THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Truyền thông marketing là một yếu tố quan trọng trong các yếu tố của marketing hỗn hợp. Theo Phillip Kotler “truyền thông marketing bao gồm các hoạt động của công ty nhằm kết nối và xúc tiến các sản phẩm của nó tới thị trường mục tiêu” [3]. Xem xét trong lĩnh vực thư viện (TV), truyền thông marketing giúp các TV giới thiệu cho người dùng tin (NDT) biết đến sản phẩm mình cần, các lợi ích nhờ việc khai thác, sử dụng sản phẩm đó bằng việc sử dụng các công cụ truyền thông khác nhau. Hiện nay, nhiều thư viện đại học (TVĐH) ở Việt Nam đã chú ý sử dụng yếu tố này trong hoạt động của mình. Tuy nhiên, vấn đề không phải chỉ dừng lại ở việc các TV có truyền thông marketing hay không mà là phải sử dụng phương tiện truyền thông gì, khi nào, tới ai, như thế nào và mức độ thường xuyên ra sao. Để phần nào giải quyết vấn đề này, bài viết đưa ra một số đề xuất nhằm giúp các TVĐH sử dụng công cụ truyền thông một cách có hiệu quả hơn.

1. Xây dựng kế hoạch truyền thông marketing

Để việc truyền thông marketing đạt hiệu quả như mong đợi, các TV cần xây dựng kế hoạch truyền thông cụ thể trước khi tiến hành công việc và cần thực hiện theo các bước sau [1]:

- Bước một: TV cần xác định đối tượng NDT là ai. Việc xác định đúng đối tượng được nhận tin có ý nghĩa rất lớn đối với những quyết định của TV, nó sẽ chi phối tới các phương thức hoạt động, soạn thảo nội dung thông điệp, lựa chọn phương tiện truyền tin. Để xác định NDT nhận tin là ai, TV cần phải dựa vào mục tiêu của hoạt động truyền thông marketing. Ví dụ, mục tiêu của hoạt động truyền thông là làm cho các sinh viên năm thứ nhất hiểu về các sản phẩm mà TV có thể cung cấp cho họ. Như vậy, đối tượng nhận tin ở đây là sinh viên năm thứ nhất.

- Bước hai: TV cần xác định NDT được nhận tin đã biết về hoạt động, các sản phẩm của TV đến mức nào, các nhu cầu đối với các sản phẩm của TV. Ví dụ, TV có thể nhận thấy các sinh viên năm thứ nhất gần như chưa hiểu biết về các sản phẩm mà TV đang cung cấp.

- Bước ba: Lựa chọn phương tiện truyền thông: dựa vào các thói quen, đặc điểm của NDT mà lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp. Minh hoạ với đối tượng NDT đã đề cập ở trên, TV có thể nhận thấy đây là NDT mới nhập trường, khả năng sử dụng máy tính chưa tốt. Vì vậy, TV có thể lựa chọn hình thức gửi thư tới các lớp hoặc thông qua tổ chức đoàn thể để giới thiệu các sản phẩm của mình.

- Lựa chọn và thiết kế thông điệp: Sau khi xác định được mong muốn của người nhận tin, TV cần thiết kế một thông điệp. Việc thiết kế thông điệp cần giải quyết 3 vấn đề: Nội dung, cấu trúc và hình thức thông điệp. Về nội dung, cần đề cập tới các lợi ích mà NDT sẽ nhận được. Về cấu trúc, các vấn đề cần phải logic, hợp lý. Hình thức thông điệp phải hết sức sinh động vì thông điệp được đưa qua các phương tiện truyền thông để tới người nhận tin. Cùng với ví dụ trên, TV có thể xác định nội dung của thông điệp là: các lợi ích mà nhóm sinh viên này nhận được khi sử dụng TV và cách thức sử dụng TV. Nội dung sẽ được trình bày dễ hiểu, logic. Hình thức được trình bày đẹp mắt, sinh động, kích thích khả năng muốn khám phá của sinh viên.

