THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1. Đặt vấn đề

Quản lý đóng vai trò quan trọng trong mọi chế độ xã hội và mọi lĩnh vực ngành nghề, quản lý bao trùm lên toàn bộ hoạt động của xã hội. Quản lý một cách khoa học sẽ đem lại những lợi ích vô cùng to lớn. Quản lý có nguyên tắc và phương pháp chung nhất song đi sâu vào từng ngành nghề, từng lĩnh vực chúng có những đặc thù riêng. Chính vì vậy, mọi tổ chức, ngành nghề, mọi lĩnh vực đều phải nghiên cứu để tìm ra cách thức, phương pháp tổ chức quản lý khoa học nhất nhằm phát huy cao nhất hiệu quả của mọi hoạt động.

Thư viện (TV) cũng như các tổ chức khác, đều cần được áp dụng các phương pháp quản lý phù hợp để đáp ứng với các thay đổi từ môi trường. Khoa học công nghệ, trong đó chủ chốt là công nghệ thông tin và truyền thông đã đưa môi trường điện tử vào TV. Theo Robert D. Stueart [3], công nghệ đã làm thay đổi môi trường của TV, những thay đổi này đã có sự tác động rất lớn đến tổ chức công việc, tổ chức dịch vụ trong một TV và trung tâm thông tin. “Nếu các nhà quản lý TV vẫn cảm thấy bình thường, nó chỉ có thể là bạn đang ở trong mắt của cơn bão”.

Trong những thập niên gần đây, từ khi chính sách đổi mới và mở cửa của Đảng và Nhà nước ta được áp dụng, hoạt động TV Việt Nam có rất nhiều chuyển biến. Có thể thấy các TV Việt Nam đang trong quá trình chuyển dịch từ TV truyền thống sang TV hiện đại. Sự chuyển dịch này đã đặt ra những vấn đề đối với hoạt động quản lý như: mô hình tổ chức, quản lý nguồn nhân lực, phương thức quản lý, quản lý các quy trình nghiệp vụ…

2. Áp dụng các lý thuyết quản lý hiện đại vào quản lý thư viện

Theo các học giả Trung Quốc [5], vào thế kỷ 21, nghiên cứu về quản lý TV đã là vấn đề nóng của các nghiên cứu về thông tin – thư viện.

Mô hình tổ chức nào, phương pháp quản lý nào là phù hợp nhất cho các TV Việt Nam hiện nay? sẽ khó có một câu trả lời thoả đáng. Trên thực tế đã có nhiều lý thuyết về quản lý được các nhà khoa học đề xuất như: quản lý mục tiêu, quản lý động cơ, quản lý chất lượng tổng thể, quản lý theo định hướng con người, quản lý hội nhập, quản lý dự án, quản lý linh hoạt, quản lý chiến lược... Các lý thuyết này có thể xem xét nghiên cứu áp dụng cho nhiều loại tổ chức khác nhau, vào từng nội dung khác nhau của quản lý một tổ chức. Trong bối cảnh các TV Việt Nam có nhiều thay đổi như hiện nay, các nhà quản lý có thể vận dụng các lý thuyết quản lý khác nhau nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Quản lý linh hoạt

