THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Biên mục chủ đề (BMCĐ) là một khâu quan trọng trong việc xử lý nội dung tài liệu của các cơ quan thư viện - thông tin. Hầu như tất cả thư viện tiên tiến trên thế giới đều thực hiện công tác này để xây dựng và phát triển các công cụ tìm tin theo chủ đề, một trong những cách tìm tin được coi là thân thiện và dễ sử dụng nhất đối với người dùng tin ngày nay.

Để chuẩn hoá và hướng dẫn cán bộ biên mục thực hiện công tác xử lý nội dung tài liệu theo chủ đề, Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ đã có hơn 100 năm liên tục xây dựng, phát triển, chỉnh sửa, cải tiến các công cụ và các hướng dẫn cho việc BMCĐ. Các chuẩn BMCĐ do Thư viện này biên soạn, cụ thể là bộ Library of Congress Subject Headings (LCSH) và bộ tài liệu hướng dẫn Subject Headings Manual đã được hàng trăm thư viện thuộc nhiều quốc gia khác nhau sử dụng. Ngoài LCSH, thế giới còn có các bộ từ chuẩn khác như Sears List of Subject Headings, Medical Subject Headings (MeSH), Faceted Application of Subject Terminology (FAST), tuy nhiên tính phổ biến của các bộ từ chuẩn này không rộng như LCSH.

Tại Việt Nam, công tác BMCĐ được chú ý quan tâm từ những năm 90 của thế kỷ trước. Chúng ta đã có nhiều nỗ lực trong việc thực hiện BMCĐ và tìm cách chuẩn hoá công tác này. Các nỗ lực có thể kể đến như Bảng đề mục chủ đề dự thảo của Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn vào năm 1991 [4], Chọn tiêu đề đề mục cho Thư viện do Câu lạc bộ thư viện biên soạn năm 1999 [2], Bộ tiêu đề chủ đề (TĐCĐ) với khoảng 15.000 tiêu đề do thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh biên soạn năm 2010 [5], Tiêu chuẩn quốc gia về phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn thuật ngữ do Vụ Thư viện chủ trì biên soạn năm 2014, các nghiên cứu của một số chuyên gia được công bố trên các tạp chí chuyên ngành cũng như trong kỷ yếu các hội thảo liên quan. Tuy nhiên, có thể thấy rằng các bộ TĐCĐ biên soạn bằng tiếng Việt đã được công bố có giá trị tham khảo hơn là giá trị sử dụng. Nguyên nhân cơ bản của thực tế này là do các bộ TĐCĐ tiếng Việt hiện có không cung cấp hệ thống tham chiếu cần thiết, số lượng tiêu đề ít, không được duy trì cập nhật và không có hoặc có nhưng không đủ các tài liệu hướng dẫn liên quan đến cách sử dụng bộ TĐCĐ. Vì không có công cụ chuẩn bằng tiếng Việt, một số thư viện đã sử dụng bộ LCSH bằng tiếng Anh. Ngoại trừ tại một số ít đơn vị, phần lớn cán bộ biên mục khi biên mục đã không sử dụng các công cụ và tài liệu hướng dẫn đi kèm với bộ LCSH. Điều này dẫn đến rất nhiều sai sót trong quá trình biên mục [2].

Để những nỗ lực chuẩn hoá công tác BMCĐ tại các thư viện Việt Nam sớm đạt kết quả bền vững, cụ thể là biên soạn thành công một bộ TĐCĐ bằng tiếng Việt và BMCĐ được thực hiện phổ biến tại các thư viện, một yêu cầu đặt ra là cần làm rõ các công cụ và tài liệu hướng dẫn cần thiết cho quá trình BMCĐ. Những hiểu biết thấu đáo về nội dung này sẽ giúp các cơ quan thực hiện việc biên soạn và kiểm soát công cụ cho công tác BMCĐ, một lần nữa xác định rõ những công việc cần làm, cũng như giúp các cán bộ biên mục nhận thức đầy đủ về ý nghĩa và công dụng của tổ hợp các tài liệu cần sử dụng cho quá trình tác nghiệp, đảm bảo tính hiệu quả cho BMCĐ.

