THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1. Các khái niệm cơ bản

Quản lý

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về quản lý [2]. Theo tác giả bài viết, mỗi quan niệm đều có thể được chấp nhận khi ta xem xét quan niệm đó được nhìn nhận ở góc độ nào. Vì vậy, nghiên cứu các quan niệm về quản lý, tác giả nghiêng về quan niệm quản lý của các nhà kinh điển cho rằng, quản lý xuất hiện với vai trò là người tổ chức và điều khiển những người khác khi họ cùng tham gia thực hiện một hoạt động nhất định. Ở đây có thể hiểu, người tổ chức và điều khiển (một hoặc một số người) là chủ thể quản lý và những người khác trong mối quan hệ này được coi là đối tượng quản lý. Từ đây tác giả định nghĩa: Quản lý là hoạt động có mục đích của chủ thể quản lý hướng tới đối tượng quản lý nhằm tổ chức và điều hành mọi hoạt động của đối tượng quản lý để thực hiện mục tiêu mà chủ thể quản lý đặt ra.

Quản lý thư viện

Trong một số tài liệu chuyên môn về thư viện đã có các định nghĩa về quản lý thư viện (QLTV) như sau:

- Là sự tác động có chủ đích tới tập thể người lao động để tổ chức và phối hợp hoạt động của họ trong quá trình thực hiện các mục đích và nhiệm vụ đề ra. QLTV dựa trên quyền hạn được quy định và cùng với nó là sự tác động tổ chức, điều hành [1].

- Là hoạt động được các cán bộ lãnh đạo và tập thể viên chức thực hiện một cách tự giác và có kế hoạch nhằm đảm bảo cho sự hoạt động và phát triển bình thường của thư viện, bao gồm: kế hoạch, tổ chức và kích thích lao động, quản lý các quá trình thư viện, thống kê và kiểm tra công việc, công tác cán bộ (tổ chức cán bộ) [7].

Tổng hợp những định nghĩa nêu trên, tác giả cho rằng QLTV là quản lý 3 lĩnh vực: quản lý con người, quản lý chuyên môn và quản lý cơ sở vật chất của thư viện. Và vì 3 lĩnh vực này  được quản lý bằng con người và thông qua con người, nên có thể định nghĩa QLTV như sau:

Là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý thư viện (cá nhân, tập thể) lên đối tượng quản lý (tập thể công chức, viên chức của thư viện) với mục đích tổ chức và điều hành hoạt động của họ nhằm đạt được mục tiêu mà chủ thể quản lý đề ra.

Quản lý thư viện hiện đại

Thư viện hiện đại là một loại thư viện được áp dụng những thành tựu mới nhất của khoa học kỹ thuật mà cụ thể là công nghệ thông tin (CNTT). Dưới tác động của ứng dụng CNTT, thư viện hiện đại có rất nhiều thay đổi: từ cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực cho đến cơ sở vật chất trang thiết bị [6]. Tuỳ thuộc vào mức độ ứng dụng CNTT vào hoạt động của thư viện mà người ta xây dựng thư viện hiện đại với các cấp độ khác nhau và tương ứng với chúng là những tên gọi khác nhau như: thư viện đa phương tiện, thư viện lai, thư viện điện tử , thư viện số, thư viện ảo… Nói một cách khác, nhắc đến tên các thư viện này thì ta đều hiểu chúng là các thư viện hiện đại. Ví dụ, thư viện đa phương tiện hay thư viện lai là thư viện hiện đại ở mức độ sơ khai được chuyển tiếp từ thư viện truyền thống sang thư viện có ứng dụng CNTT. Trong thư viện này vừa tồn tại tài liệu truyền thống vừa có các dạng tài liệu hiện đại. Hay thư viện số là thư viện hiện đại ở cấp độ cao hơn. Trong thư viện này không còn tài liệu dạng truyền thống mà chúng đã được số hoá và được sử dụng bằng máy tính, phương tiện truyền thông.

Bởi vậy, khi nói đến QLTV hiện đại là nói đến việc quản lý tất cả các dạng thư viện như đã nêu bao gồm: thư viện đa phương tiện, thư viện lai, thư viện số, thư viện ảo… Nói một cách khác, khi nói đến quản lý một trong các dạng thư viện này thì về bản chất đều là QLTV hiện đại.

Vậy QLTV hiện đại là gì? QLTV hiện đại có khác gì so với QLTV truyền thống? Theo tác giả để định nghĩa được QLTV hiện đại cần phân biệt các điểm giống và khác nhau giữa QLTV truyền thống và QLTV hiện đại.

