THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

ỨNG DỤNG KHUNG PHÂN LOẠI THẬP PHÂN DEWEY, ẤN BẢN 23 TIẾNG VIỆT TRONG TỔ CHỨC KHO MỞ TẠI THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

ThS. Đỗ Thị Thu Hiền

Phó Trưởng phòng Đọc

Thư viện Quốc gia Việt Nam

__________________________

Tóm tắt: Bài viết đề cập việc ứng dụng DDC 23 trong tổ chức kho mở tại TVQG; đưa ra một số kinh nghiệm của TVQG trong việc sắp xếp tài liệu kho mở theo DDC 23; Đề ra các giải pháp khắc phục một số hạn chế của DDC 23 trong tổ chức, sắp xếp kho mở.

Mở đầu

Sử dụng Khung phân loại thập phân Dewey (DDC) đã trở thành xu thế tất yếu, giúp thống nhất và chuẩn hóa về nghiệp vụ, chia sẻ thông tin toàn cầu của ngành Thư viện Việt Nam. Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQG) là thư viện trung tâm, đầu ngành của cả nước, tiên phong trong việc lựa chọn, dịch và ứng dụng DDC trong các hoạt động nghiệp vụ của Thư viện. Từ năm 2007, TVQG bắt đầu áp dụng Khung phân loại DDC trong các hoạt động nghiệp vụ như: xử lý tài liệu, tổ chức bộ máy tra cứu, tổ chức kho mở (phòng đọc tự chọn), kiểm soát thư mục giúp cho việc tổ chức, khai thác và phổ biến thông tin để phục vụ người sử dụng được nhanh chóng và hiệu quả. Ứng dụng Khung phân loại Dewey, Ấn bản 23 tiếng Việt (DDC 23) trong công tác biên mục, xử lý tài liệu làm cơ sở để sắp xếp, tổ chức các kho mở tại TVQG đã và đang giúp người sử dụng tiếp cận nguồn tài nguyên thông tin phong phú, đa dạng tại Thư viện được nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Kho mở hình thành và phát triển do nhu cầu khách quan của sự phát triển xã hội, tạo điều kiện khắc phục hàng rào thông tin giữa nguồn tài nguyên thông tin và người dùng; rút ngắn thời gian tra tìm, tiếp cận nguồn thông tin, thúc đẩy các quá trình phát triển khoa học công nghệ, văn minh và tiến bộ loài người. TVQG là nơi thu nhận và lưu trữ các xuất bản phẩm lưu chiểu trong cả nước. Với nguồn tài nguyên thông tin phong phú và đa dạng, hơn 2,5 triệu đơn vị tư liệu, Thư viện đã và đang phục vụ người sử dụng theo hai phương thức chính là tự chọn và yêu cầu trên cơ sở các kho mở và kho đóng. Tham luận đề cập tới việc ứng dụng Khung phân loại thập phân DDC 23 trong tổ chức các kho mở tại TVQG.

1. Công tác tổ chức kho mở tại Thư viện Quốc gia Việt Nam

Từ năm 1965, TVQG đã hình thành một số kho mở, nhưng với điều kiện còn hạn chế như các phòng đọc có quy mô nhỏ, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ khác nhau và chưa sử dụng các thiết bị an ninh… Do vậy, phải đến năm 2002, TVQG mới tổ chức lại hệ thống kho mở theo tiêu chuẩn chung với sự góp mặt của công nghệ và hệ thống thiết bị an ninh như cổng từ, camera, máy quét mã vạch. Tài liệu tại thời điểm đó được tổ chức, sắp xếp theo môn loại của Khung phân loại BBK. Tuy nhiên, chỉ số phân loại BBK kết hợp chữ cái và số, bộc lộ nhiều khó khăn trong việc tổ chức, sắp xếp cũng như tra cứu, lựa chọn tài liệu. Cuối năm 2007, TVQG đã bắt đầu ứng dụng Khung phân loại DDC 14 Ấn bản rút gọn và đến năm 2014 ứng dụng Khung phân loại DDC 23 trong các hoạt động nghiệp vụ.

DDC 23 là một khung phân loại toàn cầu, mang đầy đủ ba tính chất liệt kê, tổng hợp và phân cấp. Trong đó, phân cấp là tính chất đặc thù của khung phân loại này nên rất thuận tiện cho việc xử lý tài liệu cũng như ứng dụng để tổ chức, sắp xếp các kho mở được dễ dàng, thuận tiện và hiệu quả. Để tổ chức kho mở cần phải đảm bảo một số yếu tố căn bản như không gian, giá sách, nguồn tài nguyên thông tin, nguồn nhân lực và các yếu tố, nguyên tắc chi tiết khác nhằm đảm bảo việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trên giá. Tài liệu tại kho mở cơ bản được sắp xếp theo nguyên tắc xếp giá cơ bản (từ trái qua phải, từ trên xuống dưới…). Bên cạnh đó, tại các kho mở của TVQG, tài liệu được tổ chức, sắp xếp theo ký hiệu phân loại (lớp môn loại, nhóm môn loại), mã Cutter tên tài liệu, mã màu, khổ sách và kết hợp năm xuất bản tại một số môn loại đặc thù.