Sự cần thiết của tổ hợp công cụ và tài liệu hướng dẫn cho quá trình biên mục chủ đề

BMCĐ là quá trình tạo ra các điểm truy cập theo chủ đề cho từng tài liệu, quá trình này bao gồm hai công đoạn: (1) phân tích tài liệu để xác định các thuộc tính nội dung (đối tượng và phương diện được tập trung nghiên cứu trong tài liệu), (2) trình bày các thuộc tính nội dung bằng các thuật ngữ được quy định trong bộ TĐCĐ - đây gọi là việc định tiêu đề chủ đề. Để đảm bảo thực hiện các công đoạn của quá trình này một cách thống nhất và ổn định, người làm biên mục cần sử dụng một tổ hợp công cụ và tài liệu hướng dẫn cần thiết bao gồm: Bộ TĐCĐ; tài liệu hướng dẫn và giải thích các nguyên tắc, hình thức và cấu trúc của việc lựa chọn và thiết lập các TĐCĐ; Tài liệu hướng dẫn quá trình thiết lập, cập nhật, chỉnh sửa, kiểm soát các TĐCĐ; Tài liệu hướng dẫn cách sử dụng bộ TĐCĐ; Tài liệu hướng dẫn các phương pháp định chủ đề chung cũng như các phương pháp định chủ đề cho những trường hợp riêng biệt. Bên cạnh các tài liệu nghiệp vụ này, khi làm việc người làm biên mục còn cần một số tài liệu tham khảo giúp nhận diện được các đối tượng và phương diện nghiên cứu của các lĩnh vực, ngành nghề. Dưới đây sẽ là những phân tích chứng minh sự cần thiết của tổ hợp công cụ và các tài liệu hướng dẫn vừa nêu.

Tài liệu hướng dẫn xác định thuộc tính nội dung tài liệu

Ở công đoạn thứ nhất của BMCĐ, việc nhận diện các thuộc tính nội dung (nói một cách cụ thể hơn là nhận diện các chủ đề và các phần chia nhỏ hay khía cạnh hoặc góc độ của chủ đề được trình bày trong tài liệu) bị chi phối bởi rất nhiều yếu tố và khó có được sự ổn định nếu thiếu các hướng dẫn và quy định. Từng cá nhân với trình độ, sự hiểu biết, kinh nghiệm và khuynh hướng riêng của mình sẽ xác định các thuộc tính nội dung theo khả năng và cách nhận thức vốn có. Đã có một nghiên cứu trình bày rằng, đưa 6 cuốn sách cho 340 sinh viên xem xét nội dung, kết quả là trung bình một cuốn sách có đến 62 nhận định khác nhau về nội dung của tài liệu [5]. Tương tự, một nghiên cứu khác có kết quả là trung bình có 25,6 nhận định khác nhau cho một nội dung được trình bày trong tài liệu [5].

Do đó, để đảm bảo có thể xác định các thuộc tính nội dung tương đối thống nhất và ổn định, người làm biên mục cần tuân theo tài liệu hướng dẫn cách xác định chủ đề trong công tác BMCĐ. Cũng nên nhớ rằng một người làm biên mục không thể có hiểu biết về mọi lĩnh vực khoa học và đời sống, do đó để giúp nhận biết đâu là đối tượng nghiên cứu, đâu là phương diện nghiên cứu của một đối tượng, họ cần tham khảo một số tài liệu tham khảo của các lĩnh vực khoa học và đời sống như: bách khoa toàn thư, từ điển chuyên ngành, từ điển giải nghĩa, sổ tay/ cẩm nang dành cho chuyên gia các lĩnh vực khác nhau. Các nguồn này nên bao gồm cả nguồn tài liệu in có độ thẩm định tin cậy cao, lẫn tài liệu/ thông tin trực tuyến có độ cập nhật cao.

