THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Khung phân loại thập phân Dewey là một trong những khung phân loại đã được sử dụng hầu hết trong hệ thống thư viện đại học, thư viện công cộng ở Việt Nam hiện nay. Sau khi bản dịch tiếng Việt DDC 14 được hoàn thiện, ngày 16/8/2006, Thư viện Quốc gia Việt Nam chính thức công bố ấn bản tiếng Việt Khung phân loại DDC 14 rút gọn. Từ năm 2007, Bộ Văn hoá - Thông tin (nay là Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch) đã chủ trương áp dụng ba tiêu chuẩn thư mục quốc tế trong hoạt động thư viện - thông tin gồm có MARC 21, AACR2 và DDC trong phạm vi cả nước. Cho đến nay, khi ấn bản đầy đủ DDC 23 ra đời cũng đã đánh dấu bước ngoặt lớn hơn cho quá trình chuẩn hoá hoạt động nghiệp vụ trong lĩnh vực thư viện - thông tin.

Song song với quá trình phổ biến áp dụng ấn bản DDC 14 và 23, các thư viện đã và đang sử dụng các bảng phân loại khác như BBK, 19 lớp... cũng đã chuyển đổi hoàn toàn sang sử dụng Khung phân loại DDC hoặc sử dụng song song Khung phân loại DDC và khung phân loại mà thư viện đang sử dụng. Dù chuyển đổi sử dụng hoàn toàn Khung phân loại DDC, hay sử dụng đồng thời hai khung phân loại trong công tác phân loại, điều này cũng gây nên những khó khăn nhất định đối với bản thân mỗi thư viện, cũng như các hệ thống thư viện. Đặc biệt, phụ thuộc vào đặc thù loại hình, diện phục vụ, một số thư viện cũng đã áp dụng cùng một lúc hai khung phân loại, chẳng hạn, Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (KHXHNV), Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh (ĐHQGTPHCM) hiện nay là một trong những thư viện đại học đang sử dụng đồng thời hai khung phân loại gồm Khung phân loại BBK và DDC. Là một trường hợp nghiên cứu điển hình về việc áp dụng đồng thời hai khung phân loại trong công tác nghiệp vụ của thư viện, bên cạnh những thuận lợi và sự hỗ trợ về nhân sự, chuyên môn, còn có những hạn chế và khó khăn khi triển khai sử dụng đồng thời hai khung phân loại. Với những khó khăn đó, việc tìm kiếm giải pháp và biện pháp cụ thể khắc phục đòi hỏi sự nỗ lực từ nhiều phía như cơ quan chủ quản, Thư viện Quốc gia Việt Nam và Thư viện trường Đại học KHXHNV, cũng như các đơn vị liên quan. Có rất nhiều biện pháp phổ biến để giải quyết những khó khăn trong quá trình sử dụng đồng thời hai khung phân loại được thư viện thực hiện như: Nâng cao chất lượng chuyên môn của người làm thư viện (NLTV) thông qua những hoạt động tham dự các buổi tập huấn, hướng dẫn sử dụng ấn bản DDC 23; xây dựng và áp dụng quy trình phân loại tài liệu; lựa chọn các công cụ hỗ trợ phân loại phù hợp... Một trong những biện pháp có ý nghĩa cần thiết mà thư viện có thể triển khai đó chính là xây dựng bảng tra ký hiệu phân loại (KHPL) dành cho tài liệu có trong thư viện, đặc biệt đối với tài liệu thuộc lĩnh vực KHXHNV. Đây có thể xem là một biện pháp lâu dài và mang lại những hiệu quả nhất định.

Sự cần thiết của việc xây dựng và áp dụng bảng tra ký hiệu phân loại dành cho tài liệu khoa học xã hội và nhân văn

