THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

Sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin (CNTT) đã tác động mạnh mẽ đến mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội. Hiện nay, ứng dụng CNTT trong lĩnh vực thư viện tại các thư viện công cộng thành phố Hồ Chí Minh (Tp. HCM) đang được triển khai mạnh mẽ và thu được nhiều kết quả. Tuy nhiên, các kết quả đạt được vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra.

1. Mục đích của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện

Việc ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng suất hoạt động của thư viện nhờ vào tính hỗ trợ tích cực cho công tác quản lý; đa dạng hoá sản phẩm, dịch vụ thư viện - thông tin; mở rộng khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin và nâng cao vai trò, vị trí của thư viện, những thay đổi hay cải tiến trong thư viện đều phải tính đến nhu cầu và sự thuận lợi cho bạn đọc. Đồng thời đẩy mạnh, hỗ trợ bạn đọc trong việc tiếp cận, sử dụng thông tin và tăng khả năng đáp ứng những nhu cầu rất khác nhau của từng nhóm đối tượng trong cộng đồng phục vụ.

1.1. Các ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản trong hoạt động thư viện

Ứng dụng CNTT trong thư viện là sử dụng các trang thiết bị hiện đại, các phần mềm ứng dụng hỗ trợ trong công việc hàng ngày như: máy chủ và các máy trạm; máy in, máy fax, máy photo, điện thoại…; hệ thống an ninh thư viện; thiết bị chuyên dụng sử dụng trong hoạt động nghiệp vụ [1]. Ngoài các trang thiết bị hỗ trợ còn cần đến các phần mềm chuyên dụng quản lý nhân sự, kế toán, các phần mềm văn phòng… và không thể thiếu là phần mềm quản lý thư viện. Mạng máy tính là một phần quan trọng của tự động hoá giúp phân phối và chia sẻ thông tin nhanh chóng, hiệu quả. Như vậy, nhờ vào khả năng xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác, nâng cao hiệu quả công việc, CNTT được ứng dụng trong hầu hết mọi hoạt động thư viện như: hoạt động quản lý, văn phòng và nghiệp vụ.

Hoạt động quản lý: Mạng máy tính đã mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản lý thư viện. Với các máy tính được kết nối với nhau, nguồn thông tin có thể được chia sẻ dễ dàng, trao đổi thông tin giữa người quản lý với nhân viên được diễn ra nhanh chóng và đảm bảo độ chính xác cao. Nhờ vào hệ thống thông tin, các phần mềm ứng dụng, việc quản lý nguồn lực thư viện như cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, tài chính, nguồn lực thông tin được tiện lợi, chặt chẽ và hiệu quả hơn.

Hoạt động văn phòng: Gồm các chức năng cơ bản như: soạn thảo và xử lý văn bản, lập bảng biểu thống kê, báo cáo, quản lý hồ sơ, văn bản… Sử dụng CNTT trong hoạt động văn phòng giúp quá trình xử lý, lưu trữ, trao đổi thông tin nhanh và chính xác hơn, đồng thời loại bớt các lỗi trùng lặp hoặc các thiếu sót vốn rất dễ xuất hiện trong cách thức hoạt động ghi chép truyền thống.

Hoạt động nghiệp vụ: Gồm tìm kiếm và bổ sung tài liệu (truyền thống và điện tử), xử lý thông tin và đưa ra phục vụ bạn đọc; tiến hành xây dựng các sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhu cầu thông tin của bạn đọc thư viện. Tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể, các thư viện sử dụng hệ thống thông tin tự động hoá từng phần công việc hoặc tự động hoá hoàn toàn thông qua sử dụng phần mềm tư liệu hay phần mềm quản lý thư viện tích hợp.

Những công việc cụ thể ứng dụng CNTT trong hoạt động của thư viện bao gồm: Bổ sung; Biên mục; Quản lý ấn phẩm định kỳ; Quản lý bạn đọc; Bảo quản và lưu trữ tài liệu; Xây dựng sản phẩm và dịch vụ; Mục lục điện tử; Các trang thông tin điện tử thư viện; Dịch vụ lưu hành; Mượn liên thư viện; Dịch vụ truy cập Internet; Dịch vụ hướng dẫn bạn đọc.

