THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1. Mở đầu

Trên thực tế, các nhà lãnh đạo hay quản lý (nhà quản lý) ở bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào, đều có bộ phận trợ giúp, thực hiện nhiều công việc khác nhau, để họ đảm nhận được tốt chức trách của mình. Một trong số các công việc quan trọng là việc lựa chọn, chắt lọc và chuyển đến nhà quản lý một cách kịp thời, ổn định và đầy đủ các thông tin cần thiết, phù hợp để họ đưa ra các quyết định đúng đắn và cần thiết. Về bản chất, tại các thư viện hay cơ quan thông tin, việc thực hiện công việc trên chính là triển khai dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc. Tuy nhiên, người sử dụng dịch vụ ở đây không chỉ là người lãnh đạo, quản lý, mà còn được mở rộng là người dùng tin nói chung. Bài viết trình bày các thông tin khái lược nhất giúp hiểu rõ bản chất của dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc và việc triển khai tại các thư viện đại học nước ta giai đoạn hiện nay.

2. Khái lược về dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc

Một trong các tình huống phổ biến hiện nay là mỗi người đều rất dễ bị cuốn hút, choáng ngợp và nhiều khi khó có thể định hướng để lựa chọn được cho mình những thông tin cần thiết trong vô vàn các nguồn thông tin. Con người đang sống trong một môi trường bị bao phủ bởi một trữ lượng gần như vô hạn (nếu so với khả năng kiểm soát của mỗi người) các loại nguồn tin. Có lẽ chính vì thế mà thuật ngữ infosphere - tạm dịch là tin quyển ra đời, dễ làm cho mọi người liên tưởng tới thuật ngữ sinh quyển.

Trước thực tế đó, ở những mức độ và phương thức khác nhau, nhu cầu cần đến một dịch vụ trợ giúp mỗi cá nhân, tổ chức, cần thực hiện là:

- Lựa chọn sơ bộ trong số vô vàn các thông tin hiện có, những thông tin nào được xem là thích hợp;

- Bao gói các thông tin đã được lựa chọn theo một thể thức xác định;

- Cung cấp đến cho người dùng theo các thỏa thuận (thời điểm, cách thức…) cụ thể.

Như vậy, người sử dụng dịch vụ (dưới đây còn được gọi là người dùng tin) có thể là cá nhân, nhóm cá nhân, tổ chức. Trong bài viết này, nếu không có các dẫn giải khác, thì người sử dụng dịch vụ đều có thể được hiểu bất kỳ trong số các trường hợp đã nêu. Hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ như trên, nếu được triển khai tại các thư viện và cơ quan thông tin được hiểu là dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc. Trong tất cả các bước/ công đoạn được liệt kê trên, các nguyên tắc và phương pháp làm cơ sở để người/ chủ thể cung cấp dịch vụ thực hiện nhiệm vụ của mình một cách thống nhất, hợp lý và bảo đảm đủ độ tin cậy ở mức cần thiết, cần được khảo sát và nghiên cứu một cách chặt chẽ.

Trước hết, cần tìm hiểu cơ sở để tiến hành việc lựa chọn trong số các thông tin hiện có, những thông tin nào được xem là thích hợp với người dùng tin. Như đã biết, mỗi thư viện hay cơ quan thông tin, từ góc độ quản lý việc khai thác thông tin, mỗi người dùng tin đều được phân biệt và nhận biết thông qua nhu cầu tin đặc trưng của họ. Nhu cầu tin này được phản ánh thông qua một bản mô tả bằng ngôn ngữ tự nhiên, hay ở một số nơi, nó được phản ánh thông qua ngôn ngữ tư liệu riêng mà thư viện hay cơ quan thông tin đã lựa chọn sử dụng. Để nghiên cứu hay nhận biết nhu cầu tin của mỗi người dùng tin, thì cần quan tâm tới 3 vấn đề:

+ Nội dung (của thông tin);

+ Hình thức (của thông tin);

+ Hình thức/ phương thức cung cấp thông tin.

Như vậy, nếu chỉ xem xét về bản thân thông tin được cung cấp có phù hợp với người dùng tin hay không thì sự quan tâm ở đây cần được xác định trên hai phương diện nội dung và hình thức thể hiện của nó.

