THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1. Những lý luận chung về xuất bản phẩm

1.1. Khái niệm chung

Báo và tạp chí là tài liệu thuộc dạng tài liệu xuất bản phẩm tiếp tục (XBPTT). XBPTT là những xuất bản phẩm trên các vật mang tin khác nhau (giấy, điện tử…) ra thành nhiều số (quyển, hay tập), có kỳ hạn hay không kỳ hạn, kế tục nhau, đánh số thứ tự nối tiếp nhau (hay niên đại, ngày, tháng) có chung tên gọi, cấu tạo xuất bản giống nhau nhưng nội dung không bao giờ trùng lặp.

XBPTT bao gồm: Các ấn phẩm định kỳ theo thời hạn nhất định (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm), đó là báo - tạp chí, tập san định kỳ, niên giám; Ấn phẩm không định kỳ: các tập san, các công trình hội nghị không định kỳ, tùng thư.

XBPTT thông tin về các sự kiện thời sự, các vấn đề mới của khoa học - công nghệ, văn hoá, nghệ thuật, kinh tế, xã hội… mà sau này có thể trở thành những đề tài nghiên cứu lớn, có tầm quan trọng đặc biệt; Là tấm gương của lịch sử dân tộc, thế giới; Là công cụ làm việc rất quan trọng của các thư viện. Mỗi thư viện công cộng cấp tỉnh thường có bình quân 250 loại báo - tạp chí, thư viện huyện có khoảng 20 - 25 loại để phục vụ đọc tại chỗ, trích báo, làm thư mục, thông tin cho bạn đọc…

Các XBPTT có đặc điểm: Hay đổi tên, sáp nhập, tách, thay đổi định kỳ xuất bản, đình bản… Vì vậy, khi mô tả chúng buộc người làm biên mục phải xác định đúng từng loại để mô tả cho thích hợp.

1.2. Các loại báo - tạp chí tiếng Việt

Theo thông tin từ Bộ Thông tin và Truyền thông, tính đến năm 2015, cả nước Việt Nam có 858 cơ quan báo chí in, trong đó có 199 cơ quan báo in chiếm 24% (86 báo trung ương và các bộ, ngành, đoàn thể; 113 báo địa phương), 659 tạp chí chiếm 76% (522 tạp chí trung ương, các bộ, ngành, trường đại học và viện nghiên cứu; 137 tạp chí địa phương) [6]. Riêng phần báo có nhiều loại như báo viết, báo nói (đài phát thanh), báo hình… Trong các loại báo đó, người ta phân thành nhiều loại khác nhau tuỳ theo đối tượng, phương tiện truyền đưa thông tin và cơ quan quản lý báo. Chẳng hạn, đối với báo viết chia thành báo trung ương và báo địa phương. Căn cứ vào định kỳ phát hành báo, người ta chia thành báo ngày và báo tuần…

Cũng như các loại báo, căn cứ vào đặc trưng phản ánh thông tin của tạp chí, có thể phân thành 2 loại chủ yếu: tạp chí thông tin ngôn luận và tạp chí chuyên ngành nghiệp vụ.

1.3. Mô tả xuất bản phẩm tiếp tục theo cách truyền thống

Các XBPTT được mô tả tổng hợp bao gồm phần chung và phần riêng. Các vùng và các yếu tố mô tả tổng hợp ấn phẩm tiếp tục cụ thể ở các vùng, các yếu tố riêng hơi khác mô tả sách.

+ Phần chung:

+ Phần riêng:

Phần chung và phần riêng có thể được mô tả trên một hoặc nhiều phích. Cụ thể mô tả trên một phích như sau:

1.4. Phương pháp mô tả xuất bản phẩm tiếp tục

* Mô tả báo:

Mô tả XBPTT với đối tượng là báo, thường chỉ mô tả các yếu tố nhan đề chính: các thông tin bổ sung cho tên báo như mục đích, đặc tính, cơ quan xuất bản, nơi xuất bản, năm xuất bản (số đầu và số cuối); Phụ chú liên quan đến ấn phẩm. Ở phần riêng, liệt kê các năm có trong thư viện mà không ghi tỉ mỉ từng số, từng ngày.