Bên cạnh đó, từng cơ quan thư viện với đối tượng phục vụ tiêu điểm và các ưu tiên riêng của mình có thể sẽ có các yêu cầu khác nhau về mức độ chi tiết khi xác định các thuộc tính nội dung. Do đó, người làm biên mục cũng cần được cung cấp những văn bản nêu rõ các quy định của cơ quan về mức độ chi tiết cần thiết cho các điểm truy cập.

Công cụ và tài liệu hướng dẫn cho việc định tiêu đề chủ đề

Ở công đoạn thứ hai của BMCĐ, để xác lập các điểm truy cập theo chủ đề cho một tài liệu, người làm biên mục phải dùng bộ TĐCĐ để lựa chọn các tiêu đề được quy định và phù hợp với các đặc trưng nội dung. Do vậy, để đảm bảo quá trình BMCĐ có kiểm soát, điều hiển nhiên là phải có một bộ TĐCĐ bao gồm tiêu đề nội dung, tên gọi, hình thức làm công cụ cho việc định tiêu đề. Mặc dù khi xây dựng các bộ TĐCĐ phải tuân thủ các nguyên tắc về thành phần, cách trình bày và sử dụng, tuy nhiên, ở mỗi bộ TĐCĐ có thể có những điểm lưu ý hoặc nét riêng biệt. Do đó, để đảm bảo những người làm bộ biên mục hiểu đúng và rõ ràng cách sử dụng thì đi kèm với bộ TĐCĐ cần có một tài liệu hướng dẫn sử dụng.

Bên cạnh đó, để đạt được sự đồng thuận về phạm vi, số lượng khi xác lập các điểm truy cập, người làm biên mục cũng cần tài liệu hướng dẫn cụ thể về phương pháp định TĐCĐ cho các trường hợp khác nhau của nội dung tài liệu.

Tài liệu hướng dẫn việc duy trì và phát triển tiêu đề chủ đề

Với sự phát triển nhanh chóng của khoa học và đời sống, sự thay đổi, xuất hiện và mất đi của các khái niệm, hiện tượng, vấn đề diễn ra không ngừng và vì vậy lượng tài liệu phản ánh sự thay đổi này cũng xuất hiện không ngừng. Để đảm bảo một bộ TĐCĐ tiếp tục có khả năng thể hiện được các nội dung cho lượng tài liệu mới xuất hiện, điều hiển nhiên là các tiêu đề phải được cập nhật, điều chỉnh và bổ sung liên tục. Như vậy, thực hiện quá trình biên mục đòi hỏi người làm biên mục không chỉ sử dụng tốt các công cụ đã có, mà còn phải tham gia vào việc đề xuất bổ sung mới, thay thế hoặc thậm chí là loại bỏ các tiêu đề không còn phù hợp, cập nhật thêm chi tiết cho những tiêu đề đã có. Chính vì vậy, người làm biên mục cần có những tài liệu hướng dẫn và giải thích các nguyên tắc, hình thức và cấu trúc, cũng như nguồn tham khảo cho việc lựa chọn thuật ngữ và thiết lập các TĐCĐ mới và những tài liệu hướng dẫn quy trình thiết lập, cập nhật, chỉnh sửa và kiểm soát các TĐCĐ.

Như vậy, để chuẩn hoá và duy trì sự chuẩn hoá của công tác BMCĐ, người làm biên mục cần sử dụng một tổ hợp bao gồm công cụ và các tài liệu hướng dẫn, tài liệu tham khảo. Công cụ này cần được cập nhật liên tục, các tài liệu hướng dẫn và tham khảo cũng cần được định kỳ xem xét, điều chỉnh khi cần thiết.

Nội dung của công cụ và tài liệu hướng dẫn cho quá trình biên mục chủ đề

Để xây dựng tổ hợp công cụ và tài liệu hướng dẫn, trước hết cần làm rõ các yếu tố cần có của bộ TĐCĐ và nội dung cụ thể của các tài liệu hướng dẫn.

