THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1. Vai trò của công tác phối hợp tài liệu đối với các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội
Phối hợp bổ sung là một thuật ngữ chung chỉ sự hợp tác giữa các thư viện trong việc phân chia diện bổ sung tài liệu, trao đổi danh mục tài liệu đặt mua, cùng nhau đàm phán với các nhà xuất bản để mua được tài liệu với giá hợp lý và tiến hành chia sẻ thông qua việc cho mượn giữa các thư viện, giúp thỏa mãn tốt hơn nhu cầu của người dùng tin.
Việc phối hợp bổ sung giữa các thư viện có thể được thực hiện ở những cấp độ khác nhau như: Liên kết, chia sẻ thông tin; Bổ sung tập trung; Liên hợp thư viện. Trong đó, Liên hợp thư viện là khái niệm hay được biết đến nhất của công tác phối hợp bổ sung tài liệu. Theo Từ điển ALA: “Liên hợp thư viện (Library consortium) là một hội các thư viện chính thức họp lại và thường giới hạn trong từng vùng, tùy theo số lượng thư viện, loại thư viện, hoặc đề mục mà thư viện chuyên chú đến, thành lập để phát triển và thực thi việc sử dụng chung tài liệu giữa các thư viện hội viên, và do đó nâng cao dịch vụ thư viện cũng như nguồn tư liệu thư viện để phục vụ độc giả của từng thư viện. Một vài điều kiện thành lập cũng như quản trị và thủ tục điều hành cần phải đặt ra”.
Tham gia công tác phối hợp bổ sung tài liệu, thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội có thể đạt được các mục đích sau:
- Tiết kiệm kinh phí: Việc thành lập Liên hợp thư viện có thể xuất phát từ nhiều lý do khác nhau, song lý do lớn nhất là kinh tế, bởi xét đến cùng mọi hoạt động của Liên hợp thư viện đều xuất phát từ lợi ích kinh tế của từng thành viên. Tham gia vào Liên hợp thư viện, các thư viện thành viên có thể tiết kiệm rất nhiều khoản chi phí như: Mua tài liệu, đào tạo nhân viên, hướng dẫn sử dụng, khai thác thông tin và xử lý tài liệu mua chung.

Bảng 1. Ngân sách tiết kiệm theo hợp đồng với Hiệp hội Hóa học Mỹ tại Đan Mạch (30 tạp chí toàn văn)