Về ký hiệu phân loại (lớp môn loại, nhóm môn loại)

Ký hiệu phân loại là căn cứ cơ bản, đầu tiên để xác lập ký hiệu xếp giá cho mỗi tài liệu tại kho mở. Theo Khung phân loại thập phân DDC 23, các lớp môn loại cơ bản được tổ chức theo ngành hoặc các lĩnh vực nghiên cứu từ 000 đến 900. Theo đó, tài liệu được chia và xếp vào các dãy giá từ mục 000 đến 900, tài liệu có chỉ số phân loại nhỏ xếp trước, tài liệu có chỉ số phân loại lớn xếp sau theo trật tự tăng dần các lớp môn loại.

DDC dùng 10 chữ số Ả rập để phân loại, sắp xếp các bộ sưu tập của thư viện theo nội dung tài liệu tại các kho mở. Trên các giá tại kho mở, tài liệu được tổ chức, sắp xếp theo trật tự này rất thuận tiện cho việc tổ chức sắp xếp kho cũng như giúp người sử dụng dễ dàng tiếp cận, tra tìm và lựa chọn tài liệu. Mỗi tài liệu, căn cứ trên nội dung, được định một ký hiệu phân loại, kết hợp với mã Cutter tên tài liệu và năm xuất bản của tài liệu… để làm dấu hiệu xếp giá trong kho mở. Dấu hiệu đó gọi là ký hiệu xếp giá của tài liệu.

Nếu như DDC 14 có nội dung cơ cấu khung phân loại còn chung chung, chưa đầy đủ, chỉ phù hợp với các thư viện có quy mô nhỏ thì ký hiệu DDC 23 rất chi tiết, rõ ràng phù hợp với các thư viện có quy mô vừa và lớn… Tuy nhiên, đây cũng là điểm hạn chế trong việc in nhãn xếp giá và tổ chức, sắp xếp tài liệu trên các giá kho mở. Để khắc phục hạn chế này, hiện nay TVQG chỉ sử dụng 3 chữ số thuộc lớp môn loại chính trước dấu chấm và sau dấu chấm chỉ lấy từ 1 đến 4 chữ số (việc này đã và đang được thực hiện mà không gây bất cứ khó khăn, nhầm lẫn nào trong quá trình cắt lớp, in nhãn xếp giá cũng như sắp xếp, tổ chức tài liệu tại các kho mở).

Dựa theo cấu trúc Khung phân loại thập phân DDC 23, tùy vào số lượng và đặc điểm thực tế của nguồn tài nguyên thông tin, TVQG tiến hành tổ chức kho mở. Lựa chọn sách Việt của 4 năm gần nhất để tổ chức thành hai kho mở (KHXH&NV và KHTN&ƯD), TVQG đã nghiên cứu và thống nhất cắt lớp thành 159 nhóm môn loại, trong đó có các lớp: lớp 000 (8 nhóm), lớp 100 (6 nhóm), lớp 200 (3 nhóm), lớp 300 (41 nhóm), lớp 400 (7 nhóm), lớp 500 (20 nhóm), lớp 600 (33 nhóm), lớp 700 (9 nhóm), lớp 800 (19 nhóm), lớp 900 (13 nhóm). Với tài liệu Ngoại (sách tiếng nước ngoài) thuộc kho mở Đa ngôn ngữ và kho mở Tài liệu tra cứu hiện Thư viện chỉ sử dụng lớp chính (000-900).

Ví dụ: Về cắt lớp môn loại lớp 900 thành 13 nhóm môn loại như sau:

Về mã Cutter tên tài liệu

Cùng với chỉ số phân loại, TVQG áp dụng chỉ số mã Cutter tên tài liệu để tổ chức, sắp xếp tài liệu trong các kho mở. Đó là việc mã hóa tên tài liệu thành các chữ và số để sắp xếp tài liệu theo thứ tự chữ cái đối với từng nhóm môn loại đã được Thư viện thực hiện cắt lớp, theo quy định. Dựa theo nguyên tắc ghép chữ cái đầu tiên của tài liệu rồi đến các chữ số được phiên ra từ chữ cái theo một bảng mã Cutter quy định sẵn, cuối cùng là chữ cái đầu tiên của chữ tiếp theo ở tên tài liệu. Qua quá trình xử lý, nhập tài liệu tại các biểu ghi thư mục, chương trình sẽ mặc định sinh mã Cutter tự động cho mỗi tài liệu.

Ví dụ:

(1) Tài liệu: Câu chuyện chuyển đổi số > Mã Cutter là C125C

(2) Tài liệu: 150 bài tập toán cơ bản và nâng cao, phiên âm số 150 = Một trăm năm mươi > Mã Cutter là M458T

(3) Tài liệu: Truyền thông bằng IQ > Mã Cutter là TR527T (vần phụ âm kép)

Về mã màu

Bên cạnh chỉ số phân loại và mã Cutter tên tài liệu, mã màu cũng là một yếu tố rất quan trọng trong tổ chức kho mở - phòng đọc tự chọn. Từ năm 2007, TVQG bắt đầu nghiên cứu, áp dụng phương pháp dán mã màu tại kho mở. Đây là phương pháp dùng các mã màu để phân biệt từng loại tài liệu theo nhóm môn loại, ngôn ngữ tài liệu trên các giá giúp người phục vụ và người sử dụng bằng trực quan dễ dàng hơn trong việc tra cứu, lựa chọn tài liệu. Nguyên tắc gán màu được dựa theo 10 lớp môn loại chính của bảng phân loại DDC (chỉ số đầu tiên của mỗi lớp) ứng với 10 màu theo bảng màu được quy định tương ứng với các nhóm môn loại mà TVQG đã cắt lớp phù hợp với tình hình thực tế kho tài liệu.