1.2. Những thuận lợi khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin trong các thư viện quận, huyện

Thuận lợi: Thư viện là một thiết chế văn hoá, đóng vai trò là trung tâm cung cấp thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau cho mọi tầng lớp nhân dân, nâng cao trình độ dân trí, góp phần đào tạo nguồn nhân lực cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đã tạo ra nhu cầu buộc phải có sự quan tâm nhiều hơn của chính quyền địa phương trong hoạt động thư viện, đặc biệt là vấn đề ứng dụng CNTT trong thư viện [3]. Thêm vào đó, kinh phí hoạt động của thư viện quận, huyện (TVQH) được cơ quan chủ quản hỗ trợ 100% chi phí hoạt động. Đây vừa là yêu cầu cho sự phát triển của địa phương, vừa góp phần đẩy mạnh cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Nếu không theo xu hướng phát triển chung đó, ngành Thư viện sẽ hoàn toàn bị tụt hậu và tự xoá bỏ vai trò của mình trong việc phục vụ cho sự phát triển của xã hội, của đất nước.

Khó khăn: Việc phụ thuộc hoàn toàn vào nguồn kinh phí được cấp nên hệ thống TVQH không thể tạo ra lợi nhuận. Trên thực tế, nguồn ngân sách cho thư viện chỉ đủ để duy trì hoạt động chứ chưa đủ để phát triển. Hình ảnh các TVQH hiện nay còn mờ nhạt trong cộng đồng ở địa phương. Thư viện chưa thật sự trở thành trung tâm văn hoá, thông tin, giáo dục, phục vụ nâng cao dân trí cho mọi tầng lớp nhân dân, góp phần vào xây dựng công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước.

Hiện nay, đa số đội ngũ người làm thư viện làm việc trong các TVQH còn khá hạn chế về kiến thức, kỹ năng CNTT, do đó dẫn đến sự lo ngại, né tránh công nghệ hoặc chỉ làm cho xong. Tình trạng này gây ra nhiều trở ngại, ảnh hưởng đến khả năng phát huy những lợi ích to lớn mà CNTT mang lại. Đặc biệt đối với đội ngũ cán bộ quản lý thư viện, họ chưa đủ khả năng và kinh nghiệm về quản lý dự án CNTT, vì thế rất khó xây dựng mục tiêu, kế hoạch, lộ trình ứng dụng CNTT trong thư viện một cách cụ thể, hợp lý, cũng như khó lường trước những khó khăn có thể xảy ra trong quá trình ứng dụng CNTT, dẫn đến e ngại trong đầu tư công nghệ hoặc đầu tư cầm chừng là điều không tránh khỏi.

2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin của thư viện quận, huyện tại thành phố Hồ Chí Minh

Trong 24 TVQH của Tp. HCM được khảo sát, có 8 thư viện bắt đầu đưa tin học vào hoạt động từ năm 1997, cuối năm 2009 đến năm 2010, các TVQH về cơ bản đã đảm bảo được những điều kiện cần thiết để nâng cao hoạt động dựa trên tiện ích mà CNTT mang lại, khá nhiều TVQH đã có trang thông tin điện tử như Thư viện quận 5, 6, Bình Thạnh, Gò Vấp, Phú Nhuận và huyện Củ Chi. Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp. HCM kết hợp với Công ty Cổ phần Phần mềm Tinh Vân giới thiệu về phần mềm thư viện tích hợp Libol cho các TVQH nhằm chuẩn bị cho việc chuyển sang sử dụng phần mềm Libol thay thế CDS/ISIS, đáp ứng yêu cầu phát triển hệ thống TVQH. Năm 2010, Thư viện quận 3, quận Gò Vấp và 5 huyện ngoại thành là những thư viện đầu tiên trong hệ thống tiến hành cài đặt và cập nhật cơ sở dữ liệu (CSDL) trên phần mềm thư viện tích hợp mới này. Nhìn chung, các TVQH tại Tp. HCM đã đạt được những kết quả nhất định trong ứng dụng CNTT vào hoạt động như: hệ thống máy tính được đầu tư, mạng Internet được kết nối ở 20 thư viện, mạng không dây (wifi) cũng được 10 thư viện đưa vào phục vụ theo nhu cầu; tích cực sử dụng những tiện ích của máy tính và mạng máy tính trong công việc hàng ngày, đặc biệt là trong hoạt động nghiệp vụ như bổ sung tài liệu, quản lý bạn đọc, xây dựng hoàn chỉnh CSDL thư mục sách, có thể tìm kiếm trên máy thông qua mạng nội bộ thư viện, các trang thông tin điện tử cũng được các thư viện quan tâm xây dựng.

Tuy nhiên, có thể thấy các thư viện vẫn còn khá lúng túng trong quá trình tin học hoá thư viện. Mọi hoạt động hoàn toàn phụ thuộc vào Trung tâm Văn hoá. Nguyên nhân chính của tình trạng này là do nguồn tài chính thư viện chưa đảm bảo; hạn chế về kiến thức, kỹ năng chuyên môn và CNTT, cùng với sự thụ động của đội ngũ người làm thư viện… đã trở thành những rào cản ảnh hưởng đến hiệu quả ứng dụng CNTT trong các TVQH hiện nay.

