THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Khái niệm về “nguồn lực thông tin” hiện nay ở Việt Nam chưa được hiểu và định nghĩa một cách thống nhất. Khái niệm nguồn lực thông tin được dịch từ thuật ngữ tiếng Anh“Information Resource”. Theo từ điển tiếng Việt nguồn là nơi bắt đầu, nơi phát sinh và cũng có thể là nơi cung cấp, theo đó nhiều người cho rằng “nguồn lực thông tin” được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích luỹ trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội. Nguồn lực thông tin là sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là những thông tin được tổ chức, kiểm soát và có giá trị trong hoạt động thực tiễn của con người, là phần tích cực của tiềm lực thông tin được tổ chức, kiểm soát sao cho người dùng tin (NDT) có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng và phục vụ các lợi ích khác nhau của xã hội.

Theo PGS.TS. Nguyễn Hữu Hùng “Nguồn lực thông tin là một dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là phần tiềm lực thông tin có cấu trúc được kiểm soát và có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng” [1].

“Nguồn lực thông tin” là sản phẩm của trí tuệ con người, là sản phẩm lao động khoa học, phản ánh những kiến thức được kiểm soát và ghi lại dưới một dạng vật chất nào đó. Chúng phải được tổ chức, cấu trúc lại để NDT có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác và sử dụng được, phục vụ cho nhiều lợi ích khác nhau trong xã hội.

Ngoài ra, một số tác giả cho rằng nguồn lực thông tin còn bao gồm: nguồn nhân lực, nguồn kinh phí và cơ sở vật chất. Tuy nhiên, bài viết chỉ nói đến nguồn lực thông tin trong thư viện theo nghĩa “Nguồn lực thông tin bao gồm các nguồn tài liệu, sách, báo, tạp chí, luận văn, các cơ sở dữ liệu (CSDL)… dưới mọi hình thức vật lý khác nhau”.

Trong các thư viện nguồn tài liệu rất đa dạng về hình thức và phong phú về chủng loại, bao gồm cả tài liệu truyền thống (dạng giấy) và tài liệu hiện đại như: DVD, CD-ROM, đĩa mềm, vi phim, vi phiếu, CSDL trực tuyến… Để thoả mãn nhu cầu thông tin một cách cao nhất và tiết kiệm kinh phí trong các thao tác nghiệp vụ như bổ sung, xử lý… các thư viện cần phải sử dụng nhiều loại thông tin từ nhiều nơi khác nhau, thực chất đây chính là chia sẻ nguồn lực thông tin. Sự thiếu các yếu tố đầu vào đã tạo ra một thực tế cần được giải quyết, đó là chia sẻ nguồn lực. Xét về mặt tổ chức, chia sẻ nguồn lực là sự tích hợp khả năng đầu vào của các đơn vị hoạt động trong cùng một lĩnh vực cụ thể nào đó. Xét về mặt quản lý, chia sẻ nguồn lực là biểu hiện của một quá trình ra quyết định dựa trên cơ sở lựa chọn các giải pháp tốt nhất cho một hoạt động. Như vậy,chia sẻ nguồn lực liên quan chủ yếu đến hai hoạt động là tổ chức và quản lý, chia sẻ nguồn lực là quá trình tạo mạng hoạt động (networking) nhằm huy động một cách tối đa các tiềm năng có thể về thông tin của các thư viện trực thuộc mạng.Chia sẻ nguồn lực còn có nghĩa là sự kết tụ năng lực quản lý của các nhà quản lý mạng thông tin -thư viện (TTTV) nhằm tạo ra một sức mạnh thông tin mới lớn hơn gấp nhiều lần các sức mạnh riêng lẻ.

Sự cần thiết phải liên kết các thư viện quận, huyện

Nhu cầu chia sẻ nguồn lực của 24 quận, huyện đã được Thư viện Khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH Tp. HCM) đặt ra từ khá lâu.Tuy nhiên, cho đến nay việc chia sẻ nguồn lực vẫn chưa thực hiện được bởi liên quan đến điều kiện ở mỗi cơ quan. Việc tham gia vào hệ thống cho mượn liên thư viện (Inter-library loan) của các thư viện quận, huyện cần thực hiện một cách nghiêm túc và chia sẻ nguồn lực trong nhiều lĩnh vực: hợp tác bổ sung, biên mục, phân loại...