Tại TVQG, nhóm môn loại, mã Cutter tên tài liệu và mã màu được cài đặt tự động theo một chương trình phần mềm đã định sẵn. Mặc định tương ứng với ký kiệu phân loại, tài liệu sẽ được chọn vào một nhóm môn loại; khi nhập tên tài liệu, hệ thống sẽ sinh tự động các mã Cutter tên tài liệu tương ứng. Tiếp theo là mã màu theo quy định: 0 (màu đỏ), 1 (màu vàng), 2 (màu xanh lam), 3 (màu tím), 4 (màu xanh lá cây), 5 (màu hồng), 6 (màu cam), 7 (màu đen), 8 (màu xanh ngọc), 9 (màu trắng). Mã màu được phân chia hai mã, ba mã màu tùy thuộc vào độ phân loại đơn giản hay chi tiết của tài liệu. Tất cả các quy ước này đều được thể hiện cụ thể trên nhãn xếp giá ứng với mỗi tài liệu được sắp xếp, tổ chức trong kho mở.

Ví dụ: Các tài liệu thuộc nhóm môn loại 658.3/.4 có mã màu 640 (cam-xanh lá cây-đỏ), nhóm môn loại 000/005.5 có mã màu 03 (đỏ-tím)…

Áp dụng mã màu trong các kho mở là rất cần thiết và hiệu quả, là một hình thức nhận dạng trực quan cho phép người sử dụng dễ dàng tiếp cận và xác định nhanh chóng tài liệu trên giá đã được sắp xếp đúng vị trí hay không. Giải pháp này đem lại các lợi ích như dễ dàng phân loại, sắp xếp cũng như phát hiện các tài liệu đặt nhầm vị trí (sách chết) - kể cả tài liệu mỏng; đơn giản hóa trong việc đào tạo nhân viên mới khi phục vụ, giúp người sử dụng và người phục vụ dễ dàng hơn trong việc tra tìm và lựa chọn tài liệu.

Về ký hiệu kho

Kết hợp ngôn ngữ, khổ, năm xuất bản và số đăng ký cá biệt của tài liệu sẽ tạo ra ký hiệu kho. Cụ thể ngôn ngữ tài liệu (Việt - V, Ngoại - N, Trung - H, Hàn - K…); khổ sách (Nhỏ - N, Vừa - V, Lớn - L); mã kho (Hữu Nghị - NV, Quỹ Châu Á - AF, Liên Hợp Quốc - UC, Hàn Quốc - K, Tây Ban Nha - TBN, Tra cứu - TRC).

Ví dụ:

VV2022.20472: Tài liệu Việt, khổ vừa, xuất bản năm 2022 và số đăng ký là 20472

NL2023.01458: Tài liệu Ngoại, khổ lớn, xuất bản năm 2023 và số đăng ký là 01458

HN2024.00845: Tài liệu Trung, khổ nhỏ, xuất bản năm 2024 và số đăng ký là 00845

Ví dụ một nhãn xếp giá tài liệu tại kho mở

Nhãn xếp giá được in tự động theo chương trình, phần mềm đã định sẵn, trên nhãn thể hiện tất cả các yếu tố như ký hiệu phân loại (lớp, nhóm môn loại theo cắt lớp đã được Thư viện thống nhất), mã Cutter tên tài liệu, mã vạch, ký hiệu kho, mã màu/mã kho. Qua quá trình xử lý nhập tài liệu tại các biểu ghi thư mục, chương trình mặc định sinh nhóm môn loại, mã Cutter tên tài liệu, mã vạch, ký hiệu kho, mã màu, mã kho cho mỗi tài liệu. Thực tế, mỗi tài liệu cụ thể được sắp xếp tại các kho mở đều có một nhãn xếp giá riêng gồm các yếu tố cơ bản như: Nhóm môn loại, mã Cutter, mã vạch, ký hiệu kho, mã màu, mã kho. Đó chính là ký hiệu xếp giá, xác định vị trí của tài liệu trong từng kho, trên từng giá để việc tìm kiếm tài liệu được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng.

Ngoài ra, để đảm bảo an ninh và thuận tiện cho việc quét mượn/ trả tự động, mỗi tài liệu đưa ra phục vụ tại kho mở đều được dán chỉ từ hoặc tích hợp tem RFID.