2.1. Các phần mềm ứng dụng

Các phần mềm ứng dụng được cài đặt và sử dụng ở các thư viện là: bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office, các phần mềm bảo vệ dữ liệu máy tính, phần mềm xử lý ảnh Photoshop, các phần mềm giải trí đa phương tiện và phần mềm nghiệp vụ thư viện. Bộ phần mềm ứng dụng văn phòng và phần mềm nghiệp vụ thư viện có mức độ sử dụng cao, đây cũng là hai nhóm phần mềm đáp ứng trực tiếp yêu cầu công việc hàng ngày của các thư viện. Các nhóm phần mềm còn lại hầu như không được sử dụng nhiều, đều ở mức bình thường, thấp hoặc không sử dụng. Về mạng Internet, tính đến cuối năm 2015 có 19/24 thư viện đã được kết nối. Hầu hết các thư viện sử dụng thuê bao trọn gói từ hai nhà cung cấp mạng là VNPT và Viettel, với đường truyền tốc độ cao cáp quang (FTTH) và cáp đồng (ADSL), sử dụng chung với các trung tâm văn hoá. Ngoài ra, 10/24 thư viện cũng đã tiến hành kết nối mạng không dây (wifi) phục vụ nhu cầu bạn đọc.

2.2. Tổ chức nhân lực

Thực tế hiện nay, nhân lực của các thư viện và việc phân công công việc tại các thư viện chưa được hợp lý. Khá nhiều thư viện chỉ có từ 1 đến 2 nhân sự, đặc biệt là những thư viện không có nguồn nhân lực trẻ, công việc dồn hầu hết vào các trưởng thư viện. Thực trạng này trước hết là do phần lớn đội ngũ người làm thư viện đã lớn tuổi, mặc dù có nhiều năm kinh nghiệm sử dụng máy tính, nhưng chỉ dừng lại ở mức xử lý văn bản, các thao tác cơ bản trên máy tính.

2.3. Phần mềm thư viện

CDS/ISIS for Windows là phần mềm quản lý tư liệu được các TVQH tại Tp. HCM sử dụng để tin học hoá hai chức năng chính là xử lý tài liệu và tìm kiếm sách có trong thư viện.

Libol là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử/ thư viện số phù hợp với điều kiện của các TVQH tại Tp. HCM. Libol Lite bao gồm 5 phân hệ: Quản lý, Bổ sung, Bạn đọc, Mượn trả và tra cứu OPAC. Đã có 7/24 thư viện sử dụng phần mềm này. Tuy nhiên, phần mềm hiện chỉ đang được sử dụng trong nội bộ thư viện để xử lý tài liệu, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông và tra cứu tài liệu.

EMicLib là phần mềm quản lý thư viện tích hợp được áp dụng vào thư viện từ ngày 02/01/2015. Phần mềm được thiết kế, xây dựng và vận hành theo các chuẩn công nghệ mở để đảm bảo khả năng nâng cấp, thay đổi, bổ sung, kết nối thêm các cấu hình mới theo mô hình tập trung client/server, có khả năng triển khai trên các cấu hình mạng với mô hình và kích thước khác nhau. Chạy trên tất cả các hệ điều hành Windows hoặc Linux cho máy chủ CSDL; mọi hệ điều hành hỗ trợ web cho các trạm làm việc, phần mềm quản lý vận hành ổn định trên máy chủ sử dụng hệ điều hành Windows Server 2008/2012, 64 bit trở lên. Phần mềm EMicLib gồm 8 phân hệ: Bổ sung, Biên mục, Quản lý Mượn trả, Quản lý Bạn đọc, Tra cứu OPAC, Quản lý Ấn phẩm định kỳ, Mượn liên thư viện, Quản trị hệ thống.

2.4. Sản phẩm và dịch vụ dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin

Sản phẩm: Các sản phẩm dựa trên ứng dụng CNTT ở các TVQH hiện nay bao gồm:

CSDL thư mục sách: Thông qua ba phần mềm nghiệp vụ đang sử dụng hiện nay là WinISIS, Libol và EmicLib, các thư viện đều đã tạo lập CSDL thư mục sách. CSDL bao gồm các biểu ghi thư mục tài liệu trong thư viện, được mô tả theo một số chuẩn biên mục quốc tế thống nhất trong toàn hệ thống TVQH.