Công cụ Bộ tiêu đề chủ đề

Để người làm biên mục tra được thuật ngữ quy định dùng làm TĐCĐ và phù hợp nhất với đặc trưng nội dung của tài liệu, một bộ TĐCĐ phải gồm các yếu tố sau:

- Các thuật ngữ được chọn làm TĐCĐ, bao gồm cả thuật ngữ dùng làm tiêu đề chính (thể hiện đối tượng nghiên cứu) và thuật ngữ dùng làm phụ đề (thể hiện các phương diện nghiên cứu);

- Các thuật ngữ không được chọn làm TĐCĐ, bao gồm cả thuật ngữ không dùng làm tiêu đề chính và không dùng làm phụ đề;

- Chỉ định cho phép hoặc không cho phép ghép phụ đề địa lý sau TĐCĐ;

- Tham chiếu chỉ ra mối quan hệ tương đương, đẳng cấp, liên đới của các thuật ngữ;

- Các phụ chú làm rõ ý nghĩa cho các TĐCĐ trong trường hợp cần thiết.

Thông thường các yếu tố này được trình bày như trong ví dụ minh hoạ sau.

Quản lý nguồn nhân lực

   SD Quản lý nhân sự

...

Quản lý nhân sự (có thể ghép phụ đề địa lý)

   DC Quản lý nguồn nhân lực

   TR Quản lý

        Quản trị công

Tiêu đề này dùng cho những tài liệu nói về việc quản lý liên quan đến tuyển dụng, thuê mướn, huấn luyện, bồi thường, phát triển và chăm lo đến phúc lợi chung của người lao động. Những tài liệu về quản lý công việc của người lao động thì dùng tiêu đề Giám sát người lao động. 

….

Thông gió (có thể ghép phụ đề địa lý)

   DC Toà nhà - Sưởi và thông gió

        Toà nhà - Thông gió

   TR Toà nhà - Khí động lực học

        Toà nhà - Kỹ thuật môi trường

   TH Toà nhà - Kín gió

        Quạt (Máy)

   TL Điều hoà không khí

CX xem phụ đề - Sưởi và thông gió ghép với các tiêu đề về toà nhà, xe cộ và các loại công trình

- Thiết bị và cung cấp

- Thiết kế và thi công

- Tiêu chuẩn.

Các thuật ngữ được quy định làm TĐCĐ thường được in nét đậm. Trong trường hợp các thuật ngữ được quy định làm TĐCĐ có từ đồng nghĩa hoặc từ gần nghĩa (gọi là những thuật ngữ tương đương) thì những thuật ngữ tương đương này sẽ không được dùng làm TĐCĐ và được in nét nhạt. Tất cả thuật ngữ dù được hay không được quy định làm TĐCĐ đều phải liệt kê theo trật tự chữ cái trong bộ TĐCĐ. Sau mỗi thuật ngữ được quy định làm TĐCĐ sẽ có tham chiếu DC (dùng cho) chỉ ra những thuật ngữ tương đương. Ngược lại, sau mỗi thuật ngữ không được chọn làm TĐCĐ sẽ có tham chiếu SD (sử dụng) chỉ ra thuật ngữ được quy định làm TĐCĐ. Khi người làm biên mục tra đến một thuật ngữ in nhạt họ sẽ hiểu rằng thuật ngữ ấy không dùng làm TĐCĐ; nhờ vào tham chiếu chỉ ra thuật ngữ được quy định, họ sẽ tìm ra TĐCĐ cần chọn. Đối với các TĐCĐ có các phụ đề thể hiện các phương diện nghiên cứu thì các thuật ngữ được quy định và không được quy định làm phụ đề sẽ được liệt kê bên dưới TĐCĐ và cũng được trình bày tương tự như cách trình bày TĐCĐ. Tất cả các yếu tố vừa nêu phải được trình bày trong bộ TĐCĐ, nếu thiếu chúng bộ TĐCĐ sẽ khó sử dụng được.

