THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Tương lai của thư viện

Những thay đổi lớn trong xã hội được phản ánh vào vai trò của thư viện. Tiếp cận bình đẳng thông tin đã phát triển vượt xa chữ viết. Giáo dục trong thế kỷ XXI, bao gồm cả kiến thức kỹ thuật số bởi sử dụng công nghệ mới và mạng xã hội đã trở nên cần thiết để có thể tham gia đầy đủ vào cộng đồng xã hội.

Thư viện không chỉ là nơi lưu trữ sách mà còn là những không gian trải nghiệm sống động; không chỉ là những phòng đọc với các không gian yên tĩnh mà còn là nơi để gặp gỡ và học hỏi. Thư viện kích thích hành động và thực hành, nhưng cũng cho phép nhịp sống của con người chậm lại để được truyền cảm hứng.

Khái niệm học tập trở nên rất rộng và vượt xa những kiến thức chỉ thu nhận từ sách vở. Thư viện cần tuân theo các xu hướng công nghệ và xã hội để điều chỉnh sản phẩm của mình cho phù hợp. Người sử dụng không muốn chỉ sử dụng một cách thụ động, mà muốn được sáng tạo, trở nên năng động và thử nghiệm những điều mới mẻ, họ muốn chia sẻ ý tưởng và kiến thức với những người khác.

Một ví dụ của việc này là “Không gian thực hành”. Không gian thực hành không chỉ là căn phòng để tổ chức các hội thảo mà mục đích của nó là lôi cuốn sự tham gia tích cực của người sử dụng. Thư viện cung cấp cơ sở hạ tầng và giới thiệu người tham gia. Các chương trình được thiết kế theo phương thức để những người tham gia tự lên ý tưởng, dự án và đưa ra để bàn bạc chung. Thư viện cung cấp các phương pháp bên ngoài hệ thống giáo dục thường xuyên và vì vậy, đóng góp quan trọng vào sự phát triển xã hội.

Trong thời đại truyền thông kỹ thuật số và kết nối mạng, cần có không gian cho mọi người tập hợp và giao tiếp trực tiếp với nhau. Tiếp theo nhà và cơ quan, thư viện đang dần phát triển và ngày càng có khả năng trở thành “nơi thứ ba”. Bởi thư viện là nơi hội họp tích cực, mang không khí cảm nhận tốt đang tăng đều.

Sách và thư viện sẽ tồn tại trong tương lai, nhưng tri thức của tương lai sẽ được truyền đạt thông qua sự tham gia của người sử dụng. Sự thay đổi này đòi hỏi thư viện cần thiết kế thêm các chương trình mới, trong đó người sử dụng sẽ bước vào thư viện với vai trò mới là những người chơi chủ chốt và là người quảng bá cho thư viện.

Vai trò mới và các xu hướng

“Mô hình bốn không gian” của Đan Mạch là công cụ cấu trúc tốt nhất để mô tả vai trò của khái niệm thư viện công cộng mới. Mô hình này do ba nhà nghiên cứu thuộc trường Khoa học Thư viện và Thông tin Hoàng gia xây dựng và phối hợp với Uỷ ban về Thư viện công cộng trong xã hội tri thức đưa mô hình vào báo cáo năm 2010. Chương trình mô hình sẽ mô tả và đề xuất các nguyên tắc thiết kế cơ bản cho bốn không gian.

“Bốn không gian không được nhìn nhận là các ‘căn phòng’ bê tông theo ý nghĩa vật lý mà cần có khả năng cảm nhận nó cả dưới dạng thư viện vật lý và trong không gian mạng”.

Không gian học tập là nơi người sử dụng có thể tìm hiểu và khám phá thế giới. Học thông qua chơi có lẽ là những hoạt động mang tính nghệ thuật, kết hợp các khoá học, việc đọc sách và sử dụng các phương tiện truyền thông và các hoạt động khác. Ở thư viện, người sử dụng có thể tìm thấy các hoạt động học tập không chính thức như học qua các bài giảng điện tử, các bài thuyết giảng và thuyết trình và tất nhiên là truy cập các tài nguyên tri thức, dịch vụ tham khảo của thư viện...