Trong cấu trúc của mỗi khung phân loại, đặc biệt là Khung phân loại DDC, bên cạnh bảng chính, bảng phụ, thì một trong những thành phần cơ bản khác của khung đó là bảng tra liên quan. Bảng tra liên quan hay còn gọi là bảng chỉ mục quan hệ, là một bộ phận quan trọng của bất kỳ khung phân loại nào [1]. Ngoài ra, bảng tra liên quan còn có những tên gọi khác như bảng tra chủ đề chữ cái, với cấu tạo gồm các chủ đề, khía cạnh liên quan đến nội dung, hình thức, công dụng của tài liệu được sắp xếp theo trật tự chữ cái. Bên cạnh mỗi đề tài, khía cạnh nghiên cứu, xuất hiện cùng với nó sẽ là các KHPL được sắp xếp tương ứng với nội dung của đề tài hay khía cạnh nghiên cứu đó. Trong khung DDC, bảng tra liên quan được xem là công cụ hữu ích giúp NLTV tiết kiệm thời gian trước khi lựa chọn được KHPL hoàn chỉnh cho mỗi tài liệu. Kết quả của việc tra tìm bảng tra liên quan giúp NLTV có định hướng ban đầu về vị trí của chủ đề, phụ đề tài liệu được phản ánh trong nội dung của khung phân loại. Từ đó, NLTV tiếp tục hoàn thiện các bước và đảm bảo các quy tắc để chọn KHPL phù hợp.

Hiện nay, có một số thư viện sử dụng đồng thời cả hai khung phân loại, chẳng hạn Thư viện trường Đại học KHXHNV, ĐHQGTPHCM. Bên cạnh những lợi ích của việc sử dụng BBK và DDC trong phân loại tài liệu như phù hợp với diện phục vụ, nội dung tài liệu của thư viện với đặc thù là lĩnh vực KHXHNV, thuận lợi trong công tác tổ chức kho hiện tại, tiết kiệm chi phí chuyển đổi... thì việc sử dụng đồng thời hai khung phân loại cũng có những khó khăn đối với NLTV trong quá trình phân loại tài liệu. Có một số lý do để cho thấy việc xây dựng bảng tra KHPL dành cho tài liệu lĩnh vực KHXHNV là cần thiết.

Thứ nhất, sự khác biệt và tương đồng về cấu trúc, ký hiệu và nguyên tắc xây dựng của mỗi khung phân loại. Đối với việc sử dụng đồng thời hai khung phân loại BBK và DDC như trường hợp Thư viện trường Đại học KHXHNV, ĐHQGTPHCM, NLTV phải mất thêm khoảng thời gian nhất định để cùng lựa chọn KHPL từ cả hai khung phân loại, bởi lẽ cấu trúc và ký hiệu của hai khung có rất nhiều điểm khác biệt. Cụ thể, Khung phân loại BBK được phân chia lĩnh vực tri thức thành 28 môn loại khác nhau, được thể hiện bằng chữ cái gồm tiếng Anh và tiếng Việt (được chuyển ngữ từ nguyên bản tiếng Nga). Khung phân loại thư viện thư mục BBK gốc có đầy đủ 3 thành tố: bảng chính, bảng trợ ký hiệu và bảng tra cứu chủ đề. Nhưng khi dịch sang tiếng Việt chỉ có phiên bản BBK của Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương có bảng tra cứu chủ đề, còn các phiên bản của Thư viện Quốc gia Việt Nam và Viện Thông tin Khoa học Xã hội chưa xây dựng bảng tra cứu về chủ đề khoa học xã hội [4]. Khung phân loại BBK gồm có các bảng trợ ký hiệu (được gọi là bảng mẫu) là bảng mẫu chung, bảng mẫu riêng, bảng mẫu địa lý, bảng mẫu dân tộc. Trong khi đó, cấu tạo Khung phân loại DDC ấn bản đầy đủ gồm có bảng chính, bảng phụ và bảng tra liên quan. Bảng chính được cấu tạo với 10 môn loại chính phản ánh 10 lĩnh vực tri thức của nhân loại, bảng phụ của DDC gồm có 6 bảng. Ngoài ra, KHPL trong DDC chỉ đồng nhất là chữ số Ả rập, trong khi BBK là KHPL hỗn hợp giữa chữ số và chữ cái (tiếng Anh và tiếng Việt).