Thực tế hiện nay hệ thống tổ chức và hoạt động 24 thư viện quận, huyện chưa đủ tiềm lực để đáp ứng mọi yêu cầu của NDT, cũng như chưa phát huy hết được khả năng thực sự của thư viện.Vì yêu cầu của xã hội đối với nguồn nhân lực ngày càng cao, đòi hỏi NDT phải có một nền tảng kiến thức khá vững. Điều này dẫn đến việc NDT phải tăng cường việc tự học, tự nghiên cứu cũng như phải tranh thủ và tận dụng các nguồn tin có thể có để làm giàu kiến thức cho mình.

Trong Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày 04/5/2007 phê duyệt quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 nêu rõ “Thư viện quận, huyện phải là nguồn lực giúp nâng cao dân trí và phổ cập giáo dục của cộng đồng, là cơ quan giáo dục thường xuyên dành cho mọi người”. Tuy nhiên, do cơ chế tổ chức và hoạt động của mỗi thư viện quận, huyện không thể tự xoay xở để có thể đảm bảo thông tin cả về chất lượng và số lượng.

Như vậy, trong thời điểm hiện tại, sự phối hợp giữa các thư viện quận, huyện chính là biện pháp hữu hiệu để tăng cường nguồn lực về thông tin,cơ sở vật chất, nghiệp vụ và hoàn thành nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, trước nhu cầu thông tin ngày càng cao của bạn đọc và tình hình bạn đọc đến thư viện ngày càng giảm, nếu không có sự phối kết hợp lẫn nhau, 24 thư viện quận, huyện sẽ chậm phát triển và lượng bạn đọc đến thư viện sẽ ngày càng mất đi do không cập nhật kịp thời những yêu cầu mới về chuyên môn và không hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoạt động. Mối quan hệ gắn bó mật thiết giữa 24 thư viện quận, huyện khiến các thư viện phải luôn tự đổi mới để có thể bắt kịp với sự phát triển chung của cả hệ thống.Nếu 24 thư viện quận, huyện liên kết chặt chẽ thành một hệ thống thì đó sẽ là một lực lượng hùng hậu, vị thế của cả một hệ thống sẽ lớn hơn rất nhiều. Để phát triển chính mình, các thư viện quận, huyện cần phải liên kết và hợp tác trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, đặc biệt là việc chia sẻ nguồn lực thông tin.

Thư viện được xem là hiện đại nhất thiết phải cho phép NDT sử dụng các tài nguyên trong thư viện một cách chủ động thông qua các hình thức phục vụ phong phú. Hiện nay, trước tình hình kinh phí khó khăn, nguồn tin của mỗi thư viện không thể thoả mãn được nhu cầu học tập,nghiên cứu, giải trí của NDT. Nhưng nguồn tin sẽ trở nên phong phú và đa dạng nếu chúng được kết hợp với nhau để phục vụ các đối tượng khác nhau. Bên cạnh đó, ngày nay công nghệ thông tin(CNTT) và viễn thông phát triển rất mạnh. Đây cũng chính là điều kiện lý tưởng để các thư viện quận, huyện xây dựng mạng lưới liên kết. Rào cản lớn nhất đối với chúng ta hiện nay chính là khả năng tổ chức hoạt động hệ thống, cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của người làm thư viện (NLTV).

Hình thức chia sẻ phổ biến nhất là việc phối hợp nguồn dữ liệu thư mục giữa các thư viện quận, huyện. Mỗi cơ quan TTTV đều có một số lượng biểu ghi nhất định về một lĩnh vực nào đó,sự hợp nhất giữa chúng sẽ tạo nên một ngân hàng dữ liệu phong phú và đa dạng. NDT sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc lựa chọn tài liệu.CNTT ngày nay hoàn toàn có khả năng tạo ra được mối trao đổi thường xuyên giữa các thư viện quận, huyện. Các thư viện quận, huyện nên cùng nhau xây dựng một ngân hàng dữ liệu chung nhằm tạo ra một diện truy cập rộng lớn có thể phục vụ NDT một cách đa dạng nhất.