Thư mục thông báo sách mới: Thư viện quận 5, 6, Phú Nhuận và huyện Củ Chi là 4 thư viện thực hiện thông tin thư mục sách mới của thư viện thông qua các trang thông tin điện tử. Tuy nhiên, các thư mục này không được các thư viện thực hiện thường xuyên, hoặc đôi khi chỉ dừng lại ở việc giới thiệu một vài quyển sách mới mang tính tượng trưng.

Trang thông tin điện tử: Hiện nay 24 TVQH đều có phần giới thiệu về thư viện qua trang web của Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp. HCM, một trong số 24 thư viện đã có trang web, được truy cập thông qua trang web của cơ quan chủ quản (Thư viện quận 5). Tuy nhiên, ngoài trang web của Thư viện quận 5 được cập nhật thường xuyên, thì các trang web do Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp. HCM tạo lập hiện chỉ cung cấp thông tin giới thiệu chung về thư viện như: nội quy, các sản phẩm, dịch vụ thư viện, giờ mở cửa, thông tin liên lạc. Một số thư viện chưa có điều kiện xây dựng trang web, đã tạo ra các trang thông tin cá nhân nhằm tăng khả năng nhận biết thư viện đến cộng đồng bạn đọc, đó là Thư viện quận 6, Gò Vấp, Phú Nhuận và huyện Củ Chi. Tuy nhiên, hiện nay chỉ Thư viện quận 6, Phú Nhuận và huyện Củ Chi còn duy trì trang blog với định kỳ cập nhật thông tin về thư viện như: giới thiệu sách mới, các hoạt động triển lãm, hội nghị bạn đọc, các cuộc thi… do thư viện tổ chức hoặc những thông tin liên quan đến ngành.

Dịch vụ: Hiện nay, 12/24 thư viện đã đầu tư máy tính đưa vào phục vụ bạn đọc. Dù đã kết nối mạng Internet, nhưng chỉ 6 thư viện có dịch vụ Internet phục vụ bạn đọc là Thư viện quận 3, 5, 6, Gò Vấp, Phú Nhuận và huyện Củ Chi. Riêng Thư viện quận Bình Thạnh có một máy tính cho bạn đọc và chỉ dùng để tra cứu tài liệu trong thư viện. Thư viện quận 5 và Gò Vấp cung cấp các dịch vụ này cho những đối tượng nào có nhu cầu, không phân biệt có là bạn đọc thư viện hay không. Ngoại trừ Thư viện quận 3, 6 và 10 cho phép bạn đọc sử dụng dịch vụ máy tính và Internet miễn phí, các thư viện còn lại đều thu phí với mức phí dao động từ 2.000 đồng đến 4.000 đồng/ 01 giờ. Ngoài ra, các thư viện quận 3, 5, 6, 10 và huyện Củ Chi… còn có mạng không dây (wifi) phục vụ miễn phí cho bạn đọc. Đối với dịch vụ in ấn, hiện nay chỉ Thư viện quận 5 và Gò Vấp cung cấp dịch vụ này theo nhu cầu của bạn đọc và có tính phí.

Dịch vụ tra cứu tài liệu trên máy: Thông qua hệ thống máy tính, bạn đọc thư viện đã có thể tra cứu tài liệu tiện lợi, nhanh chóng và phù hợp với yêu cầu.

2.5. Hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin

Các TVQH triển khai ứng dụng CNTT chỉ mới ở giai đoạn đầu là trang bị hệ thống máy tính, cùng một số trang thiết bị cơ bản và phần mềm chuyên dụng đi kèm nhằm đáp ứng yêu cầu công việc và đẩy mạnh hơn hoạt động của thư viện. Bên cạnh những ứng dụng trong công tác văn phòng, nhiều thư viện đã thực hiện quản lý các thông tin về tài liệu và bạn đọc trên máy tính thông qua phần mềm ứng dụng. Ngoài ra, một số thư viện đã rất quen thuộc với phương thức bổ sung tài liệu trực tiếp trên mạng Internet như Thư viện quận 6, Gò Vấp, Hóc Môn, Phú Nhuận và huyện Củ Chi. Tuy nhiên, để đánh giá hiệu quả của ứng dụng CNTT trong thư viện, cần thiết phải xét đến mức độ hài lòng của người sử dụng, cụ thể là của người làm thư viện - những người trực tiếp sử dụng CNTT cho công việc hàng ngày, để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ, đáp ứng nhu cầu bạn đọc; và của bạn đọc - những người trực tiếp sử dụng các sản phẩm và dịch vụ thư viện.