Bên cạnh những khác biệt cơ bản về cấu trúc, KHPL, thì xét một cách chi tiết giữa BBK và DDC cũng có những điểm tương đồng. Tiêu biểu nhất là mối quan hệ đẳng cấp được thể hiện trong cấu tạo của KHPL. DDC được xem là khung phân loại đẳng cấp và được xây dựng dựa trên nguyên tắc thập tiến. Điều này thể hiện trong cấu tạo của các lớp từ lớp khởi đầu đến lớp phái sinh, từ mối quan hệ bao trùm và phụ thuộc giữa các đề tài và cách phân chia theo trật tự thập tiến từ 0 đến 9. Tương tự, đối với BBK, lớp cơ bản của bảng mặc dù sử dụng chữ cái in hoa và ở lớp phân chia thứ hai trở đi, BBK sử dụng chữ số Ả rập và áp dụng nguyên tắc thập phân trong xây dựng cấu trúc các KHPL này và KHPL cũng được sử dụng dấu chấm sau 3 chữ số Ả rập tương tự như KHPL trong DDC. Như vậy, điểm tương đồng về nguyên tắc thập tiến này phần nào tạo nên sự thuận lợi về mặt cấu tạo của KHPL giữa hai khung, từ đó, thư viện có thể xây dựng bảng tra KHPL dành cho khung DDC và BBK.

Thứ hai, sự khác biệt giữa cách ghép KHPL trong bảng chính và các bảng phụ. Cả hai khung phân loại đều có những cách ghép khác nhau. Tuy nhiên, nếu xét ở độ phức tạp thì cách ghép của khung DDC có phần phức tạp và mất nhiều thời gian hơn so với cách ghép của khung BBK. Chẳng hạn, trong BBK, ở bảng mẫu chung, để mở rộng các khía cạnh liên quan đến hình thức xuất bản tài liệu, các dạng tài liệu mang tính chất chỉ đạo, pháp luật... được ghép trực tiếp với ký hiệu bảng chính.

Ví dụ: Từ điển toán học với KHPL là C1z21, trong đó C1 biểu thị chủ đề về Toán học, z21 là Từ điển. Cả hai ký hiệu C1 và z21 đều được xuất hiện ở hình thức như trong bảng chính và bảng phụ có sẵn.

Trong khi đó, DDC đòi hỏi NLTV ở cách ghép tương đối phức tạp hơn. Cụ thể, cách ghép ký hiệu bảng chính với bảng 1: Tiểu phân mục chung hay bảng trợ ký hiệu tiêu chuẩn, NLTV cần phải quan tâm đến hướng dẫn ghép trực tiếp hay ghép gián tiếp KHPL. Hay nói cách khác, trong từng trường hợp với từng tài liệu cụ thể sẽ có các cách ghép khác nhau, điều này phụ thuộc vào hướng dẫn ghép hay không có hướng dẫn ghép bảng phụ 1, cũng như số lượng số 0 xuất hiện trước mỗi đề mục trong bảng chính hoặc bảng phụ.

Ví dụ: Từ điển toán học có KHPL là 510.3, trong đó 510 biểu thị chủ đề toán học, còn -03 là Từ điển. Trong ví dụ này cho thấy, số lượng số 0 trong ký hiệu bảng phụ ban đầu là một số 0, cụ thể là -03. Khi phân loại, số 0 không xuất hiện đầy đủ như hình thức ban đầu của nó như trong bảng phụ 1 (mà chỉ còn là -3). Hoặc tương tự, tài liệu bàn về Từ điển đại số, khi đó, KHPL đầy đủ để phản ánh bảng chính và bảng phụ sẽ là 512.003. Trong đó, 512 là Đại số, 003 là từ điển (số lượng số 0 thay đổi dựa trên ký hiệu xuất hiện trong bảng chính, mà không dựa vào hình thức ban đầu của ký hiệu trong bảng phụ).

Ngoài ra, nếu để so sánh sự khác biệt giữa hai khung với các cách ghép khác nhau thì đòi hỏi sự tìm hiểu, phân tích và đánh giá chi tiết hơn. Tuy nhiên, lý giải điều này để thấy được sự khác biệt lớn về mức độ phức tạp của cách ghép ký hiệu bảng chính và bảng phụ giữa hai khung phân loại BBK và DDC. Chính sự khác biệt này là động lực lớn để giúp các thư viện nên bắt tay vào triển khai xây dựng bảng tra KHPL giữa hai khung phân loại, hay bảng tra KHPL cho một khung phân loại mà thư viện đang sử dụng.