Sắp xếp tài liệu trên giá

Tài liệu trong các kho mở tại TVQG cơ bản được sắp xếp theo nguyên tắc xếp giá: Trong mỗi khoang giá, tài liệu được sắp xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho. Ngoài ra tại các kho mở, tài liệu sẽ được sắp xếp, tổ chức theo: Ký hiệu phân loại, mã Cutter tên tài liệu kết hợp các yếu tố phụ như năm xuất bản, mã màu, mã kho, khổ sách… Điều này cho phép mỗi tài liệu có một chỉ số xếp giá riêng gọi là ký hiệu xếp giá và có một vị trí nhất định trên giá.

Kho mở tại TVQG, tài liệu được tổ chức, sắp xếp theo các tiêu chí sau:

- Sắp xếp theo trật tự tăng dần từ số nhỏ hơn đến số lớn hơn của ký hiệu phân loại của Khung phân loại DDC 23;

- Sắp xếp theo vần chữ cái đầu tiên của tên tài liệu - mã Cutter tên tài liệu (đối với tài liệu có cùng chỉ số phân loại);

- Sắp xếp theo năm xuất bản (đối với tài liệu có cùng chỉ số phân loại và cùng mã Cutter tên tài liệu);

- Ký hiệu kho thể hiện ngôn ngữ, khổ, năm xuất bản, mã màu, mã kho khi sắp xếp và tra tìm tài liệu.

Vì mỗi kho mở (tài liệu Việt, ngoại, chuyên ngành) tại TVQG có những đặc trưng riêng nên bên cạnh nguyên tắc chung trong tổ chức kho cần có các tiêu chí riêng để lựa chọn tài liệu cũng như tổ chức, sắp xếp sao cho phù hợp, hiệu quả. Việc sắp xếp các tài liệu trên giá cũng linh hoạt bên cạnh áp dụng các tiêu chí chính như ký hiệu phân loại, mã Cutter tên tài liệu, mã màu… còn kết hợp các tiêu chí phụ khác như năm xuất bản, khổ sách… để mang lại hiệu quả cao trong thẩm mỹ và tra tìm tài liệu. Trên mỗi giá, đều được dán các nhãn tiêu đề cho từng nhóm môn loại, các chữ cái thể hiện tên tài liệu (chữ cái đầu của tên tài liệu, theo mã Cutter). Ngoài các tiêu đề con phản ánh từng nhóm môn loại gắn lên phía trên các đợt giá, ở mặt ngoài tại mỗi đầu giá đều có bảng hướng dẫn hoặc chỉ dẫn về nội dung tài liệu thuộc từng mặt giá để thể hiện các đề mục tương ứng, như vậy việc hướng dẫn, tra tìm tài liệu sẽ được dễ dàng, thuận tiện hơn.

2. Các Phòng đọc tự chọn (Kho mở) tại Thư viện Quốc gia Việt Nam đang áp dụng Khung phân loại DDC 23

2.1. Phòng đọc tự chọn Khoa học xã hội và nhân văn

Kho mở Phòng đọc tự chọn Khoa học xã hội và nhân văn (KHXH&NV) được tổ chức và phục vụ tại tầng 4 nhà D. Kho tài liệu có khoảng 45.000 bản (sách Việt của 4 năm gần nhất), là những tài liệu có nội dung về khoa học xã hội và nhân văn thuộc nhóm môn loại: 300, 400, 700, 800, 900. Trên cơ sở của 5 lớp chính đó, dựa vào số lượng và đặc điểm thực tế của nguồn tài liệu, TVQG đã cắt lớp thành 89 nhóm môn loại để tổ chức, sắp xếp kho mở KHXH&NV. Thông thường, mỗi nhóm môn loại được dùng đến phân cấp chữ số thứ 3 của 10 lớp phân loại chính trong bảng phân loại, sau đó có thể chi tiết đến số thập phân thứ 4 sau dấu chấm. Chỉ số phân loại (nhóm môn loại) là tiêu chí đầu tiên để nhận biết, tổ chức sắp xếp cũng như tra tìm tài liệu trên các giá tại kho mở.

Một số ví dụ về các nhóm môn loại và các yếu tố thể hiện để sắp xếp, tổ chức tài liệu:

(1) Võ Nguyên Giáp - Danh tướng thời đại Hồ Chí Minh, ký hiệu phân loại: 355.009597 thuộc nhóm 355/359, mã Cutter: V400N, ký hiệu: VV24.07338, mã màu: 335 (tím-tím-hồng).

(2) Hà Nội một thuở phố và người, ký hiệu phân loại: 959.731 thuộc nhóm 959.7044/.9, mã Cutter: H100N, ký hiệu VV22.19860, mã màu: 914 (trắng-vàng-xanh lá cây).

(3) Tôi và Thái nguyên, ký hiệu phân loại: 895.9223408 thuộc nhóm 895.9223, mã Cutter: T452V, ký hiệu VV22.20515, mã màu: 821 (xanh ngọc-xanh lam-vàng).