Không gian truyền cảm hứng là nơi đáp ứng những trải nghiệm thú vị cho người sử dụng. Hoạt động này diễn ra thông qua việc kết nối vô số các biểu đạt mang tính thẩm mỹ, nhưng tất nhiên “việc học” cũng có thể được truyền cảm hứng. Tại thư viện, người sử dụng sẽ tìm thấy các tư liệu văn chương, phim ảnh, âm nhạc, nghệ thuật, các buổi biểu diễn, trò chơi, gặp gỡ các nghệ sỹ...

Không gian hội họp là một không gian công cộng mở, nhằm mục đích lôi cuốn người dân tham gia vào các hoạt động cộng đồng của địa phương hoặc các cuộc tranh luận. Đó là “nơi thứ ba”, nhưng cũng là không gian cho cả những cuộc họp mang tính bộc phát, không chính thức cũng như tổ chức các sự kiện. Thư viện tốt cần bố trí nhiều không gian hội họp khác nhau, từ những không gian thân mật, gần như không gian riêng tư đến những hội trường lớn và không gian dành cho các cuộc tranh luận công dưới nhiều hình thức khác nhau.

Các không gian trình diễn đang hướng tới hiệu suất, sự thể hiện, tham gia và sáng tạo của người sử dụng. Không gian này được kết nối chặt chẽ với ý tưởng hỗ trợ các đổi mới trong thư viện. Tại đây, người sử dụng sẽ tìm thấy các khung chương trình để trình diễn dưới nhiều cách thức khác nhau: các hội thảo về viết, hội thảo về phim ảnh, các hoạt động với nhà nghệ sỹ, hoặc thậm chí là các hội thảo thực hành thủ công...

Bên cạnh việc xác định vai trò của thư viện, thư viện cần phải xem xét các lĩnh vực liên quan như các công nghệ mới.

10 xu hướng công nghệ hàng đầu cho năm 2016 như sau:

- Công nghệ Virtual reality và Augmented reality trở thành hiện thực;

- Học trực tuyến qua các bài giảng điện tử và học từ xa ngày càng trở nên quan trọng;

- Các thiết bị di động phủ rộng khắp;

- Sự chuyển đổi công nghệ thu thập dữ liệu cá nhân hàng ngày “Quantified Self” từ tích hợp sang lồng ghép. Ví dụ: Apple Watch, các ứng dụng chăm sóc sức khoẻ “health apps”;

- Truyền thông qua các ứng dụng tin nhắn tiếp tục tăng trưởng;

- Video kỹ thuật số và âm nhạc trở nên phổ biến/ truyền trực tiếp qua Internet (live strea- ming);

- Các không gian làm việc chung (Deskless workers);

- Robotics là xu hướng chính trong ngành Công nghệ thông tin.

Thư viện phải kiểm tra những xu hướng này có ý nghĩa thế nào đối với công việc hàng ngày của thư viện để có thể phát triển thêm các dịch vụ mới.

Nhu cầu khách hàng

Thư viện nên suy nghĩ về cách đưa ra những dịch vụ người sử dụng thật sự cần và tập trung hướng về họ. Định hướng người sử dụng là một khái niệm toàn diện và tích hợp các yếu tố cần thiết bao gồm người sử dụng, sản phẩm, dịch vụ và người làm thư viện giúp đạt thành công trong công tác thư viện. Những nhân tố này có quan hệ mật thiết, ảnh hưởng lẫn nhau.

Trong khái niệm tiếp thị, có khách hàng bên ngoài (người sử dụng) và khách hàng nội bộ (người làm thư viện). Trong lĩnh vực dịch vụ - mà thư viện là một phần - truyền thông đóng một vai trò quan trọng. Tiếp thị thư viện không chủ trương tập trung vào vấn đề tiền bạc, mà hơn thế, nó là vấn đề về thúc đẩy một thái độ cần được phổ biến trong toàn bộ thư viện; đó là lý do tại sao nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của thư viện. Hàng hoá là thứ gì đó được làm ra để sử dụng, nhưng dịch vụ là vấn đề về kinh nghiệm. Hình ảnh về dịch vụ hoặc một thư viện chủ yếu được xác định thông qua trải nghiệm của người sử dụng. Vì vậy, người làm thư viện là nguồn tài nguyên tiếp thị quan trọng nhất.