Cuối cùng là thu nhận thông tin phản hồi: Sau khi thông điệp được truyền đi, TV cần tiến hành nghiên cứu hiệu quả của nó: Người nhận tin có nhận được thông tin đó không, sự hiểu biết về nội dung thông điệp đã được truyền đi, thái độ của người nhận thông tin...

2. Sử dụng kết hợp nhiều công cụ truyền thông marketing

Các TV cần sử dụng đa dạng các công cụ truyền thông marketing trong hoạt động của mình. Lý do là các nhóm NDT tại các TV đều có những thói quen, lối sống, điều kiện, thời gian nghiên cứu và học tập khác nhau tại những giai đoạn khác nhau. Với các đặc điểm đó, mỗi nhóm NDT sẽ có cách tiếp nhận thông tin khác nhau. Vì vậy, việc đa dạng hoá các công cụ của hoạt động truyền thông marketing giúp TV đảm bảo có thể hướng tới được tất cả các đối tượng NDT của mình.

Không chỉ dừng lại ở những kênh truyền thông đã có như: thông báo, áp phích, tờ rơi, trang web, thư điện tử…, các TV cần với tới những kênh truyền thông mới như: tham gia mạng xã hội facebook, twitter, flickr, youtube... Việc tham gia các mạng xã hội này rất dễ dàng với vài thao tác đơn giản, các thông tin về TV được đưa lên sẽ được đông đảo NDT biết đến trong thời gian ngắn. Truyền thông marketing qua các mạng xã hội đã bắt đầu được một số TVĐH ứng dụng. Tuy nhiên, làm thế nào để kênh truyền thông này đạt được hiệu quả thì phải có sự tìm hiểu kỹ lưỡng.

Phát triển hình thức truyền thông bằng việc sử dụng blog cũng là một kênh tốt vì hiện nay dịch vụ blog đã trở nên rất thân quen với mọi người, đặc biệt các đối tượng là sinh viên. Nếu như các TVĐH cũng có blog tham gia vào cộng đồng blog như những trang cá nhân để giới thiệu về chính mình thì sẽ càng trở nên thân thiện với NDT.

Tại một số trường đại học, trong khu ký túc xá có hệ thống loa phát thanh. Các TV có thể liên hệ với bộ phận phụ trách phát thanh để giới thiệu về hoạt động hoặc sản phẩm của TV thông qua hệthống phát thanh này. Biện pháp này không tốn kém về kinh phí, tuy nhiên chỉ có thể thực hiện được tại những nơi có hệ thống loa phát thanh.

3. Đẩy mạnh việc sử dụng và nâng cao hiệu quả các công cụ truyền thông

Quảng cáo

Quảng cáo trong hoạt động TV bao gồm các hoạt động giới thiệu và truyền đi các thông tin về sản phẩm và hình ảnh của TV nhằm kích thích NDT sử dụng sản phẩm và dịch vụ, nâng cao uy tín cho TV và tăng cường khả năng cạnh tranh với các chủ thể khác. Các TV cần chú trọng phát triển các hình thức quảng cáo qua trang web, áp phích, tờ rơi và bản tin của TV, vì đây là những hình thức được nhiều NDT quan tâm.

Đối với trang web: Nên tập trung xây dựng tạo lập trang web và thường xuyên sử dụng nó để truyền các thông tin tới cho NDT mục tiêu. Khi thiết kế trang web, các TV nên tạo mục “Hỏi người làm thư viện”. Không chỉ dừng lại ở đó, viên chức tại bộ phận này phải làm cho NDT nhận thấy TV luôn sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi liên quan đến việc sử dụng TV của họ. Mục này sẽ giúp cho NDT yên tâm và cảm thấy lúc nào cũng được hỗ trợ khi họ sử dụng các sản phẩm của TV trên Internet. Sự hướng dẫn kịp thời cho NDT không chỉ giúp làm tăng hiệu quả hướng dẫn sử dụng TV qua trang web mà còn giúp cho NDT mong muốn sử dụng sản phẩm TV lâu dài.