Ví dụ:

* Mô tả tạp chí:

Mô tả tạp chí cũng tương tự như mô tả báo nhưng ở phần riêng ghi các năm, mỗi năm ghi dòng riêng, sau năm là dấu phẩy và liệt kê các số có trong thư viện trong năm đó. Nếu làm từng năm có bảng tra, phụ trương (in riêng) thì ghi tiếp theo sau dấu chấm gạch ngang.

Ví dụ:

Đối với các ấn phẩm tiếp tục bị đình bản hoặc không nhập vào thư viện nữa, khi mô tả cần ghi vào yếu tố: năm xuất bản cuối.

Ví dụ: . - H., 1977 - 1998.

Trường hợp nếu bị đình bản phải ghi vào vùng phụ chú thì người làm thư mục sẽ làm như sau:

+ Nếu tạp chí đổi tên mới cũng mô tả theo tên mới và ở phần phụ chú của phích mới và phích cũ ghi rõ tình trạng thay đổi tên gọi của ấn phẩm như cách ghi ở trường hợp báo thay đổi tên gọi.

+ Trường hợp các báo - tạp chí ra phụ san mà có nhan đề độc lập thì mô tả riêng theo tên độc lập.

* Mô tả trích:

Mô tả trích có tầm quan trọng rất lớn trong việc khai thác tốt vốn tài liệu thư viện nói chung và về báo - tạp chí nói riêng. Do các tài liệu này có nhiều phần, bài báo có giá trị được đăng trong các sách, tuyển tập, báo - tạp chí… ít khi được giới thiệu, phục vụ bạn đọc.

Đối tượng của mô tả trích là một phần của ấn phẩm tiếp tục, của sách… phần tài liệu được mô tả trích có thể là: Một tác phẩm độc lập (bài viết trong báo - tạp chí hay tuyển tập); Một phần của tác phẩm (chương, mục…) có nhan đề độc lập.

Phương pháp mô tả trích:

Mô tả trích là mô tả tổng hợp gồm 2 phần, giữa 2 phần được ngăn cách bằng dấu gạch xiên song song.

+ Phần 1: Bao gồm các thông tin về tài liệu được trích.

+ Phần 2: Giới thiệu nguồn trích. Cụ thể:

Sơ đồ mô tả trích tạp chí:

Sơ đồ mô tả trích từ báo:

Một số chú ý khi mô tả trích:

Nếu một bài báo đăng nhiều ngày thì sau ngày đầu đăng bài sẽ ghi các ngày tiếp theo cách nhau dấu phẩy.

Ví dụ: . - 1998. - 17, 18, 19 tháng 2.

Nếu là trích từ tạp chí thì ghi: Tên tác phẩm/ Tác giả của tác phẩm // Nguồn đăng tác phẩm. - Năm. - Số . - Tập . - Trang.

2. Hệ thống quản lý tạp chí mở - Open Journal System

Ngày nay, khoa học - công nghệ phát triển vượt bậc và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã và đang thâm nhập sâu rộng vào mọi lĩnh vực đời sống xã hội, làm thay đổi chức năng của thư viện dẫn đến việc xây dựng thư viện điện tử là một xu hướng tất yếu mà các thư viện phải hướng đến. Open Journal System (OJS) là một hệ thống tạp chí mở, được phát triển liên tục, có cộng đồng nghiên cứu phát triển và sử dụng lớn, các phiên bản mới liên tục được cập nhật và được sử dụng miễn phí. OJS cho phép thư viện quản lý một số tạp chí khoa học trên cùng một hệ thống; bạn đọc có thể tìm và đọc tóm tắt, tài liệu tham khảo, văn bản mà không cần đăng nhập; tác giả (author) có thể nộp bài và nhận các phản hồi từ ban biên tập; ban biên tập có thể thiết kế và thực hiện quy trình phản biện…