- Những điểm giống nhau:

Thứ nhất, chủ thể quản lý và đối tượng quản lý đều là con người. Bởi ngoài đối tượng quản lý là con người thì hoạt động chuyên môn và các hoạt động khác được coi là các đối tượng của quản lý thì đều do con người và bằng chính con người thực hiện.

Thứ hai, nội dung quản lý như nhau bao gồm: quản lý nguồn nhân lực, quản lý hoạt động chuyên môn, các hoạt động khác và cơ sở vật chất, kinh phí của thư viện.

Thứ ba, quản lý cả 2 loại thư viện đều phải sử dụng các chức năng, nguyên tắc, phương pháp và công cụ quản lý.

- Những điểm khác nhau:

Thứ nhất, phương pháp tổ chức - hành chính của quản lý: Trong thư viện truyền thống sự tác động của người quản lý tới tập thể công chức, viên chức được thực hiện bằng các mệnh lệnh, quyết định buộc người bị quản lý phải phục tùng. Trong thư viện hiện đại sự tác động của người quản lý tới tập thể công chức, viên chức cũng được thực hiện bằng các mệnh lệnh, quyết định nhưng có sự tham gia của người dưới quyền.

Thứ hai, công cụ quản lý: Trong thư viện truyền thống người quản lý sử dụng công cụ thủ công để quản lý như: ghi chép, đo, đếm. Chẳng hạn dùng các bảng, biểu theo dõi, tự theo dõi và đồng hồ để quản lý giờ giấc và sản phẩm theo định mức lao động hoặc dùng các bản báo cáo để đánh giá các loại công việc và khối lượng công việc đã được hoàn thành… Trong thư viện hiện đại người quản lý sử dụng công cụ hiện đại như máy tính, phần mềm quản lý, camera… để quản lý.

Thứ ba, trình độ quản lý: Để QLTV truyền thống cũng như hiện đại, đối với người quản lý ngoài những đòi hỏi đầy đủ về phẩm chất đạo đức, phẩm chất chuyên môn, đòi hỏi về trình độ và kỹ năng quản lý. Cụ thể, trong thư viện truyền thống người quản lý một mặt phải hiểu biết về các chức năng, nguyên tắc, phương pháp và công cụ quản lý. Mặt khác, phải biết vận  dụng tốt các chức năng, nguyên tắc, phương pháp và công cụ quản lý đó. Đồng thời, phải có các kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, kỹ năng nhận thức và giải quyết nhanh chóng các tình huống có vấn đề… Trong thư viện hiện đại, bên cạnh những kiến thức và kỹ năng trên, đối với người quản lý còn đòi hỏi các kiến thức về ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện và đặc biệt là kỹ năng thực hành phần mềm quản lý thành thạo.

Từ những điều trình bày trên cho thấy, về bản chất QLTV truyền thống và QLTV hiện đại là quản lý con người. Bởi trong các thư viện hiện đại vẫn cần có sự hiện diện của con người để tổ chức và điều hành các hoạt động của thư viện. Điều khác biệt là người quản lý tác động lên đối tượng quản lý không chỉ theo một chiều từ trên xuống mà người quản lý còn phải tiếp nhận sự phản hồi từ đối tượng quản lý (từ dưới lên) và khi thực hiện hoạt động quản lý thì sử dụng các phương tiện kỹ thuật để hỗ trợ. Từ đây có thể định nghĩa QLTV hiện đại như sau:

Là hoạt động được chủ thể quản lý và đối tượng quản lý tự giác thực hiện nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của thư viện với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

2. Khái quát một số nội dung quản lý thư viện hiện đại

Quản lý nguồn nhân lực thư viện

Quản lý nguồn nhân lực trong thư viện chính là tổ chức và điều hành hiệu quả tập thể công chức, viên chức thư viện trên cơ sở tạo điều kiện làm việc thuận lợi cũng như đáp ứng nhu cầu vật chất và tinh thần ngày càng cao cho họ.

Trong điều kiện thư viện hiện đại, vừa phải thực hiện các khâu công việc truyền thống vừa phải thực hiện các khâu công việc hiện đại thì vấn đề đảm bảo số lượng và chất lượng nguồn nhân lực phải được quan tâm hàng đầu, nhất là vấn đề chất lượng. Chính vì vậy, muốn quản lý nguồn nhân lực thư viện tốt cần đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nguyên tắc và phương pháp quản lý nguồn nhân lực.