Thứ ba, tính thống nhất trong quá trình lựa chọn KHPL. Có thể thấy rằng, khi phân tích có chọn lọc một số KHPL từ biểu ghi của Thư viện trường Đại học KHXHNV, ĐHQGTPHCM cho thấy, một số KHPL còn chưa đảm bảo tính thống nhất về nguyên tắc phân loại cũng như cách trình bày của KHPL.

Ví dụ, nhan đề tài liệu là: Nghệ thuật âm nhạc phương Đông: bản sắc và giá trị

- Chủ đề: Âm nhạc phương Đông -- bản sắc và giá trị

- KHPL (thư viện): 780 - Âm nhạc

- KHPL (đề xuất): 780.95 - Âm nhạc phương Đông.

Phân tích trường hợp này cho thấy, NLTV đã không lựa chọn KHPL từ bảng 2 về các khu vực địa lý và con người để thể hiện khu vực địa lý được đề cập đến trong nội dung tài liệu là “phương Đông”. Trường hợp này có thể lý giải rằng là NLTV xác định mức độ chi tiết của KHPL chỉ dừng lại ở chủ đề liên quan đến “âm nhạc”, mà không phân tích sâu khía cạnh liên quan đến khu vực địa lý được đề cập đến trong nội dung.

Trong khi đó, tài liệu về “Tài chính Việt Nam qua các thời kỳ cụ thể” có KHPL 332.597 - là KHPL được chọn bởi thư viện, có nghĩa là NLTV cũng đã chú trọng đến việc phản ánh mức độ KHPL sâu hơn, chi tiết hơn liên quan đến nội dung tài liệu. Phân tích ví dụ cho thấy, bên dưới đề mục “Kinh tế học tài chính”, tiểu phân mục chung xuất hiện có chứa một số 0, không xuất hiện hướng dẫn ghép bảng 2, do vậy, cách ghép cơ bản là sử dụng ký hiệu trung gian là -09 từ bảng 1 để ghép ký hiệu bảng chính và bảng phụ 2. Do đó, KHPL đề nghị nên là 332.09597 (KHPL -09 là ký hiệu trung gian phản ánh khu khía cạnh địa lý liên quan đến nội dung tài liệu).

- Nhan đề: Tài chính Việt Nam qua các thời kỳ cụ thể

- Chủ đề: Tài chính; Việt Nam

- KHPL (thư viện): 332.597 - Ghép trực tiếp theo hướng dẫn

- KHPL (đề xuất): 332.09597 Ghép gián tiếp khi không có hướng dẫn ghép bảng 2.

Như vậy, có thể thấy, những tài liệu này đều có nội dung phản ánh các khu vực địa lý, nhưng tài liệu đầu tiên không được ghép với bảng 2, trong khi đó, tài liệu thứ hai được ghép với bảng 2 và ghép chưa chính xác theo hướng dẫn. Đây được xem là một trong những cách ghép KHPL không đảm bảo tính thống nhất. Từ quá trình đảm bảo tính không đồng nhất này dẫn đến hiện trạng NLTV sẽ không xác định được mức độ chi tiết của KHPL trong từng tài liệu cụ thể để lựa chọn KHPL cho đồng nhất, điều này đôi khi gây nhiễu tin cho chính NLTV, cũng như người dùng tin. Sự không đồng nhất trong quá trình lựa chọn phân loại xuất phát từ một số nguyên nhân như: sự khác biệt về cách nhận diện và xác định nội dung tài liệu của NLTV khác nhau, trình độ, kỹ năng phân loại tài liệu ở mỗi NLTV không giống nhau và nhiều nguyên do khác. Việc nhận diện những sai biệt này không phải là việc soi xét quá kỹ lưỡng những sản phẩm của NLTV trong một thư viện bất kỳ, mà để nhận thấy rằng, quá trình lựa chọn KHPL cần có sự đồng nhất đối với mỗi NLTV, cũng như trong mỗi thư viện và điều này càng khẳng định ý nghĩa của nhu cầu xây dựng bảng tra KHPL dành cho tài liệu thuộc các lĩnh vực chuyên ngành khác nhau, đặc biệt là lĩnh vực KHXHNV.