2.1. Khái quát hệ thống

OJS được phát hành lần đầu tiên vào năm 2002 với tư cách là một sáng kiến nghiên cứu và phát triển Dự án Tri thức công cộng (Public Knowledge Project) của trường Đại học British Columbia, với sự hỗ trợ của Hội đồng Nghiên cứu Khoa học Xã hội và Nhân văn Canada, Quỹ Max Bell, Quỹ Pacific Press Endowment và Quỹ MacArthur. Hiện tại, phần mềm tiếp tục được phát triển dưới sự đồng bảo trợ của Dự án Kiến thức công cộng Đại học British Columbia, Trung tâm Nghiên cứu Xuất bản Canada và Thư viện Đại học Simon Fraser.

OJS là một hệ thống quản lý, xuất bản trang web và tạp chí

Phần mềm bao quát tất cả các khía cạnh của xuất bản tạp chí trực tuyến, từ việc thiết lập một trang web tạp chí tới các tác vụ vận hành như quá trình nộp bài của tác giả, phản biện của chuyên gia, biên tập, xuất bản, lưu kho và lập chỉ mục cho tạp chí.

OJS giúp quản lý con người trong việc tổ chức một tạp chí, gồm cả việc theo dõi công việc của biên tập viên, người phản biện, tác giả, thông báo cho bạn đọc và hỗ trợ trong trao đổi thư từ.

OJS có tính linh hoạt và khả biến

Một phiên bản cài đặt OJS có thể hỗ trợ hoạt động của nhiều tạp chí. Mỗi tạp chí có đường dẫn URL, giao diện người dùng và tính năng riêng.

Phần mềm OJS cho phép một biên tập viên quản lý tất cả các khía cạnh của một tạp chí và trang web tạp chí, hoặc có thể hỗ trợ một ban biên tập quốc tế với trách nhiệm khác nhau đối với các chuyên mục khác nhau.

OJS hỗ trợ nguyên tắc truy cập mở rộng

Hệ thống này không chỉ nhằm để hỗ trợ việc xuất bản tạp chí mà còn cho thấy chi phí xuất bản tạp chí có thể giảm đến mức mà việc cho phép bạn đọc "truy cập tự do" tới nội dung của tạp chí là một giải pháp khả thi.

2.2. Tính năng của Open Journal System

- Phát triển liên tục thông qua sự hợp tác của cộng đồng người dùng, nhà phát triển ứng dụng trên thế giới.

- Cung cấp tiêu chuẩn hoá thế giới.

- Giải pháp xuất bản tạp chí trực tuyến hiệu quả.

- Biên tập viên thiết đặt các yêu cầu, phần, quá trình xem xét...

- Gửi trực tuyến, đánh giá đơn/ kép và quản lý tất cả nội dung.

- Mô-đun đăng ký với quyền truy cập mở và tuỳ chọn truy cập nội bộ.

- Mô-đun thanh toán để chấp nhận phí tạp chí hoặc quyên góp…

- Tối ưu hoá cho khám phá công cụ tìm kiếm (Google v.v…) và lập chỉ mục toàn diện cho nội dung.

- Thông báo qua thư điện tử và cung cấp tính năng bình luận cho bạn đọc.

- Hỗ trợ trực tuyến.

- Các công cụ để xuất nội dung sang các hệ thống khác (CrossRef, DOAJ…).

- Plugin Google Analytics để theo dõi lưu lượng truy cập trang web.

- Hỗ trợ đa ngôn ngữ.

- Giao diện bạn đọc thân thiện, dễ dùng.

2.3. Cấu trúc quản lý của OJS

Phần mềm OJS di chuyển các bài nộp tới tạp chí thông qua 05 bước của quá trình biên tập do một hoặc nhiều biên tập viên quản lý.