Các chức năng quản lý nguồn nhân lực bao gồm: tuyển dụng; bố trí, sử dụng; đào tạo và phát triển. Nhiệm vụ của tuyển dụng là vừa phải đảm bảo đủ số lượng với các phẩm chất chuyên môn phù hợp đáp ứng yêu cầu của công việc vừa phải tuân thủ theo pháp lệnh công chức và theo quy định cụ thể của từng cơ quan. Nhiệm vụ của sử dụng nguồn nhân lực là bố trí, sắp xếp công việc hợp lý, phù hợp năng lực, sở trường của công chức, viên chức. Nhiệm vụ của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là phải chú trọng nội dung đào tạo, bồi dưỡng về lý luận chính trị, về quản lý, chuyên môn, ngoại ngữ và tin học, cũng như phát triển về nhân cách và thể lực [4,5].

Các nguyên tắc mà quản lý nguồn nhân lực cần tuân thủ bao gồm:

- Các chủ trương, chính sách quản lý phải nhằm vào việc thoả mãn nhu cầu vật chất và tinh thần cho tập thể người lao động.

- Đầu tư thích đáng cho đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.

- Quản lý nguồn nhân lực phải được coi là chức năng của tất cả các nhà quản lý trực tiếp.

Các phương pháp quản lý nguồn nhân lực bao gồm: Phương pháp tổ chức - hành chính, tâm lý - giáo dục và kinh tế. Để các phương pháp này tác động tới nguồn nhân lực thư viện có hiệu quả, một mặt cần được thực hiện đồng bộ và mềm dẻo, uyển chuyển. Mặt khác phải đảm bảo mọi người đều được tham gia vào quản lý, coi hoạt động quản lý là hoạt động tự giác cần phải được tất cả mọi người thực hiện nhằm đạt được mục tiêu chung mà thư viện đặt ra [3].

Quản lý hoạt động chuyên môn

Toàn bộ hoạt động của thư viện được thực hiện theo một quy trình công nghệ. Bởi vậy, quản lý hoạt động thư viện chính là quản lý quy trình công nghệ thư viện. Quy trình công nghệ thư viện được chia thành các chu trình thư viện (chu trình đường đi của tài liệu, chu trình tra cứu thư mục, chu trình yêu cầu của người dùng tin…). Chu trình thư viện lại được chia thành các quá trình (ví dụ, chu trình đường đi của tài liệu được hình thành từ các quá trình: tiếp nhận tài liệu, xử lý kỹ thuật đơn giản, biên mục, mô tả…). Quá trình lại được chia thành các thao tác thư viện (ví dụ, quá trình tiếp nhận tài liệu gồm các thao tác như: kiểm tra sách mới nhập theo chứng từ, hoá đơn, đóng dấu, dán nhãn…).

Trong thư viện hiện đại, tuỳ vào cấp độ ứng dụng CNTT mà quy trình công nghệ thư viện được thực hiện tự động hoá ở mức độ ít hay nhiều. Ví dụ, ở cấp độ sơ khai bên cạnh các quá trình và thao tác được thực hiện bằng phương pháp thủ công (đóng dấu, dán mã vạch…) đã có một số các quá trình và các thao tác được thực hiện bằng phương pháp hiện đại (ví dụ, mô tả, phân loại tài liệu…). Nhìn chung, thư viện hiện đại đã sử dụng phần mềm để tự động hoá quy trình công nghệ thư viện. Nói một cách khác, phần mềm thư viện chính là sự mô phỏng quy trình công nghệ thư viện nhờ CNTT.

Muốn quản lý hiệu quả hoạt động chuyên môn hay quy trình công nghệ nhờ sự hỗ trợ của phần mềm thư viện đòi hỏi người quản lý phải thực hiện được các yêu cầu sau:

1) Hiểu sự vận hành của các module trong phần mềm thư viện. Bởi mỗi module thực hiện một hoạt động nghiệp vụ của một phòng chức năng. Ví dụ, phòng Bổ sung phụ trách module bổ sung tài liệu.