Ví dụ: Trong khoảng thời gian làm luận án tiến sỹ về mô hình phát triển của thư viện số hiện nay, nghiên cứu sinh có đăng ký với thư viện sử dụng dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc để trực tiếp phục vụ công việc học tập, nghiên cứu của mình. Họ trao đổi và đưa ra các điều kiện cụ thể sau:

a. Thứ nhất, tài liệu cần được cung cấp là các công trình nghiên cứu về thư viện số, thư viện lai, các mô hình, công cụ phát triển thư viện số. Đây chính là các đặc điểm, giới hạn của nội dung thông tin được cung cấp.

b. Thứ hai, tài liệu cần lựa chọn trong phạm vi: các luận án, luận văn thạc sĩ, báo cáo kết quả nghiên cứu (của ngành thư viện học, thông tin học), thông tin và kỷ yếu các hội nghị khoa học trong nước có liên quan, các bài viết trên một số tạp chí khoa học ở trong và ngoài nước (có danh sách cụ thể), các Báo cáo thường niên, hội thảo khoa học quốc tế của ngành (ví dụ của IFLA, CONSAL, COEXIST SEA Workshop...); Các tài liệu được giới hạn bằng ngôn ngữ Anh, Pháp, Việt.

Kết quả cung cấp đến người dùng tin là một bản thư mục và các tài liệu gốc ở các dạng bản in hay tệp dữ liệu^[1]. Đây chính là các đặc điểm, giới hạn về hình thức thông tin được cung cấp.

c. Dịch vụ được cung cấp từ tháng 8/2012 đến hết tháng 7/2014. Vào ngày 10 hàng tháng trong khoảng thời gian đăng ký dịch vụ, các kết quả được cung cấp cụ thể như sau^[2]:

c1. Một bản thông báo tóm tắt kết quả thực hiện dịch vụ trong tháng và bản thư mục các tài liệu đã lựa chọn được qua địa chỉ e-mail This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it .

c2. Các tệp dữ liệu của các tài liệu tìm được được gửi qua e-mail trên.

c3. Các tài liệu sao chụp (nếu có) được gửi tới địa chỉ thư tín

Đây chính là các đặc điểm, giới hạn về hình thức/phương thức cung cấp thông tin.

Các nội dung trên là một ví dụ tiêu biểu và khá chi tiết mô phỏng một dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc.

Thông thường, các nội dung được liệt kê trong a và b trên được một số thư viện thể hiện bằng ngôn ngữ tư liệu mà mình lựa chọn, tương tự như loại ngôn ngữ tư liệu đã được sử dụng để xử lý thông tin, tài liệu. Khi đó, mỗi người dùng tin được nhà cung cấp dịch vụ nhận biết qua diện nhu cầu, hay chính xác hơn là biểu thức phản ánh diện nhu cầu của người dùng.

Việc thể hiện nhu cầu của người dùng tin bằng ngôn ngữ tư liệu của hệ thống có một số ưu điểm sau: Thứ nhất là ngắn gọn, hàm súc và thống nhất (đối với các cá nhân khác nhau của thư viện - nơi cung cấp dịch vụ). Thứ hai, hình thức thể hiện này tạo tiền đề cần thiết để triển khai dịch vụ theo phương thức tự động hóa - dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tự động hóa. Thứ ba, công tác thống kê số liệu và quản lý dịch vụ nói chung của thư viện được thực hiện một cách dễ dàng, thuận lợi, việc đánh giá hiệu quả dịch vụ đơn giản và dễ dàng hơn. Kết quả của sự thể hiện nhu cầu người dùng tin qua ngôn ngữ tư liệu của hệ thống chính là biểu thức (phản ánh) diện nhu cầu của người dùng. Về bản chất, mỗi tài liệu nói chung khi đã được thư viện đưa vào sự kiểm soát của mình, cũng có nghĩa là tài liệu đó đã được thư viện gán cho một biểu thức xác định – một bộ chỉ số xác định - (trải qua dây chuyền xử lý thông tin của thư viện) để phân biệt với các tài liệu khác mà thư viện đó kiểm soát. Vì vậy, một cách giản lược nhưng phản ánh đúng bản chất, có thể xem việc chọn lọc thông tin để cung cấp cho người dùng tin chính là việc đối chiếu, so sánh giữa biểu thức diện nhu cầu của người dùng tin với biểu thức mô tả đặc trưng (về nội dung, hình thức) của mỗi tài liệu mà thư viện đặt trong tầm kiểm soát. Cần lưu ý các tình huống sẽ xảy ra khi thực hiện quá trình so sánh hai biểu thức nêu trên:

1) 1 biểu thức bao biểu thức còn lại: mọi tham biến trong biểu thức của diện nhu cầu đều có trong biểu thức đặc trưng cho tài liệu, hoặc ngược lại (chú ý 2 trường hợp khác nhau).

2) 2 biểu thức hoàn toàn không trùng lặp nhau.

3) giữa 2 biểu thức có một số yếu tố trùng lặp nhau và một số yếu tố khác nhau.

Các tình huống 1) và 2) dễ dàng đưa ra các kết luận về sự phù hợp hay không của tài liệu với nhu cầu người dùng. Còn tình huống 3) – một tình huống dễ dàng xảy ra – thì lại khó có thể đưa ra kết luận như kiểu một thuật toán. Nhìn chung, để có sự thống nhất trong quá trình thực hiện công việc này, người ta xác định vấn đề trọng tâm cho mỗi yếu tố - lúc này chính là đơn vị của ngôn ngữ tư liệu được sử dụng để mô tả - trong diện nhu cầu người dùng. Bên cạnh đó, người cung cấp dịch vụ còn cần quan tâm tới việc trong thời gian qua khi sử dụng dịch vụ, mức độ hài lòng của người dùng như thế nào? Lượng thông tin được cung cấp cho người dùng có hợp lý hay không?... Các khía cạnh này sẽ được cân nhắc như một tham số quan trọng để khi tình huống 3) xảy ra, người ta quyết định có hay không lựa chọn tài liệu.

Biểu thức diện nhu cầu được xây dựng trên cơ sở sự trao đổi, bàn bạc giữa người sử dụng dịch vụ và đại điện cho bên cung cấp dịch vụ. Biểu thức này thường sẽ có những tinh chỉnh trong thời gian đầu triển khai dịch vụ và sau đó tồn tại trong suốt khoảng thời gian mà người dùng đăng ký sử dụng, nếu như không có các đánh giá tiêu cực từ phía người dùng, hay không có những thay đổi tác động trực tiếp đến việc thực hiện dịch vụ từ phía thư viện.

3. Triển khai dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tại các thư viện đại học giai đoạn hiện nay

Qua phần miêu tả trên, có thể thấy: Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc là một loại dịch vụ thông tin thuộc nhóm có giá trị gia tăng. Về cơ bản, nếu người dùng tin không phải là người lãnh đạo, quản lý thì để được sử dụng dịch vụ, họ phải thanh toán với thư viện chi phí (thường là toàn bộ chi phí) thực hiện dịch vụ. Đây là một vấn đề không đơn giản để đưa ra quyết định có hay không triển khai dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tại các thư viện đại học. Bởi trong một số trường hợp nếu cần thiết từ phía người dùng tin, một số dịch vụ khác cần được triển khai như dịch toàn bộ nội dung một tài liệu quan trọng, ví dụ tài liệu (giả định là có): Chính sách của IFLA trong việc hỗ trợ các nước đang phát triển xây dựng các hệ thống thư viện số… Rõ ràng có thể thấy tính chất có giá trị gia tăng, cần phải sử dụng chi phí cao để thực hiện dịch vụ là dễ nhận thấy. Có thể nói khó có một thư viện đại học nào lại có khả năng thực hiện miễn phí hay bao cấp các dịch vụ như trên. Trong khi đó, nhìn chung, khả năng chi trả, thanh toán đối với các dịch vụ ở người dùng tin của các thư viện đại học lại không cao hơn so với mặt bằng chung của xã hội và thường là thấp hơn so với các thư viện, trung tâm thông tin ở khu vực sản xuất, kinh doanh.