- Giúp các thư viện hoàn thành nhiệm vụ: Từ lợi ích tiết kiệm kinh phí, các thư viện khi tham gia phối hợp bổ sung vừa có thể mua được nhiều tài liệu hơn từ nguồn kinh phí bổ sung hạn hẹp của mình, vừa có thể khắc phục được hiện tượng trùng lặp thông tin. Từ đó làm tăng khả năng tiếp cận thông tin, kỹ năng và kiến thức của người dùng tin. Làm được điều này cũng đồng nghĩa với việc các thư viện đã hoàn thành tốt sứ mệnh phục vụ người dùng tin tại đơn vị mình.
- Nâng cao vị thế: Nếu các cơ quan thông tin – thư viện đại học liên kết thành một mạng lưới thì sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của bản thân mỗi thư viện nói riêng, của hệ thống thư viện trường đại học nói chung, từ đó nâng cao vị thế của thư viện trong xã hội nói chung và cộng đồng người dùng tin nói riêng. Hơn thế nữa, nếu các thư viện trường đại học liên hợp lại với nhau, đó sẽ là một lực lượng hùng hậu đáng kể để có thể tham gia vào các mối quan hệ khu vực và quốc tế.
2. Thực tiễn công tác phối hợp bổ sung tài liệu giữa các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội
2.1. Nhu cầu phối hợp bổ sung tài liệu giữa các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội
Tác giả đã tiến hành khảo sát diện nhu cầu bổ sung tài liệu của gần 60 trường đại học trên địa bàn Hà Nội trong năm học 2011-2012 bằng những cách thức sau: Tổng hợp mã ngành đào tạo của các trường đăng trong cuốn “Những điều cần biết về tuyển sinh đại học 2011-2012”; phân tích mức độ giao thoa về diện bổ sung này bằng cách xác định tiêu chí các nội dung khoa học chính của từng khối ngành khoa học (sử dụng cấu trúc của bảng phân loại) và điều tra bằng bảng hỏi.
Qua kết quả khảo sát, có thể dễ dàng nhận thấy nhu cầu phối hợp bổ sung tài liệu giữa các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội là có thực. Bởi với khoảng 60 trường đại học trên địa bàn Hà Nội, có thể chia thành 3 khối trường chính theo diện bổ sung gần nhau nhất là: Khối các trường khoa học tự nhiên, khối các trường khoa học xã hội và khối các trường khoa học kỹ thuật. Trong từng nhóm trường (không phân chia loại hình trường công lập, dân lập), đều có chung một số mã ngành đào tạo chủ yếu thuộc lĩnh vực khoa học của khối trường đó, dẫn đến có sự giao thoa, tương đồng về diện bổ sung giữa các trường đại học.
Bên cạnh đó, do xu hướng đào tạo đa ngành, đa nghề trong những năm gần đây khiến nhiều trường đào tạo mã ngành thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Điều này được thể hiện qua kết quả khảo sát: nhiều trường đào tạo nhiều mã ngành thuộc các lĩnh vực khác nhau. Ví dụ: trường Đại học Thăng Long vừa có các mã ngành thuộc lĩnh vực khoa học tự nhiên (mã ngành Toán ứng dụng, Kế toán, Tài chính – Ngân hàng…), vừa có một số mã ngành thuộc lĩnh vực khoa học kỹ thuật (mã ngành Điều dưỡng, Y tế công cộng…), vừa có một số mã ngành thuộc lĩnh vực khoa học xã hội (mã ngành Công tác xã hội, Việt Nam học…).
Theo kết quả điều tra về nhu cầu tin của các thư viện đại học có thể thấy có một số cơ sở dữ liệu (CSDL) đang thu hút được sự quan tâm của nhiều thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội và hoàn toàn có khả năng xây dựng các Liên hợp để bổ sung những CSDL này, kết quả điều tra được trình bày trong bảng dưới đây:

Bảng 2: Một số CSDL các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội dự định/muốn mua trong thời gian tới

2.2.  Thực trạng công tác phối hợp bổ sung tài liệu ở Việt Nam
Do nhu cầu phối hợp bổ sung, tháng 4/2004 tại Tp. Hồ Chí Minh, các thư viện lớn ở Việt Nam đã thống nhất thành lập một Liên hợp thư viện về các nguồn tin điện tử. Liên hợp được thành lập trên cơ sở tự nguyện với ban đầu là 26 thành viên và đến cuối năm 2006 số thành viên đã lên đến 40 đơn vị. Tuy nhiên, theo số liệu thống kê, từ năm 2009 đến nay, trên địa bàn Hà Nội mới có 5 thư viện trường đại học tham gia vào Liên hợp bao gồm: Đại học Nông nghiệp Hà Nội, Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Hà Nội, Đại học Quốc gia Hà Nội và Đại học Y tế công cộng.
Các hoạt động của Liên hợp trong thời  gian  qua  đã  đạt  được  những thành tựu cụ thể sau: Mua và dùng chung các CSDL như: EBSCO, Blackwell, Proquest Central với kinh phí có lợi nhất. Ví dụ nếu như năm 2004, 2005 để mua quyền truy cập vào CSDL EBSCO, hàng năm mỗi đơn vị phải trả 35.000 USD, nhưng hiện nay Liên hợp thư viện chỉ trả 120.000 USD với quyền truy cập tới CSDL EBSCO cho các thư viện cả nước. Liên hợp thư viện đã xây dựng dự án, kêu gọi tài trợ và được tài trợ kinh phí là 370.000 USD để mua tài liệu điện tử trong 3 năm 2006-2008. Ngoài ra, Liên hợp còn tổ chức một số các hoạt động đào tạo kỹ năng truy cập nguồn điện tử cho cán bộ thư viện thành viên và một số người dùng tin…
Tuy nhiên, hoạt động của Liên hợp vẫn còn một số hạn chế sau:
- Quy chế hoạt động của Liên hợp chưa được thông qua, nên vẫn chưa có cơ chế để quản lý và chế tài để các thành viên thực hiện tốt.
- Liên hợp chưa có một cơ quan nhà nước đứng ra điều phối hoạt động.
- Kinh phí để đặt mua các nguồn tin điện tử cho Liên hợp thư viện vẫn còn rất hạn chế: trong những năm qua, tuy số kinh phí đóng góp của các thư viện thành viên (một vài thư viện lớn) có tăng lên, nhưng phần lớn là kinh phí hỗ trợ của các tổ chức nước ngoài và Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (nay là Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia). Hơn nữa, số kinh phí mà các thư viện thành viên đóng góp trên thực tế luôn ít hơn so với cam kết của họ tại các kỳ Hội nghị của Liên hợp.