Đối với tờ rơi: Cần chú trọng tới việc thiết kế tờ rơi với nội dung giới thiệu và cách thức sử dụng sản phẩm của TV. Tờ rơi có thể ở dưới dạng gấp hoặc không gấp. Tờ rơi cần được đảm bảo 2 khía cạnh: nội dung và hình thức. Về nội dung, phải thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, khúc chiết nội dung TV muốn giới thiệu. Về hình thức, ảnh chụp phải rõ ràng sắc nét, có tính thẩm mỹ cao. Tờ rơi cần thể hiện nội dung một cách sinh động, dí dỏm và dễ hiểu nhằm thu hút sự quan tâm và nâng cao tỷ lệ NDT biết sử dụng sản phẩm của TV. Ngoài ra, cũng cần lưu ý tới cách thức phát tờ rơi sao cho hiệu quả. Thông thường cách thức đặt tờ rơi tại bàn phục vụ được nhiều TV lựa chọn. Đây là cách tốt để giúp NDT hiểu về cách thức sử dụng sản phẩm khi họ bắt đầu sử dụng TV. Ngoài ra, để làm nảy sinh nhu cầu sử dụng TV của những NDT khác, TV nên phát tờ rơi một cách rộng rãi hơn. Với nhóm NDT là sinh viên, TV có thể phát tờ rơi qua các hoạt động đoàn, hội sinh viên, nhằm thu hút sự chú ý của đối tượng NDT này. Với nhóm cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy, TV có thể gửi các tờ rơi tới tận tay họ ở văn phòng các khoa, phòng, ban. Kinh phí cho việc in ấn tờ rơi cũng là một trong vấn đề khó khăn của TV. Vì vậy, TV cần phải tính toán đến số lượng tờ rơi cũng như thời gian phát tờ rơi một cách phù hợp, tránh lãng phí.

Áp phích: Do áp phích được đặt tại các nơi công cộng, dễ ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục và mỹ quan, các thư viện nên nhờ đến các chuyên gia thiết kế. Các áp phích cần được đặt tại những nơi thường xuyên tập trung sự có mặt của nhiều NDT trong khuôn viên của trường. Ngoài ra, với những áp phích nhỏ, TV có thể đề xuất với nhà trường được đặt tại các giảng đường hoặc khu làm việc hành chính của trường, khoa.

Quảng cáo qua các trang web khác: Để việc quảng cáo này có hiệu quả, các TV cần phải lưu ý quảng cáo trên các trang web mà NDT mục tiêu của TV thường xuyên truy cập. Các trang web đó phải có uy tín để đảm bảo hình ảnh tốt đẹp của TV với NDT. Một trong những trang web được NDT quan tâm đó chính là trang web của trường hoặc của các phòng, khoa vì nó liên quan tới hoạt động làm việc và học tập của họ. Vì thế các TV cũng cần đẩy mạnh việc đặt banner của TV trên các trang web này. Banner cần được thiết kế ấn tượng, bắt mắt. Nội dung thông điệp trên banner cần phải nói rõ lợi ích có thể đưa đến cho NDT.  Bên cạnh đó, các TV cũng nên lưu tâm tới việc tạo lập các video giới thiệu về TV và các sản phẩm. Thông thường các video sẽ gây được sự chú ý nhiều từ phía NDT hơn là các bài viết. Ngoài việc đưa các video này lên trang web, TV cũng có thể đưa lên các trang mạng xã hội. Từ các trang mạng này, NDT, đặc biệt là sinh viên - những người luôn đi đầu trong việc trải nghiệm những công nghệ thông tin mới sẽ dễ dàng tiếp cận.