Công tác biên mục: Bao gồm mô tả, phân loại,định chủ đề và định từ khoá tài liệu. Để đảm bảo tính chính xác, các thư viện phải áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, NLTV dựa vào đó mà đối chiếu,so sánh để thực hiện các công đoạn của nghiệp vụ thư viện nhằm thu được những sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng. Trong xử lý tài liệu, các chuẩn nghiệp vụ được sử dụng bao gồm: các quy tắc mô tả, các khung phân loại,bộ từ khoá, bảng đề mục chủ đề. Trung bình hàng năm 24 thư viện quận, huyện của Tp. HCM nhận từ Quỹ Mục tiêu văn hoá khoảng trên 200 tên tài liệu. Để xử lý toàn bộ số tài liệu này từ khâu phân loại, định chủ đề, định từ khoá, nhập biểu ghi, mất không ít thời gian và công sức của NLTV, đó là chưa kể đến sự không thống nhất trong công tác biên mục. Nếu như chỉ một thư viện vừa phân loại, định từ khoá, định chủ đề,nhập biểu ghi sau đó gửi cho 24 quận, huyện thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và có sự thống nhất giữa các thư viện.

Bên cạnh việc chia sẻ nguồn dữ liệu thư mục,các thư viện quận, huyện cũng cần tính đến việc chia sẻ các nguồn tài nguyên thư viện như: Vốn tài liệu, các CSDL toàn văn trên CD-ROM, các phương tiện phục vụ phổ biến thông tin (phòng đọc, hệ thống tra cứu...), như vậy các nguồn tài liệu được sử dụng một cách tối đa và phát huy hết hiệu quả. Hình thức này chưa được các thư viện quận, huyện đưa vào thực thi ở diện rộng,nhưng hiện nay trong hệ thống mạng lưới thư viện quận, huyện đã có một số thư viện thực hiện chia sẻ nguồn lực thông tin (Củ Chi, Hóc Môn,Tân Bình, Thủ Đức, Quận 3, Quận 6, Quận 12).NDT có thẻ đọc, mượn của Thư viện huyện Củ Chi có thể mượn tài liệu tại Thư viện Quận 6 hoặc Thư viện huyện Hóc Môn. Trong xu thế chung của thành phố Hồ Chí Minh (Tp. HCM), hầu hết các công ty, xí nghiệp đã và đang chuyển ra ngoại thành, số lượng bạn đọc là công nhân viên của các thư viện nội thành không phải là nhỏ, chỉ tính riêng Thư viện Quận 6 đã có trên 300 thẻ bạn đọc là công nhân viên của các công ty, xí nghiệp nay dời đến tại khu công nghiệp Tân Phú Trung, khu công nghiệp Tây Bắc huyện Củ Chi, thời gian để đến Thư viện Quận 6 mượn tài liệu là điều không thể. Để NDT có thể tiếp tục mượn tài liệu, Thư viện Quận 6 đã liên kết với các thư viện quận, huyện để NDT của Thư viện Quận 6 có thể mượn tài liệu của các thư viện khác sau khi được Thư viện Quận 6 xác minh với thời gian rất ngắn. Từ sự chia sẻ liên kết này đa số bạn đọc đăng ký làm thẻ tại Củ Chi và Hóc Môn có thể mượn tài liệu tại Thư viện Quận 6, Thủ Đức, Tân Bình, Quận 3 để phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu, chỉ trong 3 tháng đã có trên 500 sinh viên của các trường đại học có thẻ tại Thư viện Củ Chi, Hóc Môn đã đến mượn tài liệu tại Thư viện Quận 6, Thủ Đức, Quận 3. Đây là vấn đề mà chúng ta cần nghiên cứu một cách nghiêm túc, bởi lẽ chúng ta có rất nhiều điều kiện thuận lợi để thực hiện điều này. Trước hết, 24 thư viện quận, huyện đều chịu sự quản lý thống nhất (về mặt chuyên môn) của TVKHTH Tp. HCM, do đó sẽ rất thuận tiện trong việc thống nhất về quy mô và nội dung nguồn tin dùng để chia sẻ. Hiện nay các trường đại học ở Tp. HCM thường chỉ tập trung ở nội thành nhưng trong tương lai thì tất cả các trường đại học, cao đẳng sẽ chuyển ra ngoại thành, nên sẽ dễ dàng hơn trong việc phối hợp cũng như giải quyết các vấn đề bất thường nảy sinh, việc phối hợp sử dụng nguồn tin này sẽ đem lại ích lợi rất lớn cho NDT là sinh viên, công nhân viên của các quận, huyện trong cùng hệ thống.