Tài liệu tại kho mở Phòng Đọc tự chọn KHXH&NV cơ bản được tổ chức, sắp xếp trên giá theo nhóm môn loại và mã Cutter tên tài liệu. Tuy nhiên, trên thực tế qua quá trình tổ chức kho cũng như tra tìm tài liệu, tại một số môn loại như 324: Lịch sử Đảng bộ địa phương, 307: Niên giám thống kê, 895.9221: Thơ, 895.9223: Tiểu thuyết, truyện ngắn… là những môn loại có số lượng tài liệu nhiều, rất mất thời gian vì cùng nhóm phân loại, cùng mã Cutter tên tài liệu nên phải tìm tài liệu trên rất nhiều giá. Ví dụ với các tài liệu về Lịch sử Đảng bộ địa phương (hiện có khoảng 900 cuốn) có ký hiệu phân loại 324, cùng mã Cutter tên tài liệu (L302S) giống nhau, được sắp xếp trên 15 mét giá nên việc tìm một tài liệu thông thường chỉ theo hai dấu hiệu này rất mất thời gian. Với các nhóm môn loại đặc thù này, để dễ dàng tra tìm, lựa chọn tài liệu, TVQG đã kết hợp thêm việc sắp xếp tài liệu theo năm xuất bản (2021, 2022, 2023, 2024), khổ (VL, VV, VN) và thường xuyên kiểm soát tài liệu theo mã màu.

2.2. Phòng đọc tự chọn Khoa học tự nhiên và ứng dụng

Kho mở Phòng đọc tự chọn Khoa học tự nhiên và ứng dụng (KHTN&ƯD) được tổ chức và phục vụ tại tầng 5 nhà D. Kho tài liệu hiện có khoảng 20.000 bản (sách Việt của 4 năm gần nhất) là những tài liệu có nội dung về khoa học tự nhiên và ứng dụng thuộc nhóm môn loại: 000, 100, 200, 500, 600. Trên cơ sở của 5 lớp chính đó, dựa vào số lượng và đặc điểm thực tế tài liệu Việt thu nhận được theo Luật Xuất bản của nguồn tài liệu, TVQG đã cắt lớp thành 70 nhóm môn loại để tổ chức, sắp xếp kho mở. Nguyên tắc cắt lớp các nhóm môn loại và tiêu chí để nhận biết, tổ chức sắp xếp cũng như tra tìm tài liệu trên các giá thuộc kho mở Phòng đọc tự chọn KHTN&ƯD cũng tương tự như kho mở Phòng đọc tự chọn KHXH&NV.

Một số ví dụ về các nhóm môn loại và các yếu tố thể hiện để sắp xếp, tổ chức tài liệu:

(1) Bài tập lập trình với ngôn ngữ python, ký hiệu phân loại: 005.133076 thuộc nhóm 005/005.5, mã Cutter: B103T, ký hiệu: VV24.07968, mã màu: 03 (đỏ-tím).

(2) Giáo trình điện tử số, ký hiệu phân loại: 621.3810711 thuộc nhóm 621/621.3, mã Cutter: GI-108T, ký hiệu VV23.12318, mã màu: 612 (cam-vàng-xanh lam).

(3) Kỹ năng quản lý dự án, ký hiệu phân loại: 658.404 thuộc nhóm 658.3/.4, mã Cutter: K600N, ký hiệu VV21.05887, mã màu: 640 (cam-xanh lá cây-đỏ).

Cách sắp xếp tài liệu trên giá tuân thủ theo nguyên tắc xếp giá chung (từ trái sang phải, từ trên xuống dưới…), nhóm môn loại (trật tự các môn loại trong bảng phân loại), mã Cutter tên tài liệu, các yếu tố khác (năm xuất bản, ký hiệu kho, mã màu, khổ sách…) tương tự như cách tổ chức, sắp xếp tại kho mở phòng Đọc tự chọn KHXH&NV.

2.3. Phòng đọc tự chọn Đa ngôn ngữ

Kho mở Phòng đọc tự chọn Đa ngôn ngữ được tổ chức sắp xếp và phục vụ tại tầng 5 nhà D (cùng trong không gian kho mở Phòng đọc tự chọn KHTN&ƯD) có khoảng 25.000 bản. Khác với kho mở tài liệu Việt, kho mở Đa ngôn ngữ là một kho mở tổng hợp gồm nhiều ngôn ngữ nên tiêu chí phân biệt đầu tiên của kho là phân biệt ngôn ngữ tài liệu theo mã màu. Tài liệu tiếng Anh có mã màu xanh lá cây, tiếng Pháp mã màu vàng, tiếng Trung Quốc mã màu tím, tiếng Tây Ban Nha có mã màu đỏ… Trong từng ngôn ngữ, tài liệu sẽ được tổ chức, sắp xếp theo lớp môn loại chính của Khung phân loại thập phân DDC 23 và mã Cutter tên tài liệu cùng các tiêu chí phụ (linh hoạt theo đặc thù từng ngôn ngữ).