Thứ tư, tiết kiệm thời gian và công sức của NLTV trong quá trình phân loại. Với lĩnh vực KHXHNV hay lĩnh vực chuyên ngành khác, nếu thư viện có sẵn bộ công cụ dành riêng cho việc tra cứu KHPL sẽ giảm tải rất nhiều thời gian và công sức cho NLTV, hiệu quả cao và mang tính đồng bộ, thống nhất trong việc thể hiện KHPL của tài liệu. Cụ thể hơn, NLTV có sẵn bảng tra KHPL đã được xây dựng sẵn thì chỉ việc lựa chọn các KHPL trong bảng tra để gán vào cho tài liệu mà mình đang phân loại, tương tự như cách tra từ điển thông thường. Mặt khác, đôi khi trong quá trình tra trùng để biết được tài liệu đã có KHPL trước đó cũng thường xảy ra thực tế là có sự khác biệt giữa các KHPL cho cùng một nhan đề hay nội dung tài liệu. Điều này càng gây sự nhiễu tin cho chính NLTV, bởi lẽ họ sẽ gặp khó khăn hơn khi phải xác định lại KHPL chính xác cho tài liệu đó, cũng như phải hiệu đính lại những KHPL có sự khác biệt quá lớn. Ngoài ra, một lý do kế tiếp đó chính là do đặc thù của nội dung tài liệu thuộc lĩnh vực KHXHNV có độ phức tạp và đa dạng nhất định. Chính điều này đôi khi gây khó khăn cho NLTV khi họ xác định nội dung tài liệu. Chẳng hạn, những tài liệu phản ánh nội dung liên quan đến tư tưởng chính trị, các tổ chức đảng chính trị, hay tài liệu về luật pháp... lại có những mức độ phức tạp khác nhau. Do vậy, việc đồng nhất hệ thống KHPL cho tất cả các nội dung tài liệu thường xuyên có trong thư viện sẽ là điều thực sự cần thiết.

Như vậy, xét ở sự tương đồng và khác biệt của hai khung phân loại DDC và BBK, xuất phát từ những đòi hỏi thực tế chuẩn hoá công tác nghiệp vụ không chỉở việc sử dụng công cụ phân loại là Khung phân loại DDC, mà còn đảm bảo chất lượng của hoạt động chuẩn hoá này, việc tiến hành xây dựng bảng tra KHPL dành cho tài liệu trong thư viện là một yêu cầu cần thiết. Trong nghiên cứu trường hợp này, bảng tra KHPL dành cho tài liệu KHXHNV chính là một yêu cầu thiết thực và mang đến những hiệu quả nhất định.

Nguyên tắc xây dựng bảng tra ký hiệu phân loại dành cho tài liệu khoa học xã hội và nhân văn

Để có thể tiến hành xây dựng bảng tra KHPL dành cho tài liệu KHXHNV, việc xác định nguyên tắc để xây dựng bảng tra sẽ là điều quan trọng cơ bản cho NLTV, bởi lẽ đây được xem là tài liệu để NLTV tuân thủ và thực hiện xuyên suốt. Tuy vậy, trong nghiên cứu cơ sở lý luận cho thấy, hầu hết các công trình nghiên cứu liên quan đến công tác phân loại tài liệu chủ yếu tập trung ở nguyên tắc phân loại tài liệu, hiện trạng công tác phân loại tài liệu tại các thư viện khác nhau, một số lưu ý khi lựa chọn KHPL đối với từng lĩnh vực cụ thể gắn liền với một thư viện nhất định, hay hoạt động đào tạo đội ngũ NLTV, cũng như những giải pháp gắn liền với công tác phân loại, hay hoạt động giảng dạy phân loại tài liệu. Trong khi đó, cách tiếp cận nghiên cứu ở việc định hướng xây dựng bảng tra KHPL cho tài liệu trong nhiều lĩnh vực khác nhau trong thư viện, cũng như bảng tra KHPL dành cho các lĩnh vực KHXHNV chưa thực sự là vấn đề được quan tâm đến trong công tác phân loại tài liệu nói riêng, trong thực tiễn hoạt động nghiệp vụ thư viện - thông tin.