Bảng 3: Kinh phí đặt mua CSDL 2006-2008

Biểu đồ 1: Kinh phí cam kết đóng góp của các đơn vị thành viên 2009-2010 (Đơn vị: nghìn USD)

- Cán bộ thư viện thành viên còn yếu về kinh nghiệm do chỉ làm công tác kiêm nhiệm.
- Công tác tuyên truyền, giới thiệu về hoạt động của Liên hợp còn hạn chế.

 
Biểu đồ 2: Kinh phí thực tế đóng góp của các đơn vị thành viên 2009 - 2010 (Đơn vị: nghìn USD)

3. Đề xuất mô hình phối hợp bổ sung tài liệu giữa các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội
Trên cơ sở nghiên cứu kinh nghiệm xây dựng mô hình Liên hợp thư viện của một số nước trên thế giới và tình hình thực tế các thư viện đại học tại Hà Nội, có thể thấy rằng để phối hợp bổ sung tài liệu có hiệu quả, đặc biệt là tài liệu điện tử, các thư viện đại học trên địa bàn Hà Nội nên xây dựng mô hình phối hợp bổ sung theo nguyên lý kết hợp, nghĩa là vừa có mô hình tập trung (TOP- DOWN), vừa có mô hình phân tán (BOTOM UP). Trong đó mô hình tập trung giữ vai trò chủ đạo.
Tính tập trung của mô hình này thể hiện ở chỗ tất cả các thư viện, không phân chia loại hình, nếu có nhu cầu đều có thể tham gia làm thành viên. Mô hình này có thể thực hiện được bởi thực tế từ năm 2004 đến nay, Liên hợp thư viện của nước ta đã thu hút được sự tham gia của các thư viện trường đại học, thư viện của các trung tâm thông tin lớn, Thư viện Quốc gia…
Tính phân tán của mô hình này thể hiện ở việc có thể linh hoạt tạo thành các nhóm nhỏ các trường có chuyên ngành đào tạo giống nhau hoặc có chung nhu cầu thông tin mà ở mô hình phối hợp tập trung quy mô lớn không giải quyết được. Ví dụ có thể thành lập các Liên hợp như Liên hợp về Công nghệ thông tin giữa các trường có đào tạo chuyên ngành Công nghệ thông tin gồm các trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Đại học Khoa học Tự nhiên (ĐHQGHN), Đại học Nông nghiệp, Học viện Công nghệ Bưu chính - Viễn thông, Đại học Hà Nội,… Nguồn thông tin mà Liên hợp này có thể mua chung là CSDL chuyên ngành công nghệ thông tin như IEEE/IEL. Tương tự vậy, tùy theo nhu cầu thực tế giữa các nhóm trường mà có thể tạo lập các nhóm Liên hợp về các chuyên ngành đặc thù như y dược, kinh tế,…
Liên hợp phối hợp bổ sung tài liệu giữa các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội nên được hình thành dưới dạng một cơ quan phi hành chính, sẽ là một cơ quan mang tính chất nghề nghiệp.