Cụ thể: Với các sách hệ La tinh (Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha): Áp dụng lớp môn loại chính (000-900) và mã Cutter tên tài liệu, tiêu chí phụ khổ sách trong tổ chức, sắp xếp tài liệu trên giá. Hệ tượng hình (Hàn, Nhật, Trung) do TVQG chưa tiến hành được mã hóa tên tài liệu nên ở những lớp môn loại này có nhiều tài liệu thuộc các lớp như (300, 800, 900…), thư viện đã kết hợp tiêu chí phụ năm xuất bản để tổ chức sắp xếp và tra tìm tài liệu trên các giá được nhanh chóng, thuận tiện hơn. Với tài liệu Quỹ Châu Á và Liên Hợp Quốc (tiếng Anh và tiếng Pháp), cùng là tài liệu hệ La tinh, để phân biệt với tài liệu tiếng Anh và tiếng Pháp của Kho Hữu Nghị, TVQG không dán màu ngôn ngữ mà dán màu theo lớp môn loại 000: màu đỏ, 100: màu vàng, 200: màu xanh lam, 300: màu tím, 400: xanh lá cây, 500: hồng, 600: cam, 700: đen, 800: xanh ngọc, 900: trắng và sắp xếp tài liệu trên các giá trực tiếp theo tiêu chí lớp môn loại kết hợp mã Cutter tên tài liệu và các yếu tố phụ như khổ sách, mã màu lớp môn loại. Để nhận biết, phân biệt các sách thuộc Kho Hữu Nghị, Quỹ Châu Á, Liên Hợp Quốc, trên nhãn tự chọn thể hiện mã kho: NV (sách Hữu nghị), AF (sách Quỹ Châu Á), UC (sách Liên Hợp Quốc).

Một số ví dụ về các nhóm môn loại và các yếu tố thể hiện để sắp xếp, tổ chức tài liệu:

(1) The social wasps of Vietnam, ký hiệu phân loại: 595.7909597 thuộc lớp 500, mã Cutter: S419-I, ký hiệu NV21.00167, mã kho: NV (Kho Hữu nghị).

(2) Ancient brews: rediscovered and re-created, ký hiệu phân loại: 663.42 thuộc lớp 600, mã Cutter: A105C, ký hiệu NV20.00738, mã kho: AF (Kho Quỹ Châu Á).

(3) 한국 전통시대의 토목문명, ký hiệu phân loại: 951.9 thuộc lớp 900, ký hiệu KV22.00050, mã kho: K (Kho sách Hàn).

2.4. Phòng đọc tự chọn Tài liệu tra cứu

Kho mở Phòng đọc tự chọn Tài liệu tra cứu được tổ chức và phục vụ tại tầng 2 nhà E, đây là một bộ phận cấu thành của bộ máy tra cứu của TVQG. Kho tra cứu hiện có khoảng 3.000 bản, bao gồm trên 200 loại từ điển, sách chuyên ngành bằng nhiều ngôn ngữ thông dụng trên thế giới: Anh, Pháp, Nga, Đức, Tây Ban Nha, Trung Quốc…, hơn 30 loại bách khoa toàn thư, nhiều sổ tay, cẩm nang, tài liệu chuyên khảo về các lĩnh vực khoa học khác nhau… Tài liệu được tổ chức, sắp xếp theo hướng mở áp dụng theo Khung phân loại thập phân DDC 23.

Kho mở Tài liệu tra cứu gồm nhiều ngôn ngữ nên tài liệu được tổ chức, sắp xếp theo các tiêu chí như kho mở Phòng đọc Đa ngôn ngữ. Tiêu chí phân biệt đầu tiên của kho này là phân biệt ngôn ngữ tài liệu dựa theo mã màu (dải màu thứ nhất): tài liệu tiếng Việt màu đỏ, tiếng Anh màu xanh lá cây, tiếng Pháp màu vàng, tiếng Trung Quốc màu tím, tiếng Nga màu xanh lam. Sau đó trong từng ngôn ngữ sẽ áp dụng theo lớp môn loại chính 000 - 900 (dải màu thứ hai): 000: màu đỏ, 100: màu vàng, 200: màu xanh lam, 300: màu tím, 400: xanh lá cây, 500: hồng, 600: cam, 700: đen, 800: xanh ngọc, 900: trắng; kết hợp mã Cutter tên tài liệu, tiêu chí phụ khổ sách, ký hiệu kho.

Một số ví dụ về các nhóm môn loại và các yếu tố thể hiện để sắp xếp, tổ chức tài liệu:

(1) Lê Duẩn tuyển tập. T.2 - 1965-1975, ký hiệu phân loại: 324.2597071 thuộc lớp 300, mã Cutter: L250D, ký hiệu VV08.10585, mã kho: TRC (kho Tra cứu).

(2) The encyclopedia of American facts and dates, ký hiệu phân loại: 973.202 thuộc lớp 900, mã Cutter: E203C, ký hiệu NV93.01924, mã kho: TRC (kho Tra cứu).

(3) Encyclopédie du protestantisme, ký hiệu phân loại: 284.03 thuộc lớp 200, mã Cutter: E203C, ký hiệu FV95.00717, mã kho: TRC (kho Tra cứu).