Bảng tra KHPL dành cho tài liệu lĩnh vực KHXHNV nói riêng, cũng như bảng tra KHPL nói chung dành cho công tác phân loại tài liệu được xem là một khái niệm mới đối với lĩnh vực thư viện - thông tin hiện nay. Ở góc độ bài viết, bàn về ý tưởng xây dựng bảng tra góp phần nhỏ cho việc hướng đến ngày càng chuẩn hoá công tác phân loại tài liệu trong thư viện. Trước khi bắt đầu vào việc xây dựng bất kỳ bảng tra KHPL dành cho tài liệu KHXHNV, thì việc đảm bảo các nguyên tắc cơ bản để quá trình xây dựng bảng tra hiệu quả và chất lượng tốt nhất. Trong đó, thiết lập và tuân thủ nguyên tắc xây dựng bảng tra KHPL là yêu cầu đầu tiên của hoạt động này, bởi nguyên tắc xây dựng sẽ là nền tảng cơ bản và xuyên suốt quá trình xây dựng bảng tra. Các nguyên tắc này được phác thảo dựa trên những quy tắc cơ bản của Khung phân loại DDC trong quá trình phân loại tài liệu.

Nguyên tắc thực tiễn: Nguyên tắc đầu tiên chính là đảm bảo tính phù hợp với thực tiễn của thư viện trên cơ sở diện phục vụ của thư viện. Xét ở phạm vi tài liệu KHXHNV, diện phục vụ của thư viện sẽ bao gồm tài liệu chuyên sâu về các chuyên ngành cụ thể, đòi hỏi mức độ phân loại chi tiết, phục vụ cho các nhóm người dùng tin có trình độ chuyên môn sâu về lĩnh vực KHXHNV. Chẳng hạn, tài liệu về ngôn ngữ Anh, NLTV cần phân loại cụ thể các khía cạnh liên quan chi tiết đến từng nội dung tài liệu như ngữ pháp, cấu trúc, ngữ dụng, ngữ nghĩa của ngôn ngữ Anh, cách đọc, viết, phát âm... hơn là chỉ phân tích cách sử dụng tiếng Anh thông thường. Để xác định được các mức độ chuyên sâu về từng lĩnh vực, thư viện cần chủ động phối hợp với các Khoa, bộ môn, phòng Đào tạo để tìm hiểu sâu hơn về chương trình đào tạo các chuyên ngành, các môn học cụ thể và thậm chí là các thuật ngữ liên quan để có cách nhìn sâu sắc hơn về các lĩnh vực mà thư viện đang phục vụ.

Nguyên tắc liên ngành: Đối với những tài liệu chỉ có một chủ đề thì việc lựa chọn được KHPL đảm bảo tính toàn diện, đầy đủ này dễ dàng hơn so với tài liệu có từ hai chủ đề trở lên. Tuy nhiên, NLTV cần phải xem xét và lựa chọn duy nhất một KHPL cho một chủ đề bao quát nhất về nội dung mà tài liệu đề cập. Trong thực tế phân loại, có rất nhiều tài liệu không chỉ phản ánh một lĩnh vực cụ thể, mà còn thể hiện rất nhiều lĩnh vực khác nhau trong cùng một tài liệu. Chính vì vậy, để đảm bảo nguyên tắc liên ngành trong khi phân loại cũng như xây dựng bảng tra KHPL, NLTV cần xem xét giữa các chủ đề mang tính chất liên ngành để chọn ra chủ đề phù hợp nhất cho nội dung tài liệu. Từ đó, NLTV xác định được KHPL phản ánh đầy đủ, toàn diện nhất nội dung tài liệu. Bên cạnh đó, khi xây dựng bảng tra KHPL, các mối tương quan liên ngành này có thể làm rõ hơn bằng những tham chiếu hay chỉ dẫn liên quan, tương đương, gần nghĩa, đồng nghĩa hay trái nghĩa. Như vậy, để đảm bảo được nguyên tắc này khi xây dựng bảng tra KHPL, NLTV không chỉ nắm vững cấu trúc Khung phân loại DDC, mà còn hiểu rõ về các nguyên tắc cơ bản trong công tác định tiêu đề chủ đề cho tài liệu.