Quản lý linh hoạt được hiểu như sự trái ngược với quản lý tập trung phân cấp. Lý thuyết này có thể áp dụng vào nhiều nội dung của quản lý TV. Đối với các TV Việt Nam hiện nay, có thể vận dụng lý thuyết quản lý linh hoạt vào việc tái cấu trúc mô hình tổ chức quản lý. Krishan Kumar [4] trên cơ sở phân tích những thay đổi về quản lý TV trong môi trường điện tử đã nhấn mạnh sự cần thiết phải tái cấu trúc lại cơ cấu tổ chức các TV. Cấu trúc tổ chức truyền thống đã không còn phù hợp và thích ứng được với những thách thức, thay đổi trong môi trường mới. Trong bối cảnh hội nhập quốc tế và ứng dụng các thành tựu của khoa học công nghệ mạnh mẽ như hiện nay, các TV Việt Nam đang gặp phải những sự thay đổi nhanh chóng từ môi trường bên trong và bên ngoài mang lại. Các sản phẩm và dịch vụ TV thay đổi, nhu cầu của người dùng tin biến đổi… thực tế này đòi hỏi các TV phải có sự thích nghi và linh hoạt. Kết quả nghiên cứu thực tế [2] cho thấy phần lớn các TV Việt Nam hiện nay quản lý theo mô hình phân cấp, trực tuyến, chức năng. Nhược điểm của mô hình này là cứng nhắc, thiếu sự linh hoạt, không phù hợp với sự thay đổi trong môi trường TV hiện đại. Áp dụng lý thuyết quản lý linh hoạt có thể giúp các TV thiết lập hoặc tái cấu trúc mô hình quản lý, tăng khả năng linh hoạt thích ứng nhanh với những thay đổi và đòi hỏi đặt ra. Đồng thời, tạo điều kiện cho các nhân viên trong một TV có thể phát huy được tối đa năng lực của mình. Xu hướng chung của các TV trên thế giới hiện nay là không tái cơ cấu triệt để. Các TV đã vận dụng những ưu thế của quản lý linh hoạt và có sự thay đổi tối ưu về cơ cấu tổ chức. Mô hình cơ cấu tổ chức đã và đang được các TV và trung tâm thông tin hướng tới áp dụng là mô hình lai ghép giữa cơ cấu tổ chức truyền thống với các mô hình tổ chức khác.

Quản lý theo định hướng con người

Vào những thập niên 60 - 80 của thế kỷ trước, các lý thuyết quản lý theo định hướng con người được phát triển nhanh chóng. Quản lý theo định hướng con người tức là lấy "con người làm trung tâm" và "con người là gốc". Tinh thần cốt lõi của lý thuyết quản lý này là phải tôn trọng nhu cầu của mọi người, để tối đa hoá tiềm năng con người, nhận ra giá trị của con người và tạo ra hiệu suất công việc tốt nhất. Triết lý quản lý theo định hướng con người đã được phổ biến rộng rãi, xâm nhập vào sự phát triển các khía cạnh, các ngành nghề trong xã hội. Trong bối cảnh các TV Việt Nam hiện nay, việc vận dụng các lý thuyết quản lý theo định hướng con người là rất cần thiết và có thể được xem xét ở các phương diện sau:

Thứ nhất, quản lý theo định hướng con người quan tâm tới người dùng tin của TV. Có lẽ đã đến lúc các TV Việt Nam cần phải từ bỏ hoàn toàn những những ảnh hưởng về quan niệm cung cấp dịch vụ công của thời kỳ quản lý quan liêu bao cấp. Bởi quan niệm đó không còn phù hợp trong bối cảnh hiện nay. Bên cạnh đó là sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ đã kéo theo sự ra đời của các công nghệ mới và sự xuất hiện của nhiều phương tiện truyền thông. Với nhiều ưu thế vượt trội trong khả năng cập nhật, trao đổi chia sẻ thông tin, các phương tiện truyền thông này đã ngày càng thu hút đông đảo một lượng lớn người dùng tin sử dụng. Các TV đang phải cạnh tranh gay gắt trong việc thu hút người dùng tin. Đã có không ít những lo ngại cho rằng TV sẽ trở nên chậm phát triển do bạn đọc không cần đến TV nữa vì họ có thể sử dụng các nguồn tin trên mạng. Đã có nhà xuất bản đề xuất và thực hiện dự án xây dựng cổng thông tin để đưa các cơ sở dữ liệu cho bạn đọc truy cập miễn phí và có thu phí. Một số báo cáo trong các hội thảo khoa học cũng đã đề cập đến thực trạng tại một số TV tại Việt Nam tuy đã được cải thiện về nhiều mặt nhưng ngày càng vắng bạn đọc [1]. Áp dụng lý thuyết quản lý con người trong hoạt động TV với định hướng người dùng tin có nghĩa là người dùng tin phải được xem xét là trung tâm của hệ thống. Người dùng tin là khách hàng của TV. Mọi hoạt động trong TV và trung tâm thông tin đều hướng tới người dùng tin. Họ vừa là khách hàng, đồng thời vừa là động lực để TV và trung tâm thông tin cải tiến sản phẩm và chất lượng dịch vụ của mình. Nghiên cứu thực trạng áp dụng triết lý này ở Việt Nam hiện nay cho thấy một số TV đã vận dụng, tuy nhiên số lượng không lớn [2].