3. Nhận xét, đánh giá

DDC 23 là Khung phân loại mang tính quốc tế, có ưu điểm vượt trội so với các khung phân loại khác: tính khoa học, thông dụng, liên tục cập nhật mới, thường xuyên sửa chữa, bổ sung; cấu trúc, ký hiệu phân cấp rõ ràng, phương pháp sắp xếp khoa học, thuận tiện trong tổ chức, tra tìm, lựa chọn tài liệu, đã và đang được nhiều thư viện trong và ngoài nước sử dụng nên thuận tiện trao đổi, chia sẻ, liên thông. Tại TVQG, qua 17 năm (2007-2024) ứng dụng DDC trong đó 10 năm ứng dụng DDC 23 để xử lý nguồn tài liệu và tổ chức kho mở, nhận thấy rằng: việc ứng dụng DDC 23 trong tổ chức kho mở rất hợp lý, phù hợp; thuận tiện cả cho người làm công tác thư viện và người sử dụng thư viện trong tổ chức sắp xếp kho cũng như tiếp cận, tra tìm nguồn tài liệu. Theo DDC 23, các tài liệu thuộc ngành, lĩnh vực nào sẽ được phân loại về đúng ngành và lĩnh vực đó nên tạo một sự ngăn nắp, khoa học, dễ tìm… Ký hiệu phân loại là những con số với thứ tự tăng dần từ bé đến lớn, dễ hiểu, dễ tiếp cận nên chỉ cần hướng dẫn một vài lần, nhìn vào ký hiệu phân loại, biết nguyên tắc, cách sắp xếp tài liệu trên giá là người sử dụng có thể tự tra tìm và lựa chọn tài liệu một cách thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng.

Bên cạnh những ưu điểm, thuận lợi nêu trên, việc ứng dụng DDC 23 trong tổ chức các kho mở cũng có một số hạn chế nhất định. Tuy nhiên, qua thực tế, TVQG đã nghiên cứu, cải tiến để khắc phục hạn chế, phù hợp với tổ chức sắp xếp, tra tìm tài liệu tại kho mở, cụ thể:

Thứ nhất, chỉ số phân loại dài, nhiều chữ số, dễ sai, nhầm lẫn (chỉ có 1 dấu chấm đặt sau 3 chữ số đầu tiên còn các dãy số sau viết liên tục không có dấu phân cách). Sự phân chia giữa các lĩnh vực khoa học trong DDC chưa đồng nhất dẫn đến ký hiệu phân loại thể hiện không đồng đều trên nhãn xếp giá (ký hiệu ngắn, ký hiệu quá dài…). Ngoài việc khó trình bày đầy đủ và cân đối trên nhãn môn loại, ký hiệu phân loại quá dài gây khó khăn khi sắp xếp tài liệu trên giá tại các kho mở.

TVQG khắc phục vấn đề trên bằng việc việc cắt lớp, rút ngắn chỉ số xếp giá để thể hiện trên nhãn (sử dụng 3 chữ số thuộc lớp môn loại chính trước dấu chấm và sau dấu chấm chỉ lấy từ 1 đến 4 chữ số). Qua thời gian nghiên cứu, thống nhất và áp dụng theo quy định chung này để in nhãn xếp giá tại các kho mở, chúng tôi nhận thấy việc làm này rất hợp lý mà không ảnh hưởng tới nội dung khi tổ chức sắp xếp, tra tìm tài liệu tại kho mở các phòng đọc tự chọn.

Thứ hai, tài liệu cùng một chủ đề, ngành khoa học cụ thể nhưng có ký hiệu phân loại khác nhau, xuất hiện ở các lớp khác nhau nên được sắp xếp ở nhiều vị trí trong kho mở gây khó khăn khi xác định và tra tìm, tiếp cận nguồn tài liệu. Ví dụ, (1) cùng là các tài liệu về tư tưởng Hồ Chí Minh nhưng tư tưởng Hồ Chí Minh về các lĩnh vực khác nhau thì có ký hiệu phân loại khác nhau theo từng lĩnh vực: đạo đức: 170, văn hóa: 306, ngoại giao: 327, quân sự: 355… ; Tài liệu nói về Hồ Chí Minh nhưng mang tính chất văn học như văn, thơ, truyện kể, truyện ký, kỷ niệm... xếp vào mục văn học cụ thể. Riêng các tác phẩm hồi ký, nhật ký viết về quá trình hoạt động, tiểu sử và sự nghiệp của Hồ Chí Minh xếp vào mục lịch sử… (2) Các tài liệu về kinh tế theo DDC 23 được xếp ở nhiều vị trí (tại TVQG thậm chí tài liệu được sắp xếp tại 2 kho mở khác nhau) như kinh tế học: 330, thương mại: 380 thuộc lớp 300 xếp tại Kho mở KHXH&NV nhưng tài liệu về kế toán: 657, quản trị kinh doanh: 658 thuộc lớp 600 xếp tại Kho mở KHTN&ƯD.

Để giải quyết vấn đề này, TVQG thường xuyên quan tâm hướng dẫn, đào tạo và đưa ra những yêu cầu cụ thể đối với cán bộ được phân công phục vụ tại kho mở. Bên cạnh những yêu cầu chung, người phục vụ tại kho mở cần hiểu, nắm vững cấu trúc, quy tắc của khung phân loại để có thể tư vấn, hướng dẫn, chỉ dẫn người sử dụng trong quá trình tra tìm, lựa chọn tài liệu. Thực tế các cán bộ được phân công phục vụ ở các kho mở tại TVQG đều nắm rõ và có phương pháp trong việc tư vấn, hướng dẫn người sử dụng khi tra tìm, xác định nguồn tài liệu để việc tìm kiếm tài liệu được dễ dàng, hiệu quả hơn.