Phần mềm nghiệp vụ: Hiện nay có 6 thư viện sử dụng phần mềm WinISIS và 7 thư viện sử dụng phần mềm Libol, 2 thư viện sử dụng phần mềm Emiclib. Trong giai đoạn đầu sử dụng, các thư viện đánh giá hài lòng với phần mềm Libol, Emichlib vì khắc phục được những hạn chế của WinISIS và đáp ứng được các yêu cầu thư viện đặt ra.

2.6. Nhận xét chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong các thư viện quận, huyện

- Điểm mạnh: Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị kỹ thuật từng bước được hiện đại hoá. Nguồn ngân sách bền vững. Nguồn nhân lực có kinh nghiệm, trình độ cơ bản về chuyên môn và CNTT. Sự hỗ trợ, hợp tác từ nhiều phía.

- Điểm yếu: Nguồn ngân sách chưa đảm bảo yêu cầu phát triển. Vị trí, diện tích, môi trường không phù hợp. Chất lượng sản phẩm, dịch vụ chưa đa dạng. Không có kế hoạch phù hợp cho ứng dụng CNTT.

- Cơ hội: Nâng cao trình độ, kỹ năng về chuyên môn và CNTT cho người làm thư viện. Vươn ra rộng hơn, xa hơn đến cộng đồng bạn đọc. Thu hút đầu tư từ tổ chức, cá nhân trong xã hội.

- Thách thức: Khả năng tổ chức, quản lý thư viện ở quy mô lớn hơn. Mức độ lan rộng và nhanh của mạng toàn cầu. Tốc độ phát triển nhanh của công nghệ.

3. Các giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện quận, huyện thành phố Hồ Chí Minh

3.1. Giải pháp về phía thư viện

Nâng cao trình độ, kỹ năng cho đội ngũ người làm thư viện về quản lý, chuyên môn và CNTT

Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp. HCM nên tổ chức các khoá đào tạo, nói chuyện chuyên đề dành riêng cho những người phụ trách thư viện, trong đó nội dung đi sâu về các kỹ năng quản lý thư viện và kỹ năng quản lý CNTT trong thư viện, tổ chức các buổi chia sẻ, học tập kinh nghiệm giữa các TVQH. Để CNTT trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho thư viện, đội ngũ người làm thư viện phải có nhận thức và trình độ về CNTT, vững vàng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ.

Không chỉ dừng lại ở việc học một số kỹ năng cơ bản truyền thống, phục vụ cho công tác xử lý tài liệu như các chuẩn biên mục, phân loại tài liệu, định đề mục chủ đề hay từ khoá… Người làm thư viện phải có khả năng khai thác và đánh giá các nguồn thông tin, trên cơ sở đó tổng hợp, phân tích thông tin để tạo lập các sản phẩm và dịch vụ thông tin đáp ứng yêu cầu của cộng đồng bạn đọc.

Tổ chức các khoá đào tạo nghiệp vụ dài hạn: Hiện nay có khá nhiều cơ sở đào tạo chuyên ngành Thư viện - Thông tin ở bậc cử nhân và thạc sỹ trên địa bàn thành phố với thời gian học đa dạng. Tuy nhiên, kinh phí cho các khoá đào tạo này khá cao cùng với thời gian học kéo dài, vì thế, thư viện có thể lựa chọn một số viên chức có khả năng, hoặc các viên chức trẻ - những người quản lý tương lai được tham gia vào các chương trình đào tạo tiếp tục nhằm nâng cao trình độ, cập nhật kiến thức một cách hệ thống, chuyên sâu. 

Xây dựng kế hoạch chiến lược ứng dụng CNTT

Việc đầu tư, phát triển CNTT của các TVQH hiện nay là nhu cầu đến đâu mua sắm đến đó, hoặc cứ đưa ra đề xuất và cơ quan chủ quản duyệt phần nào thì sẽ thực hiện đầu tư phần đó mà thiếu hẳn hoạch định kế hoạch chiến lược CNTT trong từng giai đoạn cụ thể. Một kế hoạch CNTT trong thư viện rõ ràng, cụ thể là yêu cầu bắt buộc để đạt được kết quả đề ra với thời gian, chi phí và nguồn nhân lực tối ưu. Đặc biệt, trong điều kiện eo hẹp về nguồn lực thì kế hoạch về CNTT sẽ là cơ sở để các thư viện tận dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có, đồng thời giúp thư viện phát triển cân đối, hài hoà và phù hợp với điều kiện hiện tại của từng thư viện.