Thứ hai, quản lý theo định hướng con người là nhằm tới người làm thư viện (NLTV). Phương pháp quản lý này hướng tới tôn trọng đề, cao vai trò của NLTV. Công việc của NLTV thường tẻ nhạt, nhiều khâu công việc mang tính lặp đi lặp lại và đòi hỏi sự chi tiết cao. Vì vậy, việc tôn trọng, thấu hiểu, chia sẻ, khuyến khích để NLTV phát huy sự nhiệt tình và sáng tạo của mình là rất cần thiết. Vận dụng lý thuyết này, NLTV cũng đòi hỏi ở người quản lý sự tinh tế, khoa học trong việc tổ chức phân công công việc. Mô hình tối ưu hiện nay trong việc tổ chức nhân sự là hướng tới mục tiêu phát huy tối đa khả năng của từng nhân viên cho dù họ thuộc bất cứ vị trí nào trong bộ máy tổ chức. Một thực tế ở Việt Nam hiện nay, nghề TV thường có thu nhập thấp và như vậy sẽ khó tạo động lực, lòng nhiệt tình cho NLTV làm việc. Nhà quản lý cần nỗ lực để cải thiện điều kiện làm việc của NLTV, đồng thời phát triển các hình thức dịch vụ nhằm cải thiện vấn đề lương của NLTV, chỉ như vậy họ mới có thể yên tâm công tác và phát huy hết năng lực của mình. Từ một phương diện khác của việc áp dụng triết lý đề cao vai trò của con người trong một tổ chức đi liền với sự tôn trọng, thấu hiểu, chia sẻ… Tuy nhiên, mọi phẩm chất đó cần phải được gắn liền với những thiết chế như khen thưởng, kỷ luật và cao hơn nữa là việc xây dựng văn hoá tổ chức. Xây dựng văn hoá tổ chức xét từ phương diện đối nội hướng tới việc quy tụ nội lực, khuyến khích sự sáng tạo của các thành viên trong một tổ chức. TV là một tổ chức trong đó có sự hợp tác làm việc của nhiều người, nhiều cấp với những quy định, nguyên tắc quản lý… Sự tương tác trong quá trình cùng làm việc và tuân thủ những nguyên tắc, quy định của tổ chức tạo nên văn hoá tổ chức. Vận dụng lý thuyết quản lý con người nhằm xây dựng văn hoá tổ chức trong TV sẽ là yếu tố vàng của sự thành công vì văn hoá tổ chức giúp TV ổn định, là chất keo kết dính, hỗ trợ hiệu quả cho công tác quản lý thông qua việc đưa ra những chuẩn mực hướng dẫn thái độ, hành vi của các thành viên trong TV.