Dịch vụ tiếp thị không phải là màn độc diễn, mà cần từng thành viên của thư viện đều phải tham gia vào. Mỗi thành viên trong đội ngũ người làm thư viện sẽ hình dung ra một hình ảnh của thư viện - trong suốt và cả sau thời gian làm việc. Điều này mang đến một diện mạo và tên của dịch vụ, khiến xuất phát điểm cho việc sử dụng thư viện trở nên thấp hơn. Tiếp thị bởi người làm thư viện là một phần quan trọng của tiếp thị hay xây dựng thương hiệu, người đứng đầu của thư viện chỉ là một phần của chuỗi hoạt động.

            Nhiều nghiên cứu chứng minh rằng khách hàng hài lòng nói kinh nghiệm tích cực của họ với 3 người, trong khi những khách hàng không hài lòng kể với khoảng 11-13 người về những trải nghiệm tiêu cực của họ. Như vậy, khả năng tạo hình ảnh tiêu cực cao gấp 4 lần tạo hình ảnh tích cực.

Thư viện cần có hành động hướng đến sự hài lòng của người sử dụng vì trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gia tăng của ngành giải trí, giáo dục và văn hoá, thư viện cần giữ lại đặc trưng của mình và thể hiện là một lựa chọn hấp dẫn đối với người sử dụng.

Người dân có thể có lựa chọn từ nhiều hoạt động giải trí; đó là lý do tại sao thư viện phải khiến dịch vụ của họ càng hấp dẫn và độc đáo càng tốt và phải nỗ lực liên tục để có được và duy trì người sử dụng. Công việc thư viện trong tương lai không còn thiên quá nhiều về việc cung cấp càng nhiều tài liệu và thông tin được xử lý chất lượng cao càng tốt mà sẽ liên quan đến việc càng có nhiều người sử dụng thường xuyên hài lòng cao nhất càng tốt.

Lĩnh vực kinh doanh đã nhận thức được điều này trong một thời gian dài và đã có những phản ứng phù hợp. Tiếp thị đã trải qua những thay đổi căn bản trong một vài năm vừa qua. “Tiếp thị ảnh hưởng” đã được thay thế bằng “Tiếp thị mối quan hệ”. Thời đại thông tin đã khiến khách hàng tìm các thông tin về chào hàng cạnh tranh dễ dàng hơn bao giờ hết. Do đó, người ta ngày càng tập trung vào các mối quan hệ khách hàng tích cực.

Thư viện có thể phát triển các dịch vụ không chỉ cho công chúng mà cùng với công chúng. Tiếp thị mối quan hệ có nghĩa là tham gia, đối thoại cùng với người sử dụng, coi người sử dụng là đối tác. Nếu người sử dụng cũng được cùng tham gia ví dụ trong các buổi tập huấn cho người sử dụng và các hoạt động khác, thường sẽ dẫn đến phát triển và tối ưu hoá các dịch vụ. Thư viện nên khuyến khích người sử dụng đóng góp vào sự phát triển thư viện. Khách hàng của chúng tôi - những người sử dụng năng động, cũng như những người đến thăm thư viện - có rất nhiều tiềm năng. Họ chính là người đưa ra ý tưởng và thúc đẩy các dịch vụ thư viện. Vì vậy, cần đưa ra định hướng người sử dụng ở một chiều hướng hoàn toàn mới.

Quản lý thay đổi

Quá trình thay đổi là đặc trưng của xã hội thông tin và cũng đóng vai trò quan trọng đối với lĩnh vực thư viện. Thay đổi về tổ chức là một trong những nhiệm vụ quan trọng của tương lai.

Các nhân tố thành công của quá trình thay đổi

Việc giới thiệu thành công cơ cấu tổ chức mới phụ thuộc đáng kể vào thái độ tích cực của các thành viên trong tổ chức đối với cơ cấu này. Muốn tạo sự thành công thì phải chấp nhận tự điều chỉnh. Lý do chính cho sự thất bại lớn của quá trình thay đổi nằm ở mức độ ít tự thay đổi của người làm thư viện. Khoảng 60% các dự án thất bại vì sự phản kháng của người làm thư viện - bao gồm các lý do về cá nhân và tổ chức.