Hình 1: Cấu trúc quản lý của phần mềm OJS

+ Bước 1: Danh sách chờ giao bài

Các bài viết bắt đầu ở đây và được giao cho một hoặc nhiều biên tập viên. Mỗi biên tập sẽ chịu trách nhiệm cho một bài viết mà mình được giao nhận.

+ Bước 2: Phản biện bài nộp

Bài viết trải qua quá trình phản biện chuyên gia và nhận quyết định có được biên tập hay không. Ở bước này, các biên tập viên sẽ gửi các bài viết của mình lên các chuyên gia thẩm định và chờ nhận kết quả.

+ Bước 3: Biên tập bài nộp

Sau khi được chấp nhận biên tập, các bài viết sẽ trải qua quá trình biên tập bản thảo, trình bày, soát lỗi và hiệu đính. Bài viết sau đó được xếp vào một số ấn bản để xuất bản.

+ Bước 4: Mục lục bài báo

Bài viết được xếp thứ tự và ấn định xuất hiện tại một ấn bản.

+ Bước 5: Xuất bản bài báo

Các bài viết sau tất cả các bước trên, từ giao nộp đến phản biện, biên tập, hiệu đính, xếp thứ tự và ấn định xuất hiện sẽ được xuất bản trên trang web cho bạn đọc có thể truy cập và sử dụng.

2.4. Quá trình biên tập

Hình 2: Sơ đồ quá trình biên tập tạp chí

Các vai trò biên tập bài báo được phân quyền trong phần Quản lý tạp chí.

- Tổng biên tập: Thiết lập tạp chí và phân công các vai trò biên tập. Tổng biên tập cũng có thể đóng vai trò như biên tập viên chính và các vai trò khác.

- Biên tập viên chính: Theo dõi toàn bộ quá trình biên tập; có thể giao bài nộp cho biên tập viên chuyên mục để theo dõi quá trình phản biện bài nộp và biên tập bài nộp; sắp xếp bài và xuất bản tạp chí.

- Biên tập viên chuyên mục: Theo dõi quá trình phản biện bài nộp và biên tập bài nộp đối với các bài được giao.

- Biên tập viên bản thảo: Làm việc với các bài nộp để nâng cao ngữ pháp và sự mạch lạc của bài viết, đặt ra những câu hỏi đối với tác giả về những lỗi nghi ngờ và đảm bảo cho bài viết tuân thủ các phong cách viết bài cũng như trích dẫn tài liệu tham khảo.

- Biên tập viên trình bày: Chuyển dạng các bài nộp đã được biên tập bản thảo thành những văn bản ở định dạng HTML, PDF, và/ hoặc PS để phù hợp với việc xuất bản trực tuyến.

- Người soát lỗi: Đọc lại văn bản để soát các lỗi chính tả và định dạng.

- Người phản biện: Thực hiện phản biện bài viết, gửi nhận xét lại cho biên tập viên về bài viết này.

2.5. Phiên bản OJS 3.x

OJS 3.x (3.01, 3.02, 3.1, 3.1.0-1) được xây dựng dựa trên những thay đổi được giới thiệu với OJS 3.0 và khác biệt đáng kể so với OJS 2.x. Nó bao gồm các cải tiến, tính năng mới được phát triển từ phản hồi của cộng đồng, thử nghiệm khả năng sử dụng rộng rãi và khả năng thiết kế phần mềm mới.

Biên tập thảo luận

Theo dõi các thảo luận, đây là một phần quan trọng trong quy trình công việc của hệ thống xuất bản tạp chí trực tuyến. OJS 3.x có một tính năng thảo luận nội bộ mới cho từng giai đoạn biên tập (Gửi, Đánh giá, Sao chép, Xuất bản). Các cuộc thảo luận hoạt động giống như một diễn đàn trực tuyến - người dùng tạo chủ đề thảo luận, mời người khác tham gia và gửi tin nhắn (bao gồm cả tệp đính kèm).