Mỗi thư viện, tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mình sẽ có kế hoạch ứng dụng CNTT riêng phù hợp. Tuy nhiên, bảng kế hoạch ứng dụng CNTT cần nêu lên những nội dung cơ bản sau: Nhiệm vụ của CNTT trong thư viện: mô tả lý do cần phải ứng dụng CNTT trong các TVQH. Đưa ra các nguyên tắc hướng dẫn ứng dụng CNTT vào trong mọi hoạt động của thư viện, những nguyên tắc này phải hỗ trợ cho tầm nhìn, nhiệm vụ và mục tiêu của thư viện. Xác định tầm nhìn cho việc sử dụng CNTT trong thư viện, mô tả ngắn gọn về hình ảnh thư viện trong tương lai. Đánh giá môi trường bên trong và bên ngoài thư viện thông qua phân tích điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và rủi ro.

Phát triển và đa dạng hoá các sản phẩm và dịch vụ thông tin dựa trên CNTT

Hoàn thiện sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện: Thư viện cần hoàn thiện các sản phẩm và dịch vụ thông tin hiện có như trang thông tin điện tử, CSDL thư mục sách, tra cứu tài liệu tự động, tận dụng những tiện ích mà CNTT mang lại để tạo ra những sản phẩm và dịch vụ mới, đáp ứng yêu cầu của bạn đọc.

- Trang thông tin điện tử phải đảm bảo thể hiện đầy đủ thông tin giới thiệu về thư viện, nguồn lực của thư viện và cách thức, điều kiện để bạn đọc sử dụng được nguồn lực này, thông tin được cập nhật thường xuyên. Đồng thời, trang thông tin điện tử phải thực hiện được vai trò là kênh trao đổi thông tin giữa thư viện và bạn đọc.

- CSDL thư mục: Cần đảm bảo tính chính xác, vì vậy cần rà soát, kiểm tra và có những chỉnh sửa kịp thời, tránh tình trạng mất thông tin khi bạn đọc tra cứu tài liệu. Đối với các thư viện chuyển sang sử dụng phần mềm Libol, Emiclib… thư viện cần làm việc với nhà cung cấp, hạn chế tối đa những sai sót có thể xảy ra khi tiến hành đổ dữ liệu, các thư viện cần cho phép bạn đọc đặt mượn, gia hạn tài liệu trực tuyến.

- Dịch vụ sử dụng máy tính và mạng Internet: Tuỳ vào chính sách của mình mà thư viện có thể thực hiện thu phí hay miễn phí đối với dịch vụ này. Phải đảm bảo về chất lượng dịch vụ, tốc độ xử lý, các phần mềm hỗ trợ được cài đặt sẵn, hướng dẫn người sử dụng máy tính, mạng Internet…

Tạo các sản phẩm và dịch vụ thông tin mới: Bên cạnh việc hoàn thiện những sản phẩm và dịch vụ hiện có, thư viện cần mở rộng thêm những sản phẩm và dịch vụ mới phù hợp với nhu cầu bạn đọc và khả năng của thư viện như: cung cấp danh sách các trang web hay, các nguồn thông tin miễn phí: thư viện cần sưu tầm những trang web hữu ích đáng tin cậy, cập nhật và phù hợp, phục vụ cho bạn đọc ở mọi lứa tuổi với các nhu cầu khác nhau, tập hợp những nguồn tài nguyên học tập, tài liệu tham khảo theo các chủ đề khác nhau, phục vụ cho đối tượng học sinh, sinh viên, giáo viên.

- Dịch vụ hỏi đáp thông tin qua thư điện tử: Bạn đọc có thể gửi những thắc mắc qua thư điện tử để hỏi về một tài liệu cụ thể, hoặc một chủ đề mình quan tâm có ở thư viện hay không. Trong trường hợp tất cả các TVQH chưa cho phép tìm kiếm tài liệu thư viện trực tuyến, thì đây có thể coi là một dịch vụ khắc phục hạn chế trên.

- Dịch vụ cung cấp qua thư điện tử những thông tin mới, hoạt động mới của thư viện đến bạn đọc như: thông báo hoặc cung cấp danh mục tài liệu mới, hoạt động triển lãm sách, nói chuyện chuyên đề…

- Hướng dẫn bạn đọc: Việc ứng dụng công nghệ hiện đại trong TVQH, đòi hỏi thư viện phải hướng dẫn các kỹ năng cho bạn đọc về sử dụng máy tính, tìm kiếm, đánh giá nguồn tin trong và ngoài thư viện.