Hình thức trên đặt ra một vấn đề: Các thư viện quận, huyện cần phải tính đến việc chia sẻ NDT.Có nghĩa là không còn khái niệm NDT của một thư viện quận, huyện cụ thể nào đó, mà sẽ xuất hiện khái niệm NDT của các quận, huyện nói chung. Mỗi thư viện quận, huyện có thể vẫn phải chịu sự quản lý về mặt hành chính, nhưng diện phục vụ của thư viện được mở rộng. Lưu lượng người dùng gia tăng làm cho nguồn tin được quay vòng thường xuyên, giá trị thông tin được nhân lên. Để đạt được điều này, các thư viện quận,huyện cần có sự phối kết hợp hết sức chặt chẽ,cũng như cần có những cam kết mang tính pháp lý cao.

Một trong những hình thức kết hợp không thể thiếu khi tham gia xây dựng hệ thống liên thư viện là việc xây dựng một trang web chung cho hệ thống thư viện quận, huyện. Có thể xem đây như một cổng (gateway) trao đổi thông tin giữa thư viện quận, huyện với các đối tác (NDT, nhà cung cấp thông tin, các hệ thống thư viện khác). Ngoài ra, trang thông tin điện tử cũng là một công cụ hữu hiệu để các thư viện chia sẻ thông tin. Ví dụ, trên trang thông tin điện tử, thư viện có thể cập nhật tin tức mới về ngành, kinh nghiệm hoạt động của thư viện, tài liệu chuyên môn, chia sẻ các nguồn thông tin hữu ích có liên quan đến ngành nghề,… nếu thực hiện tốt sẽ tạo được một nguồn thông tin để học hỏi, trao đổi rất tốt giữa các thư viện, hỗ trợ nhau cùng phát triển.

Trang web này cần đảm bảo các hoạt động sau: Sự có mặt của 24 thư viện quận, huyện; Trở thành điểm truy cập thông tin khoa học có uy tín và chất lượng; Trở thành cổng giao tiếp với các hệ thống khác; Diễn đàn trao đổi chuyên môn,nghiệp vụ TTTV giữa các cơ quan TTTV; Diễn đàn trao đổi chuyên môn của NDT; Dịch vụ tư vấn NDT...

Các yếu tố đảm bảo việc chia sẻ nguồn lực thông tin

Trước hết, để đảm bảo việc chia sẻ, các thư viện quận, huyện phải thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ. Đây là cơ sở có tính chất nền tảng, vì nếu không có tiếng nói chung về chuyên môn (như: quy trình bổ sung, biên mục, các chuẩn nghiệp vụ, chuẩn cấu trúc dữ liệu...) thì các thư viện quận, huyện khó mà cùng nhau thiết lập một hệ thống thống nhất.

Cơ sở vật chất có thể coi như một trong những điều kiện quan trọng trong chiến lược liên kết các thư viện quận, huyện. Cơ sở vật chất ở đây chính là: thiết bị, kho tàng, cơ sở hạ tầng CNTT, không gian phục vụ... Đây cũng là một khó khăn lớn mà các thư viện quận, huyện đang phải đối mặt.Chưa được quan tâm đúng mức, mức độ đầu tư chênh lệch lớn giữa các đơn vị, thiết bị và công nghệ, sự kết hợp giữa các cơ quan này có thể sẽ gặp không ít khó khăn, nhưng có thể đó cũng là một động lực để thu hút sự đầu tư, chú ý của các cấp lãnh đạo cũng như các Uỷ ban nhân dân quận, huyện và đây cũng là điều kiện thuận lợi nhất để tách thư viện ra khỏi Trung tâm Văn hoá.