Thiếu hiểu biết về quá trình thay đổi đã được lên kế hoạch là trở ngại căn bản nhất. Ở mọi mức độ phản kháng, sự tham gia của người làm thư viện và sự gắn kết trong giao tiếp là yếu tố quyết định thay đổi thành công. Các biện pháp có thể ngăn ngừa sự thiếu hụt kiến thức là báo cáo tiến độ, thông tin nhân viên và mạng nội bộ để thực hiện các thay đổi. Khả năng và tài năng của người làm thư viện cần được hỗ trợ thông qua đào tạo liên tục hoặc các kế hoạch hành động.

Khi bắt đầu quá trình thay đổi, cần 2 yếu tố quan trọng quyết định thành công:

1. Lôi cuốn nhân viên tham gia - thay đổi chỉ có thể được thực hiện bởi yếu tố con người.

2. Làm việc với tất cả các đối tác.

Các yếu tố cũng dẫn đến thành công bao gồm:

Các nhóm tư vấn chéo tốt cho phát triển ý tưởng;

Thắng nhanh;

Bắt đầu từ việc nhỏ;

Được phép phạm lỗi;

Tự đào tạo bởi nhân viên;

Nhân viên là người tham gia trong các chương trình khách hàng;

Đánh giá cao của nhân viên.

Mẫu chấp nhận

Trong bối cảnh quản lý thay đổi, có thể xem xét một vài mẫu phản ứng nhất định; nắm được những điều này có ích đối với người lãnh đạo thư viện và người quản lý sự thay đổi:

- Khoảng 5% quảng bá cho sự thay đổi.

- Khoảng 40% người hoài nghi và ủng hộ.

- Khoảng 40% không xác định.

- Khoảng 15% từ chối hoặc phản đối.

Ban đầu chỉ có khoảng 5% quảng bá cho sự thay đổi. Họ cho rằng có ít rủi ro và ủng hộ sự thay đổi. Những người này cần được đưa vào nhóm ngay từ ban đầu.

Những người ủng hộ và những người hoài nghi nhìn thấy một chút chủ quan trong sự ủng hộ của mình; họ là những người không ngại rủi ro, muốn được tham gia và có dấu ấn. Những người này cần được ủng hộ và hỗ trợ để có thêm càng nhiều người ủng hộ trở thành người quảng bá càng tốt.

Những người hoài nghi lo sợ tình hình có thể xấu đi và họ cần được thuyết phục về sự cần thiết của các biện pháp thay đổi, nhưng thường thì cảm nhận của họ là hữu ích vì họ có cái nhìn sâu sắc hơn và nhận ra những sai lầm tiềm ẩn.

Những người không xác định rõ quan điểm thường chiếm đa số. Họ vẫn chưa đưa ra quyết định và chờ đợi một cách thận trọng. Cần đặc biệt chú ý thông tin tích cực cho nhóm này và khuyến khích họ thay đổi. Mặc dù nhận thức được sự cần thiết, nhưng họ vẫn phản đối. Họ lo sợ trở thành kẻ thua cuộc do chuyển đổi. Phải cho những người không xác định rõ quan điểm thấy được những lợi ích cá nhân mà các biện pháp thay đổi mang lại cho họ thì mới có thể dành được sự hợp tác tích cực của họ.

Rất khó để tạo ảnh hưởng lên nhóm phản đối vì họ thường xuyên không chấp thuận bất kỳ thay đổi nào. Những người này thường sợ hãi, hay nản chí và đã từng trải qua những việc không tốt. Họ nhìn nhận sự thay đổi không có tác dụng, và sợ cá nhân bị tổn thương. Nghi ngờ của những người này cần được xem xét một cách nghiêm túc, nhưng “những tranh luận khắt khe” của họ cần được xem xét đúng như bản chất của nó - những lý lẽ định mệnh! Họ lo sợ những rủi ro về cá nhân và vật chất. Sự cần thiết của các biện pháp thay đổi được dự đoán là không thuyết phục và họ đấu tranh để giữ nguyên tình trạng hiện tại.

__________________

TS. Hannelore Vogt

Giám đốc Thư viện thành phố Cologne, CHLB Đức

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2016. - Số 4. - Tr. 9-12.

< Prev		Next >