Tăng cường các chương trình giới thiệu hình ảnh thư viện đến cộng đồng

Các thư viện cần cho cộng đồng nhận biết và nhìn thấy sự “tồn tại” của mình. Đây là giải pháp cần được thực hiện ngay, các thư viện cần gắn bảng hiệu ở nơi bạn đọc dễ nhìn thấy, những thư viện không ở vị trí mặt tiền hoặc nằm ở trên tầng cao cần có bảng hướng dẫn rõ ràng ngay tại khu vực ra vào của Trung tâm Văn hoá. Mỗi khi tổ chức các chương trình, sự kiện như triển lãm sách, nói chuyện chuyên đề… thư viện có thể làm các pano, áp phích trước cổng ra vào để thông báo đến cộng đồng. Các sản phẩm và dịch vụ của thư viện nhất thiết phải được giới thiệu rộng rãi nhằm thu hút bạn đọc đến sử dụng thư viện. Ngoài các phương thức quảng cáo truyền thống trên, các thư viện có thể quảng bá trên các trang thông tin điện tử - đây là một phương thức quảng bá ít tốn kém, có khả năng lan rộng và nhanh đến cộng đồng.

Nâng cao khả năng chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin

Việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin giúp thư viện tiết kiệm được thời gian, kinh phí, nhân lực, làm tăng chất lượng sản phẩm và dịch vụ của thư viện. Chính vì thế, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin chính là góp phần tăng hiệu quả ứng dụng CNTT trong thư viện. Các thư viện có thể chia sẻ CSDL thư mục sách của thư viện. Ngoài ra, trang thông tin điện tử cũng là một công cụ hữu hiệu để các thư viện chia sẻ thông tin. Bên cạnh đó, các thư viện cần bổ sung nguồn thông tin điện tử thông qua nhiều hình thức khác nhau như: hợp tác cùng thu thập các trang web hữu ích, các CSDL miễn phí trên Internet, với những lĩnh vực khác nhau đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dân...

Để bảo đảm hiệu quả trong chia sẻ nguồn tài nguyên CNTT, cần có sự hợp tác của các TVQH dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo của Thư viện Khoa học Tổng hợp Tp. HCM. Cụ thể trước khi hợp tác, các thư viện cần làm rõ một số nội dung như mục tiêu của việc hợp tác; đánh giá khả năng và mức độ hợp tác; xác định quyền lợi, nghĩa vụ của từng thư viện và thời gian thực hiện trong từng giai đoạn cụ thể. Trong vấn đề hợp tác và chia sẻ thì vấn đề nghĩa vụ và quyền lợi giữa các thư viện cần quy định rõ ràng để đảm bảo sự thành công.

3.2. Kiến nghị với cơ quan lãnh đạo thư viện quận, huyện

Tuyển dụng đội ngũ viên chức quản lý

Việc tuyển dụng nhân lực hiện nay tại các TVQH có nhiều bất cập, đặc biệt là trong tuyển dụng đội ngũ viên chức quản lý. Mặc dù có những tiêu chí về tuyển chọn nhân lực, nhưng thực tế hiện nay việc tuyển dụng chỉ dựa trên ý muốn chủ quan của cán bộ quản lý có thẩm quyền, mà không dựa vào các tiêu chí đã đưa ra. Qua tìm hiểu, việc lựa chọn thường dựa vào quen biết, điều động nhân viên từ các phòng ban khác trong Trung tâm Văn hoá lên thay thế hoặc trong một số trường hợp có sự cất nhắc người làm thư viện đã có thời gian gắn bó lâu dài. Sự bất cập trên sẽ dẫn đến hệ quả gây đình trệ hay thậm chí làm thụt lùi quá trình ứng dụng CNTT trong thư viện. 

Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng CNTT

Để đảm bảo cho ứng dụng CNTT trong thư viện đạt hiệu quả, cần phải có nguồn quỹ dành riêng cho ứng dụng CNTT, cụ thể là kinh phí cho cơ sở vật chất, trang thiết bị CNTT, nguồn thông tin điện tử và nhân lực thư viện. Hầu hết các thư viện đều không có phòng dành riêng cho sử dụng máy tính và truy cập mạng, mà thường tận dụng một góc không gian của phòng đọc để bố trí máy tính. Ngoài ra, các trụ sở thư viện cũng cần được đầu tư nâng cấp, 20/24 TVQH đều quá nhỏ và không đáp ứng yêu cầu phục vụ của một thư viện hiện nay.

Về trang thiết bị, theo thực tế khảo sát tại các thư viện, hầu hết đều có mức đầu tư ban đầu hết sức khiêm tốn, chỉ được trang bị từ 1 đến 2 máy tính, ngoài ra các thư viện không có các trang thiết bị, máy móc hỗ trợ đi kèm. Điều này ảnh hưởng đến chất lượng công việc, cũng như hạn chế khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Kinh phí cho bổ sung nguồn lực thông tin chỉ dừng lại ở bổ sung sách, báo dạng truyền thống, hoàn toàn chưa có sự quan tâm đến nguồn tài liệu điện tử như CD-ROM, CSDL. Trong khi đó, tài liệu điện tử ngày càng phong phú, đa dạng, liên tục được cập nhập và bạn đọc bắt đầu có nhiều nhu cầu về tài liệu điện tử.