Trong trường hợp một thuật ngữ được quy định làm TĐCĐ có mối quan hệ liên đới với các TĐCĐ khác thì mối quan hệ này cũng được trình bày trong bộ TĐCĐ bằng cách dưới TĐCĐ dùng tham chiếu TL (thuật ngữ liên đới) chỉ ra những TĐCĐ có quan hệ liên đới với nó. Tương tự, trong trường hợp một thuật ngữ làm TĐCĐ có mối quan hệ đẳng cấp với các TĐCĐ khác thì dùng tham chiếu TH (thuật ngữ nghĩa hẹp) chỉ ra TĐCĐ có nghĩa hẹp hơn và dùng tham chiếu TR (thuật ngữ nghĩa rộng) chỉ ra TĐCĐ có nghĩa rộng hơn. Ngoài ra, cũng có trường hợp một TĐCĐ có điểm tương đồng hoặc liên quan nào đó (khác với các mối liên quan vừa nêu trên) với các TĐCĐ khác cần được lưu ý thì dùng tham chiếu CX (cũng xem) để chỉ ra các TĐCĐ được lưu ý xem thêm. Một nguyên tắc mang tính lý tưởng, khi tạo ra công cụ tìm tin theo chủ đề thì cần phải chỉ ra các TĐCĐ có liên quan đến nhau. Điều này giúp người tìm tin dễ dàng nhận biết các tài liệu có liên quan đến nhu cầu tin của họ. Hệ thống các tham chiếu giúp người làm biên mục thực hiện được nguyên tắc này; nhờ thế các công cụ tìm tin sẽ giúp chỉ ra mối liên quan giữa các tài liệu. Trong biểu ghi MARC cho một tài liệu, thuật ngữ nghĩa rộng và thuật ngữ nghĩa hẹp được khai báo tại trường 5XX, tuy nhiên, hầu như các thư viện ở Việt Nam không thực hiện được nguyên tắc này.

Như vậy, một bộ TĐCĐ nếu chỉ gồm một danh mục các thuật ngữ được quy định làm TĐCĐ và thiếu đi hệ thống các tham chiếu, phụ chú thì khó có thể trở thành công cụ hoàn chỉnh cho việc định TĐCĐ.

Tài liệu hướng dẫn

Như đã trình bày, quá trình BMCĐ cần khá nhiều tài liệu hướng dẫn, có thể nhóm thành hai loại: Tài liệu hướng dẫn phương pháp định TĐCĐ và tài liệu hướng dẫn các nội dung liên quan đến sử dụng, cập nhật, bổ sung cho bộ TĐCĐ. Hai loại tài liệu này có thể được biên soạn trong một tập tài liệu, cũng có thể tách ra thành các tập riêng lẻ.

Tài liệu hướng dẫn phương pháp định tiêu đề chủ đề

Tài liệu này tương tự như một giáo trình hướng dẫn thực hiện việc định TĐCĐ cho tài liệu của cơ quan thư viện - thông tin. Đây được xem là tài liệu huấn luyện cho người làm biên mục mới vào nghề, cũng là tài liệu làm cơ sở thống nhất cho quá trình tác nghiệp của tất cả người làm biên mục. Các nội dung cần thiết gồm có: phương pháp phân tích nội dung tài liệu và các phương pháp định TĐCĐ.

Trong phương pháp phân tích nội dung tài liệu, các nội dung cần trình bày gồm có:

- Các giải thích làm rõ về đối tượng nghiên cứu và phương diện nghiên cứu

- Hướng dẫn tìm hiểu các yếu tố giúp nhận biết chính xác các đặc tính nội dung của tài liệu

- Các câu hỏi gợi ý giúp làm sáng tỏ đối tượng và phương diện nghiên cứu.

Trong phương pháp định TĐCĐ, các nội dung cần trình bày gồm có:

- Phương pháp chung áp dụng khi định tiêu đề cho mọi trường hợp

- Các phương pháp cụ thể áp dụng khi định tiêu đề cho những trường hợp riêng biệt, ví dụ như tài liệu là tác phẩm văn học, tài liệu nói về cá nhân hay đối tượng địa lý…

Tài liệu hướng dẫn các nội dung liên quan đến sử dụng và phát triển Bộ tiêu đề chủ đề