Hình 3: Biên tập thảo luận

Bất cứ ai có liên quan đến việc đệ trình đều có thể được đưa vào một cuộc thảo luận (biên tập viên, biên tập viên phần, tác giả...). Người nhận sẽ nhận được thông báo qua thư điện tử. Trả lời xảy ra giống như trong một bình luận blog hoặc bài đăng trên diễn đàn.

Và toàn bộ chủ đề thảo luận trở thành một phần của lịch sử biên tập vĩnh viễn.

Quy trình làm việc linh hoạt

OJS 3.x bao gồm 04 giai đoạn biên tập:

Giai đoạn 1: Đệ trình, trong đó các bài nộp mới được xử lý (bị từ chối, được chỉ định cho các biên tập viên phần...);

Giai đoạn 2: Đánh giá, nơi diễn ra đánh giá ngang hàng và sửa đổi tác giả;

Giai đoạn 3: Sao chép, nơi các tệp được xem xét và sửa đổi được gửi để sao chép;

Giai đoạn 4: Xuất bản bài viết, trong đó phiên bản cuối cùng, được sao chép, chuyển đổi thành các định dạng có thể xuất bản (PDF, HTML...), hiệu đính và lên lịch để xuất bản.

Để tăng tính linh hoạt biên tập, người dùng OJS có thể dễ dàng chuyển một bài nộp từ giai đoạn này sang giai đoạn khác mà không cần hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào có thể có trong giai đoạn đó.

Trong OJS, người dùng OJS có thể tham gia cùng bất kỳ người dùng OJS khác trong các giai đoạn trong cùng hệ thống.

Nếu tạp chí được đệ trình lên mà không có sự tham gia thảo luận của nhóm biên tập viên trong việc đọc lại nội dung tạp chí, thì người dùng OJS đó được phép loại trừ họ trong cuộc thảo luận.

Vai trò linh hoạt

Ngoài thiết kế làm cho quy trình làm việc linh hoạt hơn, giờ đây người dùng OJS có thể dễ dàng thay đổi tên của các vai trò hiện có. Hiện tại có Người quản lý xuất bản thay cho Người quản lý Tạp chí, chỉ cần đổi tên vai trò đó. Đồng thời, nếu người dùng OJS muốn tạo một vai trò mới, OJS 3.x cho phép người dùng của mình tạo ra bất kỳ vai trò nào người dùng muốn và liên kết với bất kỳ (hoặc tất cả) giai đoạn nào của quy trình làm việc.

Người dùng OJS cũng có thể định cấu hình tuỳ chỉnh vai trò người dùng để có quyền tương tự với vai trò hiện có, chẳng hạn như tác giả, người đánh giá, người chỉnh sửa các phần…

Truy cập nhiệm vụ linh hoạt

Trong OJS 3.x, nếu người dùng OJS đã đăng nhập với tư cách là người dùng có quyền truy cập cả các bài nộp và cài đặt nhật ký thì không cần thực hiện chuyển đổi các phần công cụ phức tạp qua nhiều bước. Các thiết lập chỉ đơn giản là có sẵn trong thanh bên trái.

Hình 4: Truy cập nhiệm vụ linh hoạt

Hồ sơ nộp

Trong OJS 2.x, các tác giả có thể gửi một tập tin chính (thường là bản thảo bài viết) và sau đó là các tập tin bổ sung khác của nhóm được xử lý khác nhau. Trong OJS 3.x, tác giả có thể tải lên số lượng tệp chính không giới hạn (bản thảo bài viết, hình ảnh, bảng, bộ dữ liệu...), bằng cách sử dụng tuỳ chọn Thêm tệp.

Giao diện tuỳ biến

Ngoài thiết kế làm cho quy trình làm việc có thể tuỳ chỉnh nhiều hơn, giao diện tuỳ biến OJS 3.x cũng linh hoạt hơn. Trong OJS 2.x, việc tạo một chủ đề mới thường là một thách thức do số lượng lớn các kiểu biểu mẫu cần được sửa đổi. Để giảm gánh nặng này, các kiểu biểu mẫu, các mẫu cơ bản cho giao diện quản trị và giao diện trình đọc đã được tách riêng.