Nguyên tắc đồng nhất: Yêu cầu NLTV cần tuân thủ việc lựa chọn KHPL trước khi xây dựng bảng tra và thống nhất cách ghép KHPL cho tất cả tài liệu có trong thư viện. Chẳng hạn, nếu NLTV thống nhất không sử dụng ký hiệu về sách giáo khoa, giáo trình trong khi phân loại tài liệu như Giáo trình Kinh tế học đại cương, Giáo trình Ngôn ngữ học... thì đối với tất cả các KHPL cũng sẽ không thêm ký hiệu từ bảng 1 cho các trường hợp tương tự. Thực tế cho thấy, công tác phân loại tài liệu đôi khi mang tính chủ quan của chính NLTV, dẫn đến tình trạng là cùng một tài liệu hoặc cùng là những tài liệu có nội dung, chủ đề tương tự nhau, nhưng lại xuất hiện nhiều KHPL khác nhau vào các thời điểm phân loại khác nhau và được phân loại bởi nhiều NLTV. Do đó, nguyên tắc đồng nhất đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất trong chính quan điểm của mỗi người NLTV và trong những NLTV cùng thư viện để tìm ra cách giải quyết đồng thuận nhất.

Để làm được điều này, đòi hỏi NLTV phải rà soát và hiệu đính lại toàn bộ KHPL của thư viện, để từ đó có những hiệu chỉnh, đánh giá thống nhất và đồng bộ nhất. Hoạt động này mất nhiều thời gian, nhưng sau khi rà soát, thì việc phân loại tài liệu đơn giản chỉ là gán cho tài liệu một KHPL từ trong bảng tra như cách tra một thuật ngữ có trong từ điển. Song song đó, mỗi NLTV nên tự tạo sổ tay để tra cứu KHPL khi cần và ghi lại những kết quả mà mình đã thực hiện được, cũng như những khó khăn, thắc mắc và những trao đổi, thống nhất với đồng nghiệp trong suốt quá trình phân loại tài liệu. Đây là một nguyên tắc đòi hỏi NLTV cần phân loại tài liệu phải có độ chính xác cao nhất cho tài liệu, cũng như có sự kiểm duyệt, chỉnh sửa và hiệu đính từ những người có trình độ chuyên môn sâu, kinh nghiệm phân loại tài liệu, cũng như hiểu rõ về các nguyên tắc chung của quá trình phân loại.

Về cấu trúc bảng tra KHPL dành cho tài liệu KHXHNV có thể chia thành các bộ phận cấu thành như sau. Phần giới thiệu: ý nghĩa của bảng tra đối với NLTV và giới thiệu khái quát về cấu trúc của bảng tra KHPL dành cho tài liệu KHXHNV. Đây là những thông tin cơ bản và khái quát nhất về bảng tra, ý nghĩa của việc ra đời bảng tra đối với công tác phân loại tài liệu… Phần nội dung của bảng tra KHPL gồm tập hợp các chủ đề tài liệu phản ánh nội dung tài liệu mà thường xuất hiện trong thư viện. Về phần nội dung, NLTV có thể dựa trên cấu trúc của bảng tra liên quan như các tiêu đề chủ đề được sắp xếp theo trật tự chữ cái. Bên cạnh mỗi tiêu đề chủ đề sẽ là KHPL của Khung phân loại DDC và BBK. Như vậy, khi NLTV đã xác định được tiêu đề chủ đề chính, phản ánh đầy đủ nhất nội dung của tài liệu, họ có thể không cần mất thời gian để lựa chọn KHPL từ bảng chính và bảng phụ để chọn được KHPL cho tài liệu đó, mà NLTV chỉ cần lựa chọn KHPL đã được tạo lập sẵn trong bảng tra KHPL.

Ví dụ: Tài liệu có nhan đề là “Từ điển toán học”, khi đó các bước tạo ra KHPL sẽ bao gồm phân tích chủ đề là “toán học”, các khía cạnh liên quan là “từ điển”. Sau đó, NLTV sẽ tra bảng tra liên quan để xác định vị trí của chủ đề, lựa chọn ký hiệu trong bảng chính và bảng phụ. Bên cạnh đó, NLTV phải tuân thủ các quy tắc, cũng như các hướng dẫn cụ thể liên quan đến mỗi KHPL cho mỗi tài liệu. Đối với trường hợp như Thư viện trường Đại học KHXHNV, ĐHQGTPHCM, khi NLTV phải mất thêm thời gian và công sức để tra tìm KHPL trong Khung phân loại DDC và BBK. Như vậy, bảng tra KHPL có thể xem là một biện pháp cụ thể để giúp NLTV giải quyết được các bước lựa chọn KHPL trong khoảng thời gian ngắn nhất mà vẫn đảm bảo về chất lượng của KHPL.