Marketing trực tiếp

Theo định nghĩa của Hiệp hội Markeing Mỹ, marketing trực tiếp là hệ thống tương tác của marketing, có sử dụng một hay nhiều phương tiện quảng cáo, để tác động đến một phản ứng đáp lại, đo lường được ở bất cứ mọi nơi. Cụ thể marketing trực tiếp là phương thức truyền thông trực tiếp mà các TV sử dụng để tiếp cận NDT mục tiêu dưới các hình thức như gửi thư, gọi điện thoại... với mong muốn nhận được sự sử dụng sản phẩm và dịch vụ của TV. Thông thường, các TV có xu hướng sử dụng phương pháp gửi thư trực tiếp để giới thiệu sản  phẩm tới NDT. Có hai phương thức gửi thư, đó là gửi thư điện tử và gửi thư truyền thống. Trong điều kiện hiện nay, việc gửi thư điện tử chiếm nhiều ưu thế hơn do tiết kiệm được thời gian và công sức của TV. Bên cạnh đó, việc sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin cũng đã được các đối tượng NDT của TVĐH sử dụng nhiều hơn. Các TV có thể nắm bắt được tên và địa chỉ thư điện tử của NDT thông qua phòng Tổ chức cán bộ và phòng Chính trị và công tác sinh viên. Với lợi thế này, các TV dễ dàng gửi thư  tới từng NDT. Đối với NDT là sinh viên, học viên bắt đầu tham gia học tập tại trường, TV nên gửi thư chào mừng, giới thiệu các sản phẩm cơ bản và đề nghị họ sử dụng. Điều này làm cho NDT cảm thấy nhận được sự trân trọng từ phía TV. Ngoài ra, TV cũng nên thường xuyên gửi thư thông báo và đề nghị NDT sử dụng khi cung cấp các sản phẩm mới. Với nhóm NDT là cán bộ quản lý, giảng viên, chuyên viên có số lượng ít, vì vậy TV có thể gửi thư trong đó đề tên của từng NDT. Điều này giúp cho NDT cảm nhận được sự quan tâm từ phía TV, vì vậy họ sẽ quan tâm hơn tới nội dung của bức thư.

Khuyến mại

Khuyến mại là nhóm công cụ truyền thông sử dụng hỗn hợp các công cụ cổ động, kích thích NDT nhằm tăng nhanh nhu cầu về sản phẩm. Khuyến mại có tác động trực tiếp và tích cực tới việc tăng lượng sử dụng sản phẩm và dịch vụ bằng những lợi ích vật chất bổ sung cho TV. Thực tế hiện nay, đa số các sản phẩm của TVĐH là không thu phí, vì vậy, các giải pháp khuyến mại về giá không có ý nghĩa nhiều trong hoạt động TV. Do vậy, các TV chỉ nên áp dụng hình thức này khi phát triển các sản phẩm có chất lượng cao và có thu phí. TV nên áp dụng hình thức giảm giá hoặc dùng thử miễn phí trong thời hạn nhất định để thu hút được sự chú ý và sử dụng của NDT. Một hình thức nữa cũng cần được cân nhắc đó là khuyến mại bằng quà tặng. Trong điều kiện hiện nay, nhiều TV khó có thể sử dụng phương pháp tặng quà cho NDT vì không có đủ kinh phí. Tuy nhiên, các TV có thể kêu gọi sự tài trợ từ phía các nhà cung cấp sách, trang thiết bị TV để thực hiện hoạt động này. Việc tặng quà cho NDT sử dụng TV nhiều nhất trong năm cũng cần được thực hiện. Quà tặng không có ý nghĩa nhiều về mặt tiền bạc nhưng giúp cho bạn đọc cảm thấy mình được trân trọng hơn và sẽ mong muốn sử dụng TV nhiều hơn.

Quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng là việc TV chủ động quản lý các quan hệ giao tiếp với cộng đồng để tạo dựng và giữ gìn một hình ảnh tích cực của mình. Các hoạt động của hình thức quan hệ công chúng của TV gồm: tổ chức hội nghị bạn đọc và các sự kiện, thiết lập mối quan hệ với NDT.