Sơ đồ 1: Dự kiến mô hình tổ chức Liên hợp các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội

Về mặt quản lý, mô hình này chỉ có thể thành công nếu có sự bảo trợ của nhà nước mà trực tiếp là Bộ Giáo dục và Đào tạo. Thay vì cấp kinh phí cho các trường mua tài liệu như trước đây, Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể giữ lại một phần kinh phí (khoảng 20% phần kinh phí hàng năm mà Bộ vẫn cấp cho các trường) để làm phần kinh phí ban đầu của Liên hợp. Dựa trên phần kinh phí này, Liên hợp có thể đàm phán với các nhà cung cấp để mua một số nguồn thông tin lớn, có nhu cầu sử dụng cao, mà đa số các trường đều có thể chấp nhận và sử dụng được như EBSCO, Proquest, Synergy,...
Cơ quan điều phối hoạt động của Liên hợp trong trường hợp này nên là Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội.
Hội đồng Tư vấn do hội nghị toàn thể các thành viên Liên hợp thư viện trường đại học bầu ra, hoạt động theo nhiệm kỳ 2 năm. Thành viên của Hội đồng Tư vấn chủ yếu là đại diện có thẩm quyền của những đơn vị thành viên nòng cốt. Hội đồng có nhiệm vụ vạch ra chiến lược và các kế hoạch hành động của Liên hợp, quyết định những vấn đề lớn như danh mục nguồn tin bổ sung, phương án đóng góp tài chính, phương án đàm phán với nhà xuất bản, chương trình đào tạo, cũng như các vấn đề quan trọng khác có ý nghĩa quyết định tới hoạt động của Liên hợp.
Văn phòng thường trực giúp việc của Liên hợp thư viện là một bộ phận độc lập với các đơn vị thành viên, có chức năng giúp việc cho cơ quan điều phối. Văn phòng Liên hợp có thể đặt trụ sở tại một đơn vị thành viên, gồm các thành viên nòng cốt chịu trách nhiệm điều phối, quản lý và giám sát các hoạt động thường xuyên của Liên hợp, đồng thời là đầu mối liên lạc giữa Liên hợp với các đơn vị thành viên.
Mỗi thư viện thành viên phải cử ra một người có trách nhiệm (nhân sự nên ổn định) để văn phòng Liên hợp liên hệ trong khuôn khổ các hoạt động của Liên hợp.
Dự kiến thành phần của Liên hợp bao gồm: Ban chỉ đạo; Văn phòng Liên hợp; các đối tác (bao gồm: nhà xuất bản, công ty phần mềm,…); các nhóm công tác; các thư viện thành viên (bao gồm: người liên hệ của thư viện và người dùng tin). Trong đó, các nhóm công tác là những nhóm đặc biệt được lập ra để phục vụ cho một công việc cụ thể, ví dụ: nhóm công tác về bổ sung nguồn tin điện tử, nhóm công tác về đào tạo nhân viên của các thành viên Liên hợp,… Nhóm công tác được lập ra trên cơ sở từng vụ việc và sẽ giải tán sau khi hoàn thành công việc đó. Thành phần của các nhóm công tác chủ yếu là cán bộ của đơn vị thành viên.
Để mô hình Liên hợp trên hoạt động có hiệu quả cao trên thực tế, có thể đề xuất một số khuyến nghị sau như: Nâng cao nhận thức về tầm quan trọng việc phối hợp bổ sung của các thư viện; Tổ chức các lớp tập huấn, trao đổi kinh nghiệm về phối hợp bổ sung; Tìm kiếm nguồn tài trợ từ các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức quốc tế; Cử các đoàn đi khảo sát kinh nghiệm của các mô hình Liên hợp thư viện thành công trên thế giới; Thư viện cần phối hợp với nhà trường, giảng viên thúc đẩy nhu cầu sử dụng tài liệu, đặc biệt là tài liệu tiếng nước ngoài,…