Qua các khảo sát, nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế triển khai công tác tại các thư viện đại học, tôi xin đưa ra một số giải pháp để có thể phát triển dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc tại khu vực này như sau:

- Từ phía người cung cấp dịch vụ, hay từ phía thư viện: Cần tiến hành một chiến lược marketing toàn diện, trong đó, giai đoạn đầu tiên quan trọng là nghiên cứu nhu cầu tin của người dùng tin, tiến hành các biện pháp để phân đoạn thị trường (thị trường sản phẩm, dịch vụ thông tin thư viện và thị trường người dùng tin), qua đó nhận diện được thị trường tiềm năng mà dịch vụ hướng tới. Không thể đưa ra một phân hoạch thị trường chung cho mọi thư viện đại học, song đối với các trường đại học lớn, các đại học vùng, khu vực, quốc gia thì các nhóm người dùng tin tiềm năng của dịch vụ này có thể là:

+ Người dùng tin là cá nhân: Các nghiên cứu sinh, cán bộ nghiên cứu đang triển khai các chương trình, đề tài, dự án khoa học các cấp, sinh viên tham gia đào tạo từ xa, đào tạo theo phương thức e-learning.

+ Người dùng tin là nhóm cá nhân: Học viên cao học, sinh viên nghiên cứu các khía cạnh khác nhau của một chủ đề nghiên cứu lớn hơn. Ví dụ, cùng về chủ đề thư viện số, người thì quan tâm tới vấn đề chính sách phát triển nội dung số, người thì quan tâm tới các dịch vụ trực tuyến, người thì quan tâm tới kiến trúc thư viện số, người thì quan tâm tới quá trình số hóa các tài nguyên thông tin… Những người này trao đổi, thống nhất để cùng chia sẻ (kết quả nhận được, chi phí phải trả cho dịch vụ) để đăng ký sử dụng dịch vụ đã nêu trong ví dụ trên (tài liệu tiếng Việt thì chuyển đến chung, tiếng Anh thì cho người biết tiếng Anh…).

+ Người dùng tin là tổ chức: Các bộ môn, khoa, tổ chức nghiên cứu trong và ngoài trường đại học. Ví dụ, Thư viện tỉnh Nghệ An có thể đăng ký với Thư viện trường Đại học Vinh để được sử dụng dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc về các tài liệu xám, các bài nghiên cứu trên các tạp chí khoa học, các chuyên khảo ở trong và ngoài nước về Chủ tịch Hồ Chí Minh và các danh nhân khác của Nghệ An, về Lịch sử - Dân tộc – Tôn giáo ở Nghệ An…

Ngoài ra, từ phía thư viện đại học, cần quan tâm tới các hoạt động sau:

Thứ nhất, không ngừng phát triển và hoàn thiện các loại hình sản phẩm, dịch vụ thông tin thư viện để đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin ngày một cao hơn, thân thiện, tiện lợi hơn. Kết quả trực tiếp từ hoạt động này là sự ra đời liên tục của các gói dịch vụ tương ứng với nhu cầu của thị trường;

Thứ hai, cần chú trọng thích đáng tới việc phát triển các dịch vụ hỗ trợ người dùng tin, các loại hình sản phẩm dịch vụ giới thiệu về khả năng đáp ứng nhu cầu tin của thư viện, các loại hình sản phẩm, dịch vụ trực tuyến… Các hoạt động này luôn có vai trò không thể thay thế trong việc kích thích sự phát triển của thị trường thông tin nói chung và sự phát triển của dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc nói riêng.

- Từ phía người dùng tin, bao gồm các nhóm sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh, cán bộ nghiên cứu, giảng dạy: không ngừng nâng cao (tự nâng cao hoặc từ sự trợ giúp của cộng đồng, của thư viện) kiến thức thông tin, qua đó có khả năng khai thác một cách hiệu quả nhất sự hỗ trợ của thư viện trên cơ sở nhu cầu và khả năng hiện có của mình. Sự hiểu biết về thư viện, khả năng của thư viện và các điều kiện mà xã hội thông tin mang đến cho con người luôn là yếu tố tiên quyết đến hiệu quả trong việc khai thác, sử dụng thông tin của mỗi cá nhân nhằm phục vụ cho việc học tập, nghiên cứu và tự hoàn thiện bản thân nói chung. Mỗi người dùng tin cần hiểu rõ và đầy đủ đâu là những dịch vụ được phép khai thác miễn phí, đâu là các dịch vụ có thể tự khai thác được từ các thư viện, cơ quan thông tin khác và đâu là các dịch vụ mà mình cần phải trả phí dịch vụ. Ở nhóm người dùng tin khả năng chi trả thấp, ví dụ sinh viên, thì cần liên kết các cá nhân thành nhóm, theo mối quan hệ gần gũi về chủ đề nghiên cứu, nếu cần sẽ cùng chia sẻ để sử dụng một dịch vụ cụ thể, như đã được nêu trong ví dụ trên, bởi thông thường, chi phí cho dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc là khá cao.