Để công tác tổ chức hội nghị bạn đọc và các sự kiện có hiệu quả, các TV cần lưu ý một số vấn đề: Đối với các hội nghị bạn đọc, cần tạo bầu không khí thoải mái, khích lệ NDT tham gia đóng góp các ý kiến xây dựng TV tốt hơn. Thậm chí, các TV có thể đưa ra những băn khoăn của mình để NDT đưa ra ý kiến góp ý. Để tổ chức các buổi toạ đàm, TV cần tìm hiểu các chủ đề NDT quan tâm. TV có thể mời những NDT có tri thức cao như các giảng viên, các nhà nghiên cứu chuyên sâu về các lĩnh vực tham gia thuyết trình. Trong quá trình thực hiện cần có sự theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện nhằm rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Việc tổ chức hội nghị bạn đọc và sự kiện này cần được tổ chức vào thời gian phù hợp để có thể thu hút được đông nhất NDT tham dự. Ngoài ra, cũng cần có những hình thức công bố rộng rãi hơn nữa để những người quan tâm biết và đến tham dự.

TV cần quan tâm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với tất cả các nhóm NDT. Đối với cán bộ lãnh đạo trường, cũng là một nhóm NDT của TV, cần có sự nỗ lực rất lớn từ các nhà quản lý TV. Vì nhóm NDT này có điều kiện và cơ hội tiếp xúc, làm việc với cán bộ lãnh đạo nhiều hơn những cán bộ khác. Các nhà quản lý TV cần làm cho lãnh đạo trường hiểu rõ thêm về vai trò của TV, cũng như những đóng góp mà TV đã làm được và kế hoạch công việc trong tương lai qua những báo cáo và kế hoạch ngắn hạn, dài hạn.

Đối với nhóm TV là sinh viên, học viên, TV có thể triển khai một số biện pháp sau: Xây dựng mô hình nhóm sinh viên tình nguyện. Điều này không chỉ giúp cho TV giảm tải được một số công việc mà còn là một kênh truyền thông có hiệu quả nhằm thu hút hơn nữa NDT, đặc biệt NDT là sinh viên đến với TV. Để thực hiện tốt điều này, các TV cần xây dựng các chính sách cụ thể đối với nhóm sinh viên tình nguyện. Trong đó cần nêu ra những công việc NDT có thể tham gia, quyền lợi họ được hưởng là gì. Ví dụ, nếu NDT tham gia các hoạt động nhất định, họ có thể được mượn tài liệu với thời gian dài hơn, hay được trả một chút thù lao... Các TV nên kết hợp với các hoạt động của Đoàn thanh niên để tổ chức các hoạt động của trường. Các hoạt động này sẽ giúp cho TV trở nên gần gũi hơn với NDT, đặc biệt là sinh viên. Thông qua các hoạt động này, TV không chỉ quảng bá, giới thiệu các sản phẩm của mình mà còn có thể tìm kiếm được những NDT tích cực để tham gia các hoạt động của TV. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để TV có thể nắm bắt được những tâm tư, nguyện vọng của NDT.

Đối với nhóm NDT là giảng viên, giáo viên chủ nhiệm lớp, cố vấn học tập, TV cũng cần tiếp cận để giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ cho họ. Đây là những người có ảnh hưởng khá lớn tới việc học tập của sinh viên, học viên - đối tượng NDT đông đảo nhất của TV. Những tài liệu mà giảng viên cung cấp thường được sinh viên, học viên nhìn nhận như những tài liệu có giá trị cao trong việc cung cấp kiến thức phục vụ cho môn học. Chính vì vậy, họ thường có tâm lý tìm kiếm các tài liệu đó tại địa chỉ mà giảng viên cung cấp để có được tài liệu. Do vậy, sự hiểu rõ về TV sẽ giúp cho họ có thể định hướng cho nhóm sinh viên, học viên sử dụng các tài liệu tại TV.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Andreasen A. R., Kotler P. Strategic Marketing for Nonprofit Oganizations. - 2009.

2. De Saez E. E. Marketing concepts for libraries and information services. - Second Edition. - London: Facet Publishing, 2002.

3. Kotler P. Quản trị marketing. - H.: Lao động Xã hội, 2009.

4. Mathews B. Marketing today’s academic library. - Chicago: American Library Association, 2009.

_______________

Bùi Thanh Thuỷ

Khoa TT-TV, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 5. - Tr. 19-23.

< Prev		Next >