Để có thể sử dụng bảng tra một cách hiệu quả, phần hướng dẫn sử dụng được xem là một phần không thể thiếu trong cấu trúc của bảng tra, nhằm hướng dẫn NLTV cách thức tra tìm KHPL hiệu quả bằng những chỉ dẫn, tham chiếu dễ hiểu và đầy đủ. Phần hướng dẫn này cần phải làm rõ cách sử dụng ở mức độ cụ thể, ngắn gọn. Ngoài ra, các chữ viết tắt, các dấu hiệu kèm theo hoặc các lưu ý đặc biệt có thể đưa vào trong phần hướng dẫn sử dụng bảng tra KHPL.

Nhìn chung, để có thể xây dựng một bộ công cụ hỗ trợ công tác phân loại tài liệu như đề xuất bảng tra KHPL dành cho tài liệu KHXHNV là một vấn đề quá sức so với một cá nhân nào đó. Tuy vậy, phác thảo ý tưởng ban đầu sẽ là cơ sở đầu tiên để đội ngũ NLTV trong một hay nhiều thư viện cùng hệ thống có thể có những lưu ý tiếp sau và cùng thực hiện bảng tra cho chính thư viện của mình. Những phác thảo ban đầu về việc xây dựng bảng tra chỉ là nền tảng để NLTV có thể triển khai, sau đó cần xây dựng lộ trình áp dụng cho phù hợp với thực tế. Chẳng hạn, NLTV cần xem xét việc xây dựng bảng tra như một dự án hay một đề tài nghiên cứu mới trong thư viện, bên cạnh đó, khi hoàn thiện các nội dung, nhân sự, lộ trình thực hiện, sử dụng thử nghiệm, đánh giá, hiệu chỉnh và áp dụng chính thức vào thực tiễn. Với ý tưởng này, khi triển khai bảng tra ở dạng cơ bản là dạng bản giấy, các bước kế tiếp mà NLTV có thể thực hiện chính là tích hợp vào hệ thống tra cứu trong một phân hệ cụ thể trong phần mềm mà thư viện đang sử dụng. Đặc biệt, việc tập huấn, hướng dẫn sử dụng bảng tra KHPL trong thư viện cũng được xem là một trong những bước quan trọng để vận dụng bảng tra. Dù ở mức độ cơ bản, tổng quát của bảng tra, thì việc tiến hành xây dựng bảng tra KHPL dành cho tài liệu KHXHNV được xem là một yêu cầu cần thiết và cần được thực hiện lâu dài.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Ngô Ngọc Chi. Phân loại tài liệu. - Tp. Hồ Chí Minh: Đại học Quốc gia Tp. Hồ Chí Minh, 2009.

2. Nguyễn Thị Lan Hương. Nhìn lại Khung phân loại DDC 14 - Bản dịch tiếng Việt // Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2011. - Số 5. - Tr. 8 - 12.

3. Thư viện Quốc gia Việt Nam. Bảng Phân loại dành cho các thư viện khoa học tổng hợp. - H., 2002.

4. Vũ Dương Thuý Ngà. Phân loại tài liệu : Giáo trình dùng cho sinh viên đại học và cao đẳng ngành Thư viện Thông tin học. - H.: Đại học Quốc gia Hà Nội, 2009.

5. Dewey, Melvil. Khung phân loại thập phân Dewey rút gọn. - Xb. lần thứ 14 / Nguyễn Thị Huyền Dân, Lê Thuỳ Dương, Hoàng Thị Hoà biên dịch. - H.: Thư viện Quốc gia Việt Nam, 2006.

6. Lois Mai Chan. Cataloging and classification: an introduction. - McGraw-Hill. Inc, 1994. 

7. Sue Batley. Classification in Theory and Prac- tice. - USA: Chandos, 2005.

___________________

ThS. Bùi Hà Phương

Khoa Thư viện - Thông tin học, trường ĐH KHXH&NV Tp. Hồ Chí Minh

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2016. - Số 3. - Tr. 50-55,39.

< Prev		Next >