Kết luận

Dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc là một loại dịch vụ khá phức tạp, chứa đựng nhiều loại sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện cụ thể, đồng thời cũng là loại dịch vụ có giá trị gia tăng, mà việc triển khai đòi hỏi điều kiện cao về cơ sở vật chất kỹ thuật (nguồn tin, cơ sở hạ tầng thông tin), cần thực hiện trong khoảng thời gian khá lâu dài và đòi hỏi người thực hiện dịch vụ phải có trình độ tương đối cao. Như vậy, việc thực hiện được dịch vụ này là không dễ dàng, nếu không muốn nói là rất khó khăn. Nhưng các kết quả mà nó mang lại rất hiệu quả, ít nhất là trong bối cảnh nguồn thông tin ngày càng lớn, phát triển với tốc độ nhanh chóng, nhu cầu tin của người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy, đào tạo tại trường đại học ngày càng khắt khe hơn, đa dạng và đòi hỏi thân thiện, tiện lợi hơn. Hiện nay, hầu hết các trường đại học của nước ta chưa thực sự quan tâm, chưa xây dựng được một chiến lược mang tính khoa học và thực tiễn để phát triển dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc. Nghiên cứu phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện nói chung, phát triển dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc nói riêng nhằm đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ và mục tiêu không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo đang là vấn đề cần được quan tâm và triển khai nghiêm túc với những bước đi vững chắc phù hợp với thực tế trong các thư viện trường đại học Việt Nam. Đó là mong muốn của chúng tôi, những người quan tâm tới hoạt động thông tin - thư viện trong trường đại học hiện nay.

Tài liệu tham khảo

1. Bạch Thị Thu Nhi. Quản lý chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin trong thư viện trường đại học // Tạp chí Thông tin và Tư liệu. - 2010. - Số 4. - Tr. 1-7.

2. Đoàn Quang Hiếu. Đào tạo kỹ năng thông tin cho người dùng, giải pháp khai thác triệt để các nguồn lực tại LRC Cần Thơ // Bản tin các trung tâm học liệu. http://bantin.lrc-hueuni.edu.vn

3. Nguyễn Diệu Huyền. Dịch vụ và nhân lực tham khảo tại Trung tâm Học liệu Đại học Huế // Bản tin các trung tâm học liệu. http://bantin.lrchueuni.edu.vn.

4. Nguyễn Huy Thắng. Phát triển dịch vụ thông tin tại các cơ quan thông tin thư viện // Tạp chí Thông tin và Tư liệu. - 2010. - Số 1. - Tr. 24-28.

5. Nguyễn Thị lan Thanh. Xây dựng chiến lược marketing trong thư viện và cơ quan thông tin // Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2013. - Số 1. - Tr. 16-20.

6. Nguyễn Vĩnh Hà. Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc // Bản tin Liên hiệp Thư viện. - 2003. - Tháng 12. - Tr. 37-42.

7. Nguyễn Vĩnh Hà. Hoạt động dịch vụ thông tin thư viện trong trường đại học = Library-Information Services in Universities. http://ud.udn.vn/bankhcnmt/zipfiles/So11/8_HA_NGUYEN%20VINH.doc.

8. Trần Mạnh Tuấn. Dịch vụ thông tin tại các trung tâm học liệu: Hiện trạng và xu hướng phát triển // Bản tin các trung tâm học liệu. http://www.lrc.ctu.edu.vn/bantin/index.php/congtac-vien/47-cong-tac-vien/194-dch-v-thong-tin-ticac-trung-tam-hc-liu-hin-trng-va-xu-hng-phat-trin.

< Prev		Next >