Như vậy, nhu cầu phối hợp bổ sung ở các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội là có thực. Tuy nhiên, mô hình hoạt động của Liên hợp hiện nay thực sự chưa đáp ứng được yêu cầu cũng như niềm tin của các thư viện trường đại học trên địa bàn Hà Nội. Mô hình Liên hợp thư viện mới được đưa ra trên bài viết chỉ là dự kiến. Để có thể đưa mô hình này vào thực tiễn hoạt động rất cần sự quan tâm, đầu tư nghiên cứu của các nhà thư viện học cũng như sự vào cuộc của nhiều cấp, nhiều ngành, từ trung ương tới cấp bộ, cấp trường, từ ngành thư viện, thông tin tới các cơ quan liên quan như tài chính, khoa học công nghệ, giáo dục và đào tạo.
Tài liệu tham khảo
1. Báo cáo của Liên hợp thư viện về nguồn tin điện tử 2005-2011. - Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.
2. Đào Mạnh Thắng. Mô hình tổ chức và quản lý Liên hợp thư viện về nguồn tin khoa học và công nghệ tại Việt Nam: chuyên đề. – H.: Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, 2006. - 10tr.
3. Nguyễn Thanh Trà. Phát triển nguồn nhân lực Thông tin – Thư viện của mạng lưới các trường đại học tại Hà Nội: Luận văn thạc sĩ Thông tin – Thư viện. - H.: Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, 2010.
4. Nguyễn Viết Nghĩa. Consortium - Hình thức có hiệu quả để bổ sung nguồn tin điện tử // Kỷ yếu Hội nghị ngành Thông tin Khoa học và công nghệ - Lần thứ V. – H.: Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, 2005. – Tr. 33-38.
5. Những điều cần biết về tuyển sinh đại học và cao đẳng năm 2011. – H.: Giáo dục Việt Nam.
6. Phạm Thế Khang, Lê Văn Viết. Tăng cường phối hợp hoạt động giữa các cơ quan Thông tin - Thư viện // Tạp chí Thư viện. – 2006. - Số 3. - Tr. 3-8.
7. Quy chế hoạt động của Liên hợp bổ sung và truy cập các nguồn tin điện tử trực tuyến: dự thảo. – H.: Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia.
8. Trần Thu Lan. Dự án library consortium về nguồn tin điện tử. - Sabre, 2005.
9. Trần Thu Lan, Đào Mạnh Thắng. Liên hợp thư viện các nguồn tin điện tử: một số hoạt động và việc khai thác các nguồn tin điện tử của Việt Nam // Kỷ yếu Hội thảo khoa học Tiếp cận xây dựng thư viện số ở Việt Nam: Hiện trạng và vấn đề. - H.: Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia, 2007. – Tr. 41-51.
10. Vũ Anh Tuấn. Nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn xây dựng và phát triển Liên hợp Thư viện Việt Nam để chia sẻ nguồn tin KH&CN (Vietnam Library Consortium on STI Resource): Báo cáo đề tài nghiên cứu cấp Bộ / Vũ Anh Tuấn, Đặng Xuân Chế, Đào Mạnh Thắng. – H.: Trung tâm Thông tin KH&CN Quốc gia, 2006. – 139tr.

_________

ThS. Đoàn Thu

ĐHKHXHNV Tp. Hồ Chí Minh

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2013. - Số 4. - Tr. 8-12,40.