2) Đảm bảo nguyên tắc đường thẳng, nhanh chóng, chính xác của quy trình khi phân quyền module cho các phòng phụ trách. Nói cách khác, là đảm bảo tính hợp lý của quy trình trong khi phân công các phòng chức năng đảm nhận các module. Ví dụ, cùng một module nhưng được thực hiện ở nhiều phòng. Chẳng hạn, module bổ sung được phòng Bổ sung thực hiện nhập dữ liệu sách, luận án, luận văn và cùng với phòng này là phòng Tin học cũng được giao thực hiện module bổ sung để nhập dữ liệu báo, tạp chí hoặc phòng Xử lý nghiệp vụ (là phòng sáp nhập hai phòng Bổ sung và Biên mục trong thư viện truyền thống) phụ trách hai module bổ sung và biên mục… Đồng thời, để tăng cường kiểm tra, giám sát các hoạt động, các thư viện cần xác lập quy trình của từng hoạt động theo chuẩn nghiệp vụ. Ví dụ, quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu, quy trình tổ chức kho và kiểm kê…

3) Tăng cường sử dụng module quản lý để tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá.

Quản lý các hoạt động khác bao gồm: Lập kế hoạch, thống kê và báo cáo

Trong thư viện hiện đại các hoạt động này được các module trong phần mềm thư viện thực hiện. Bởi vậy, người quản lý cần theo dõi và tăng cường kiểm tra các dữ liệu đầu vào và chất lượng của các hoạt động này thông qua phương pháp phân tích hiệu quả công việc.

Quản lý tài chính/ kinh phí của thư viện

Trong thư viện hiện đại, việc quản lý tài chính không đơn giản vì thư viện phải cần nguồn kinh phí không nhỏ để chi cho hoạt động bổ sung các tài liệu điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu, đầu tư cho cơ sở hạ tầng công nghệ, bảo trì máy móc, thiết bị hiện đại… Bởi vậy, để quản lý tài chính một cách hợp lý các thư viện cần chú ý các mặt sau:

- Quản lý theo luật ngân sách nhà nước (cơ chế tự chủ ngân sách).

- Quản lý theo quy chế tài chính do thư viện đặt ra. Ví dụ: quy chế chi tiêu nội bộ trên cơ sở vẫn tuân thủ luật ngân sách của nhà nước.

- Quản lý bằng cách lập kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn.

- Quản lý bằng dự toán tài chính (dự trù về thu, chi tài chính và dự kiến các nguồn lực cần thiết để thực hiện được các mục tiêu của thư viện).

- Quản lý theo cơ chế hạch toán kinh tế [4].

Quản lý cơ sở vật chất

Để đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng yêu cầu của thư viện hiện đại, ngoài việc đầu tư cho cơ sở hạ tầng công nghệ, các thư viện cần lập kế hoạch và tính đến khả năng khai thác tối đa công năng của các trang thiết bị hiện đại đó. Đồng thời, có chế độ bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ để có kế hoạch thay thế kịp thời khi có hỏng hóc xảy ra. Bên cạnh việc kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ, để tránh thất thoát cơ sở vật chất, thư viện cần bảo quản, giữ gìn trên cơ sở lập các bản quy chế và quy định về sử dụng.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Cẩm nang người cán bộ thư viện. - M.: Sách, 1985. - 154 tr.

2. Giáo trình khoa học quản lý / Học viện chính trị quốc gia. Khoa quản lý kinh tế. - H.: Chính trị quốc gia, 2004. - 212 tr.

3. Nguyễn Thị Lan Thanh. Đổi mới phương pháp quản lý thông tin - thư viện trong nền kinh tế thị trường // Văn hoá Nghệ thuật. - 2002. - Số 1. - Tr. 83-86, 93.

4. Nguyễn Thị Lan Thanh. Những vấn đề cần quan tâm trong quản lý thư viện điện tử ở Việt Nam // Kỷ yếu Hội thảo khoa học cấp trường “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý các thư viện điện tử tại Việt Nam”, tháng 10/2013.

5. Nguyễn Thị Lan Thanh. Phát triển nguồn nhân lực thư viện thông tin đáp ứng yêu cầu xã hội hiện đại // Văn hoá Nghệ thuật. - 2006. - Số 9.

6. Nguyễn Thị Lan Thanh. Quản lý thư viện trường học hiện đại: những thay đổi tất yếu khách quan // Giáo dục. - 2005. - Số 11. - Tr. 10-12.

7. Từ điển thuật ngữ sự nghiệp thư viện. - M.: Sách, 1986. - Tr. 153.

_________________

PGS.TS. Nguyễn Thị Lan Thanh

Trường Đại học Văn hoá Hà Nội

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 5. - Tr. 3-7.

< Prev		Next >