Để tăng cường kinh phí cho ứng dụng CNTT, cần có sự nhìn nhận từ cả hai phía là bản thân các TVQH và cơ quan chủ quản. Trước hết, các thư viện cần chứng minh những lợi ích mà CNTT đã mang lại cho hoạt động thư viện, thông qua việc tận dụng tối ưu những nguồn lực sẵn có, làm tăng hiệu quả công việc và khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Đồng thời, thư viện phải cho thấy được khả năng sẽ sử dụng hiệu quả nguồn lực đầu tư, phục vụ cho phát triển của địa phương, thông qua bản kế hoạch CNTT có định hướng và mục tiêu rõ ràng, cụ thể, cùng những giải pháp thực hiện hợp lý, khả thi. Về phía cơ quan chủ quản, các cán bộ lãnh đạo cần nhận thức đúng về vai trò của thư viện đối với sự phát triển của quận, huyện, cũng như những lợi ích thật sự mà CNTT mang lại.

Tách thư viện quận, huyện khỏi Trung tâm Văn hoá

Các TVQH tại Tp. HCM hiện nay đều nằm trong cơ cấu của Trung tâm Văn hoá quận, huyện. Cơ cấu tổ chức này cản trở thư viện về mặt kinh phí và nhân lực. Kinh phí cho hoạt động thư viện phụ thuộc hoàn toàn vào sự quan tâm của cơ quan chủ quản và thư viện cũng không có quyền chủ động trong phân bổ nguồn kinh phí được cấp. Lệ thuộc về mặt kinh phí đã gây khó khăn cho thư viện trong việc lên kế hoạch hoạt động hàng năm. Kết quả là các thư viện hoàn toàn thụ động cho đầu tư phát triển thư viện nói chung và cho ứng dụng CNTT nói riêng.

Phần lớn tại các thư viện được khảo sát đều gặp trường hợp có nhân sự không bảo đảm được các nhiệm vụ đặt ra trong môi trường ứng dụng CNTT, dẫn đến tình trạng vừa thừa lại vừa thiếu nguồn nhân lực, ảnh hưởng đến tiến trình ứng dụng CNTT, cũng như sự phát triển toàn diện của thư viện.

Thư viện tách độc lập khỏi Trung tâm Văn hoá có thể phát huy tính tự chủ, bên cạnh khả năng tự tạo thêm kinh phí cho hoạt động thông qua các nguồn thu từ các sản phẩm và dịch vụ của thư viện, còn có thể được đầu tư ngân sách hoạt động cao hơn từ Uỷ ban nhân dân quận, huyện. Chủ động hơn trong tuyển chọn, tự chịu trách nhiệm thay thế nguồn nhân lực phù hợp trên cơ sở đáp ứng được những yêu cầu đặt ra, mà không còn phải phụ thuộc vào sự “lựa chọn” của Trung tâm Văn hoá như hiện nay. Để thư viện có thể chủ động trong hoạt động, phát huy vai trò đối với sự phát triển của địa phương, nhất thiết phải tách thư viện ra khỏi trung tâm văn hoá, trở thành thiết chế văn hoá độc lập trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận, huyện.

Đểứng dụng CNTT trong các thư viện đạt hiệu quả thì tất cả những giải pháp đưa ra cần được thực hiện đồng bộ. Bên cạnh đó, các văn bản mang tính pháp lý cho ứng dụng CNTT trong TVQH là nhân tố rất quan trọng thúc đẩy tiến trình ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện được diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Lê Văn Viết.Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin và các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức, hoạt động của thư viện cấp huyện : Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ. - H., 2012.

2. Phạm Thế Khang.Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện cấp tỉnh, thành phố: Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ. - H., 2002.

3. Võ Công Nam.Hiện đại hoá thư viện công cộng trong điều kiện thư viện Việt Nam : Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ. - Tp. Hồ Chí Minh, 2006.

4. Vụ Thư viện. Báo cáo đề dẫn hội nghị - hội thảo: Xây dựng và nâng cao chất lượng tổ chức và hoạt động của thư viện cấp huyện đáp ứng yêu cầu công nghiệp hoá, hiện đại hoá. - H., 2008.

_______________________________________

NCS. Trần Văn Hồng - ThS. Trần Minh Tâm

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2016. - Số 3. - Tr. 29-36.

< Prev		Next >