã nguồn xây dựng trang web trên mảng di động, tối ưu URL trên trang web di động, không sử dụng Plugin (ghim vào) trên trang web di động, kiểm tra tốc độ load trang web trên mảng di động, luôn theo dõi thứ hạng trang web của thư viện trên di động…

Nhu cầu lướt web bằng các thiết bị di động là vô cùng lớn và nếu trang web của các cơ quan TVTT không hỗ trợ cho di động thì họ sẽ mất đi một lượng lớn NDT truy cập và sử dụng các SPDV. Bên cạnh thực hiện chức năng giải trí, thông tin liên lạc thì các thiết bị di động trở thành một phương tiện hữu ích cho con người trong việc học tập và nghiên cứu. Do đó, những người thiết kế và phát triển trang web phải đáp ứng và thích nghi được với môi trường/ thiết bị của NDT về kích thước màn hình, trạng thái xoay hay đứng, khả năng tương thích với các thiết bị và hỗ trợ trên nhiều trình duyệt có độ phân giải màn hình khác nhau để có thể co dãn theo từng kích cỡ màn hình một cách linh hoạt. Ngoài ra, các cơ quan TVTT cần đơn giản hoá cho thiết kế trang web phiên bản di động về thiết kế, bố cục và điều hướng để tạo ra một thiết kế đẹp được tối ưu hoá cho di động với rất nhiều công cụ hữu ích.

Việc tối ưu hoá trang web trên nền các thiết bị di động là một xu thế phát triển cần phải có tính sáng tạo, thông minh, có mục tiêu và hiệu quả về thời gian để phục vụ cho yêu cầu marketing và thoả mãn nhu cầu thay đổi thường xuyên của NDT ở bất kỳ điểm nào, bất kỳ thời gian nào và trong bất kỳ trường hợp nào. Do đó, các cơ quan TVTT cần tăng cường việc tối ưu hoá trang web trên các thiết bị di động ngay từ lúc này để tăng số người truy cập cho trang web, để giữ chân NDT với trang web và quan trọng nhất là để giúp thư viện đạt được hiệu quả cao trong hoạt động của mình trong môi trường Internet.

Kết luận

Sự hiện diện của trang web có một vai trò rất lớn trong việc thay đổi các hình thức phục vụ, đa dạng hoá các SPDV của thư viện, làm cho hình ảnh thư viện trở nên “sống động” hơn. Vì vậy, việc xây dựng và thiết kế một trang web phù hợp xu hướng, với từng thư viện và đặc thù của NDT là một nhiệm vụ quan trọng cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp và bài bản.

Các cơ quan TVTT Việt Nam hiện nay cần lưu tâm trong kế hoạch phát triển trang web của mình phù hợp với xu hướng và đặc thù NDT của từng thư viện nhằm đảm bảo được hiệu quả hoạt động của mình vì nhu cầu và lợi ích phục vụ NDT. Hy vọng với những thay đổi đó trang web của các thư viện sẽ trở thành cổng thông tin và cầu nối thực sự giữa NDT và thư viện.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Đỗ Văn Hùng. Thư viện đại học trước xu thế sử dụng thiết bị di động trong học tập của sinh viên // Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 5. - Tr. 29-34.

2. Ngô Thanh Thảo. Ứng dụng tối ưu hoá công cụ tìm kiếm cho trang web thư viện // Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2013. - Số 6. - Tr. 9-14,20.

3. Ninh Thị Kim Thoa. Một vài nét về nội dung các trang web thư viện đại học trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh // Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2010. - Số 4. - Tr. 29-36.

4. Zeke Camusio. Cẩm nang marketing trực tuyến. - H.: Khoa học và Kỹ thuật, 2013.

5. http:// mic.gov.vn.

___________

ThS. Bùi Thị Thu Hà

Trường Cao đẳng Sư phạm Quảng Trị

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2017. - Số 3. - Tr. 25-29.

< Prev		Next >