Thứ ba, tài liệu trong các kho mở tại TVQG cơ bản được tổ chức sắp xếp trên giá theo hai yếu tố chính là lớp hoặc nhóm môn loại và mã Cutter tên tài liệu. Tuy nhiên, trên thực tế qua quá trình tổ chức kho cũng như tra tìm tài liệu, ở một số nhóm môn loại như 324, 307, 895.9221… số lượng tài liệu có cùng mã Cutter khá nhiều… ; kho tượng hình do khách quan hiện nay TVQG chưa tiến hành được việc mã hóa tên tài liệu… nên việc tìm tài liệu trên nhiều mét giá rất mất thời gian.

Do vậy, bên cạnh tiêu chí chính lớp hoặc nhóm môn loại và mã Cutter tên tài liệu, Thư viện linh hoạt kết hợp tiêu chí năm xuất bản, khổ và thường xuyên kiểm soát tài liệu theo mã màu trong sắp xếp, tổ chức kho. Ngoài ra, để thuận tiện cho việc sắp xếp, hướng dẫn và lựa chọn tài liệu, Thư viện đã bổ sung thêm các tiêu đề chỉ chỗ rất cụ thể trên các giá tài liệu. Áp dụng tiêu chí này tại Kho mở KHXH&NV và kho sách thuộc hệ tượng hình (Hàn, Trung…) đã giúp cho việc tra tìm, lựa chọn tài liệu được nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Có thể khẳng định rằng, việc ứng dụng DDC 23 trong tổ chức các kho mở tại TVQG đã mang lại những hiệu quả nhất định. Để công tác phục vụ nói chung, phục vụ bạn đọc tại kho mở nói riêng được hiệu quả hơn nữa, TVQG đang hướng đến việc biên soạn cẩm nang hướng dẫn sử dụng thư viện giúp bạn đọc dễ dàng xác định, tiếp cận và lựa chọn được nguồn tài liệu phù hợp đặc biệt tại các kho mở được nhanh chóng, dễ dàng hơn; giúp người làm thư viện tự ôn luyện, bổ sung kiến thức… nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ. Thực tế, bất kỳ ngành nghề, lĩnh vực chuyên môn nào, cẩm nang hướng dẫn thực hành cũng là một trong những công cụ hữu ích và cần thiết.

Kết luận

Hiện nay kho mở đang là xu hướng lựa chọn của nhiều thư viện. Tổ chức kho mở theo chuẩn (cơ sở vật chất trang thiết bị, vấn đề xử lý nghiệp vụ…) sẽ góp phần làm thay đổi bộ mặt thư viện giúp cho người sử dụng tiếp cận với nguồn thông tin được dễ dàng, nhanh chóng và đem lại phong cách phục vụ mới hiệu quả hơn cho thư viện. Có thể nói phương thức tổ chức kho mở theo khung phân loại thập phân DDC 23 hiện nay đã nâng cao chất lượng phục vụ, phù hợp với xu thế chung “hướng tới người dùng”. Không chỉ ở các thư viện lớn có nguồn tài liệu phong phú, đa dạng như TVQG mà cả các thư viện chuyên ngành, đa ngành và các thư viện có quy mô nhỏ vẫn có thể linh hoạt ứng dụng DDC 23 trong hoạt động nghiệp vụ xử lý tài liệu nói chung và trong công tác tổ chức kho mở nói riêng.

________________

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Kỷ yếu Hội nghị - Hội thảo Tổng kết công tác ứng dụng Khung phân loại thập phân Dewey, Ấn bản 23 tiếng Việt trong các thư viện Việt Nam (2014 - 2019) / Thư viện Quốc gia Việt Nam, Vụ Thư viện, Bùi Lan Anh... - Đà Nẵng : S.n, 2019.

2. Nguyễn Thị Lan Hương. Ứng dụng phân loại DDC 14 vào kho đọc sách tự chọn tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. https://nlv.gov.vn/nghiep-vu-thu-vien/ung-dung-phan-loai-ddc-14-vao-kho-doc-sach-tu-chon-tai-thu-vien-quoc-gia-viet-nam.html. Truy cập ngày 18/7/2024.

3. Nguyễn Thị Thanh Vân. Áp dụng phân loại DDC tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. https://nlv.gov.vn/nghiep-vu-thu-vien/ap-dung-phan-loai-ddc-tai-thu-vien-quoc-gia-viet-nam.html. Truy cập ngày 18/7/2024.

Thư mục trích dẫn:

Đỗ Thị Thu Hiền. Ứng dụng Khung phân loại thập phân Dewey, Ấn bản 23 tiếng Việt trong tổ chức kho mở tại Thư viện Quốc gia Việt Nam. Kỷ yếu Hội nghị - Hội thảo "Ứng dụng Khung phân loại thập phân Dewey 23 (DDC 23) trong hoạt động nghiệp vụ của các thư viện Việt Nam (2014 - 2023)" (09-2024) / Đỗ Thị Thu Hiền, tr. 100-113.

< Prev		Next >