Điều này mang lại 02 lợi ích:

+ Thứ nhất, người dùng làm việc với nhiều tạp chí OJS 3.x . Ví dụ: biên tập viên, tác giả và người đánh giá sẽ luôn có cùng trải nghiệm bạn đọc trong giao diện quản trị - giao diện người dùng sẽ trông giống nhau.

+ Thứ hai, tách ra các mẫu giao diện người dùng và kiểu biểu mẫu có nghĩa là chúng sẽ chi tiết hơn và dễ sửa đổi hơn.

Bootstrap theo chủ đề và thiết kế đáp ứng yêu cầu người dùng

OJS 3.x cho phép người dùng tải lên các chủ đề bootstrap, giúp tạp chí có một giao diện độc đáo dễ dàng hơn.

Thiếu khả năng phản hồi: khả năng điều chỉnh kích thước màn hình của tạp chí trên máy đọc sách - từ điện thoại, máy tính bảng, máy tính để bàn, là một vấn đề lớn đối với OJS 2.x. Giao diện trang chủ OJS 3.x hoàn toàn đáp ứng.

Đăng ký đơn giản

Biểu mẫu đăng ký OJS 3.x bao gồm một tập hợp nhỏ các trường bắt buộc trên một màn hình (ví dụ: tên, liên kết, thư điện tử...) để dễ dàng đăng ký cho người dùng mới và cho phép tiến hành đăng ký sau khi một vài trường dữ liệu được hoàn thành.

Sau đó, người dùng mới có thể tiến hành trực tiếp gửi hoặc chấp nhận yêu cầu đánh giá. Người dùng có thể tuỳ chọn để điền vào một hồ sơ đầy đủ hơn nếu người dùng muốn, hoặc có thể được biên tập viên yêu cầu điền chi tiết vào một thời điểm sau (chẳng hạn như khi chấp nhận đệ trình của người dùng đó).

Kết luận

Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ cùng sự dịch chuyển của các thư viện truyền thống sang thư viện hiện đại, thư viện số là một xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ - thông tin hiện nay. Các thư viện cần tăng cường xây dựng các nguồn tài nguyên số và đưa nguồn tài nguyên đó đến gần với người dùng hơn. Để người dùng quan tâm sử dụng các sản phẩm, dịch vụ buộc thư viện phải chủ động trong việc tiếp cận công nghệ hiện đại nhằm cải tiến chính sản phẩm, dịch vụ của mình tương thích với xu thế thời đại.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề thư viện. - H.: Nxb Văn hoá - Thông tin, 2000.

2. https://openjournalsystems.com/ojs-3-user-guide/overview/. Truy cập ngày 25/5/2019.

3. http://tckh.dlu.edu.vn/index.php/index/help/ view/intro/topic/000000. Truy cập ngày 25/5/2019.

4. http://www.hpu.edu.vn/tintuc/HPUSVDHCT- sinhviendanghoc-20-3057-Gioi-Thieu-Ve-Phan-Mem- Quan-Ly-Tap-Chi-Truc-Tuyen-Ma-Nguon-Mo-Open- Journal-Systems.html. Truy cập ngày 25/5/2019.

5. http://bacninhtv.vn/tin-tuc-n3150/bao-tap-chi--su-giong-nhau-va-khac-biet.html. Truy cập ngày 25/5/2019.

6.https://vi.wikipedia.org/wiki/Danh_s%C3%A1ch_b%C3%A1o_ch%C3%AD_Vi%E1%BB%87t_ Nam. Truy cập ngày 25/5/2019.

_________________

Lê Phát Huy

Thư viện tỉnh Đồng Tháp

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2019. - Số 5. - Tr. 17-23.

< Prev		Next >