Tài liệu loại này như một cẩm nang hướng dẫn việc sử dụng và duy trì cũng như phát triển bộ TĐCĐ. Các nội dung cần thiết gồm hai phần. Phần thứ nhất, tập trung trình bày cách sử dụng, bao gồm cách tra, ghép thuật ngữ trong bộ TĐCĐ, giải thích rõ hơn ý nghĩa cũng như cách dùng cho những tiêu đề và phụ đề cần lưu ý. Phần thứ hai, trình bày các nguyên tắc, hình thức và cấu trúc, cũng như nguồn tham khảo cho việc lựa chọn thuật ngữ và thiết lập các TĐCĐ mới. Mặc dù, đây là những nội dung về cơ bản mang tính nguyên tắc đã được đúc kết và trình bày trong những tài liệu học thuật hoặc tài liệu tiêu chuẩn nghiệp vụ do cơ quan có thẩm quyền ban hành. Tuy nhiên, các thư viện vẫn nên biên soạn lại theo hướng giải thích và vận dụng cụ thể vào việc duy trì và phát triển bộ TĐCĐ của đơn vị mình. Kế tiếp nội dung này là các hướng dẫn về quy định, quy trình cho việc thiết lập mới, cập nhật, chỉnh sửa và kiểm soát các TĐCĐ. Cũng cần liệt kê rõ nguồn tham khảo giúp cho quá trình lựa chọn thuật ngữ khi điều chỉnh hoặc bổ sung tiêu đề mới.

Kết luận

Để đảm bảo sự chuẩn hoá và hiệu quả của công tác BMCĐ, các cơ quan thư viện - thông tin cần có một tổ hợp công cụ và tài liệu hướng dẫn, cũng như tài liệu tham khảo. Trong trường hợp các cơ quan sử dụng một bộ TĐCĐ do một cơ quan khác biên soạn thì tất cả người làm biên mục vẫn phải cập nhật các thay đổi, phát triển liên quan đến bộ TĐCĐ từ cơ quan chủ biên. Do đó, việc thấu hiểu giá trị và nội dung của tổ hợp công cụ và tài liệu hướng dẫn luôn là một yêu cầu khi tác nghiệp, cũng như khi phát triển công cụ và duy trì sự chuẩn hoá trong xử lý tài liệu.

Có thể thấy, chuẩn hoá trong xử lý tài liệu là một công tác và một mảng đề tài nghiên cứu mang tính thường xuyên, liên tục của hoạt động thư viện - thông tin. Một minh chứng điển hình là Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ đã nỗ lực hơn một thế kỷ và vẫn còn tiếp tục nỗ lực để có được một bộ LCSH đáp ứng tốt yêu cầu của công tác BMCĐ. Các thư viện và các chuyên gia Việt Nam đã có những nỗ lực nhất định cho công tác chuẩn hoá BMCĐ trong hơn hai mươi năm qua, tuy nhiên, kết quả thực sự đạt được còn chưa nhiều. Do đó, vẫn rất cần các nghiên cứu cho thực tiễn biên mục của Việt Nam với nhiều mức độ và cách tiếp cận: tổng quan, chi tiết, lý thuyết, ứng dụng (Nghiên cứu này được tài trợ bởi Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh trong đề tài mã số C2013_38_1).

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Câu lạc bộ thư viện. Chọn tiêu đề đề mục. - Tp. Hồ Chí Minh, 1999.

2. Nguyễn Hồng Sinh, Nguyễn Thị Lan, Phan Thị Hồng Hạnh. Áp dụng các quy định và phương pháp định chủ đề theo bộ LCSH: Kết quả từ cuộc khảo sát tại Thư viện Trung tâm - Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh // Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2012. - Số 3. - Tr. 3–8.

3. Thư viện Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh. Bộ tiêu đề chủ đề với khoảng 15.000 tiêu đề. - Tp. Hồ Chí Minh: Thư viện KHTH Tp. Hồ Chí Minh, 2010.

4. Thư viện Quốc gia Việt Nam. Bảng đề mục chủ đề dự thảo. - H.: Thư viện Quốc gia Việt Nam, 1991.

5. Taylor, A. The organization of information. - Englewood: Libraries Unlimited, 1999.

____________________

TS. Nguyễn Hồng Sinh

Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2015. - Số 4. - Tr. 21-25,20.

< Prev		Next >