Quản lý chất lượng toàn diện

Quản lý chất lượng toàn diện có nguồn gốc từ các lĩnh vực sản xuất, phản ánh các khía cạnh kinh doanh hay chất lượng sản phẩm. Trong thế kỷ 20, quản lý chất lượng toàn diện đã được nghiên cứu và ứng dụng cho các cơ quan phi sản xuất. Lý thuyết về quản lý chất lượng toàn diện hoàn toàn có thể xem xét và áp dụng vào quản lý các TV Việt Nam vì TV là nơi tạo lập ra các sản phẩm thông tin và cung cấp các dịch vụ thông tin. Việc áp dụng lý thuyết quản lý này sẽ giúp cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của người dùng tin. Nếu xem xét các quy trình công việc trong dây chuyền thông tin - tư liệu như: bổ sung, biên mục, lưu thông… liên kết các quá trình này với quá trình sản xuất là hoàn toàn giống nhau. Do đó, mọi khía cạnh của sản phẩm hoặc quản lý quy trình, quản lý chất lượng cho TV là hoàn toàn có thể áp dụng được. Vận dụng lý thuyết quản lý chất lượng vào quản lý TV là nhằm xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng trong một cơ quan dựa trên các nguyên tắc cơ bản và các yêu cầu để tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, đảm bảo công việc có chất lượng, thoả mãn nhu cầu của bạn đọc (khách hàng) và khắc phục những yếu kém trên, qua đó nâng cao tính chất phục vụ, gắn bó giữa TV và người sử dụng TV. Đồng thời, khẳng định vai trò, vị trí, thương hiệu của TV trong hệ thống cũng như trong toàn xã hội.

Quản lý tích hợp

Quản lý tích hợp được hiểu là việc huy động tổng thể các nguồn lực của một tổ chức, doanh nghiệp… nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu thị trường, nâng cao khả năng cạnh tranh. Ngày nay trên thế giới, tư duy quản lý tích hợp và mô hình quản lý của nó đã trở thành một xu hướng mới trong quản lý TV hiện đại. Lý thuyết quản lý tích hợp có thể xem xét, áp dụng đối với các TV Việt Nam ở nhiều phương diện. Trong một TV, quản lý tích hợp chính là sự kết hợp các nguồn lực của TV để đạt được mục tiêu chung. Quản lý tích hợp của TV bao gồm các nội dung chính: Sự kết hợp các nguồn lực và hệ thống kỹ thuật để thực hiện các dịch vụ tốt nhất là gì? Thiết lập thể chế để đảm bảo dịch vụ tốt nhất là gì?... Trong một hệ thống TV, lý thuyết quản lý tích hợp có thể được vận dụng thông qua việc liên kết phối hợp giữa các TV để thúc đẩy tối ưu hoá và mở rộng liên kết trong toàn bộ chức năng hay một số nội dung cụ thể.

3. Kết luận

Quản lý đóng một vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của xã hội. Trên thực tế có nhiều lý thuyết về quản lý, các lý thuyết này có thể được nghiên cứu và áp dụng vào nhiều ngành nghề khác nhau. Các TV Việt Nam sau một thời gian đổi mới đang có sự chuyển dịch từ TV truyền thống sang hiện đại. Đây là một tín hiệu đáng mừng, tuy nhiên sự thay đổi này đã đặt ra nhiều khó khăn đối với các nhà quản lý. Việc nghiên cứu vận dụng linh hoạt các lý thuyết quản lý hiện đại vào TV sẽ giúp cho các nhà quản lý TV Việt Nam nâng cao hiệu quả hoạt động, đồng thời khẳng định vai trò to lớn của các TV trong công cuộc phát triển đất nước.

TÀI LIỆU THAM KHẢO:

1. Nguyễn Văn Thiên. Những thách thức đối với các thư viện Việt Nam trong giai đoạn hiện nay // Nghiên cứu Văn hoá. - 2013. - Số 4.

2. Nguyễn Văn Thiên. Quản lý các thư viện điện tử tại Việt Nam hiện nay : Báo cáo đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ. - H., 2014.

3. Barbara B. Moran Robert D. Stueart. Library and Information Center Management // Library and Information Science Text Series, Libraries Unlimited. - 2007.

4. Krishan Kumar. Library Management in Electronic Environment. - Har-Anand, 2007.

5. Research Papers Center. Eight of the Modern Library Management Theory, Research Papers Center, truy cập ngày 15/8/2013, tại trang web http://eng.hi138.com/public-management-papers/library-management-papers/200906/77129_eight-of-the-modern-library-management-theory.asp#.UkGsCz_9nup.

_____________________

ThS. Nguyễn Văn Thiên

Khoa TV-TT, trường Đại học Văn hoá Hà Nội

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2015. - Số 2. - Tr. 7-10.