Việc phối hợp giữa các thư viện quận, huyện trong vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin là một vấn đề cần thiết. Hy vọng rằng trong tương lai việc hợp tác liên thư viện sẽ được tất cả các thư viện quận, huyện hưởng ứng và tham gia, điều đó sẽ đem lại lợi ích cho chính các thư viện.

Những vấn đề trên đây vừa là những yếu tố cơ bản đảm bảo cho việc thiết lập cũng như vận hành của một liên kết các thư viện quận, huyện,vừa có thể xem như là thực trạng để các nhà quản lý cơ quan thư viện nghiên cứu và tìm ra phương án giải quyết.

Việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin không những giúp thư viện tiết kiệm được thời gian, kinh phí, nhân lực mà còn làm tăng chất lượng sản phẩm, dịch vụ TTTV. Chính vì thế, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin chính là góp phần tăng hiệu quả ứng dụng CNTT trong thư viện. Tuỳ theo điều kiện và nguồn lực của từng thư viện sẽ tiến hành chia sẻ, hợp tác phù hợp. Trong tương lai gần, các thư viện có thể chia sẻ CSDL thư mục sách của thư viện. Theo hướng dẫn của TVKHTHTp. HCM, một số thư viện quận, huyện đã chuyển đổi phần mềm WINISIS sang phần mềm Libol và hiện đã có một thư viện sử dụng. Đây là điều kiện vô cùng thuận tiện để các thư viện chia sẻ CSDL thư mục với nhau. Thông qua phần mềm Libol,bạn đọc có thể tra cứu và xác định nơi lưu trữ tài liệu của các thư viện thông qua cổng giao tiếp Z39.50.

Bên cạnh mức độ chia sẻ đơn thuần như trên,các thư viện cần tiến xa hơn trong việc bổ sung nguồn tài liệu điện tử thông qua nhiều hình thức khác nhau như: hợp tác cùng thu thập các trang web hữu ích, các CSDL miễn phí trên Internet với những lĩnh vực khác nhau đáp ứng nhu cầu đa dạng của bạn đọc.

Để bảo đảm hiệu quả trong chia sẻ nguồn tài nguyên, cần có sự nhất trí, hợp tác của các thư viện quận, huyện dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo củaTVKHTH Tp. HCM. Cụ thể trước khi hợp tác, các thư viện cần làm rõ một số nội dung như: mục tiêu của việc hợp tác; đánh giá khả năng và mức độ hợp tác; xác định quyền lợi, nghĩa vụ của từng thư viện và thời gian thực hiện trong từng giai đoạn cụ thể. Trong vấn đề hợp tác và chia sẻ thì vấn đề nghĩa vụ và quyền lợi giữa các thư viện cần quy định rõ ràng để đảm bảo sự thành công.

Phát triển mạng lưới thư viện quận, huyện trên cơ sở tự nguyện về hợp tác, chia sẻ nguồn lực một cách lâu dài; ứng dụng CNTT trong các thư viện sẽ đưa ra giải pháp kết nối và chia sẻ nguồn lực thông tin, phục vụ cho bạn đọc. Tác giả mong rằng những đề xuất thiết thực và tâm huyết trên đây sẽ nhanh chóng được áp dụng vào thực tiễn hoạt động của mạng lưới thư viện quận,huyện ở Tp. HCM để nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho nhân dân, góp phần đáng kể vào việc xây dựng nông thôn mới ở Tp. HCM.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Hữu Hùng. Thông tin từ lý luận đến thực tiễn. - H.: Văn hoá thông tin, 2005.

2. Nghiêm Xuân Huy. Hợp tác liên thư viện.Truy cập ngày 20/4/2013.http://vietnamlib.net/chuyen-mon-nghiep-vu/goc-nhin-cua-toi/hop-tac-lien-thu-vien.

3. Nguyễn Viết Nghĩa. Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin// Tạp chí Thông tin và Tư liệu. – 2011. - Số 1. - Tr. 12-17.

4. Trung tâm Văn hoá Quận 6. Báo cáo tổng kế thoạt động năm 2012-2013.

__________________

ThS. Trần Văn Hồng

Trung tâm Văn hoá quận 6, TP.HCM

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 5. - Tr. 14-18.