THƯ VIỆN QUỐC GIA VIỆT NAM

1. Sự cần thiết của bảng phân loại trong tổ chức kho tự chọn

Trong xã hội hiện đại ngày nay cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học, thì việc lưu trữ và phổ biến tài nguyên tri thức là rất quan trọng. Thư viện trở thành yếu tố không thể thiếu trong hoạt động truyền bá thông tin đó. Ngôn ngữ tìm tin theo phân loại là một trong những phương thức tra cứu thông tin, giúp phổ biến tài nguyên tri thức một cách có tổ chức, có chất lượng cao được sử dụng rộng rãi trong cộng đồng thư viện trên toàn thế giới cũng như ở Việt Nam.

Đối với bộ máy tra cứu truyền thống, khung phân loại là xương sống cho mục lục phân loại, còn đối với CSDL, ký hiệu phân loại là một điểm truy cập tìm tin đáng tin cậy. Tổ chức kho tài liệu mở theo ký hiệu phân loại là hình thức phục vụ đọc sách hiện đại và thuận tiện cho người đọc, đang được các cơ quan thông tin – thư viện áp dụng nhiều hiện nay, nhất là đối với các thư viện có số lượng vốn tài liệu lớn.

Khi tổ chức kho mở theo phân loại, các thư viện và cơ quan thông tin sẽ giúp bạn đọc bớt thời gian viết phiếu và chờ đợi, có thể tiếp cận với nhiều tài liệu trong cùng một lĩnh vực. Người đọc và người dùng tin có thể nhanh chóng nhận biết được vị trí của tài liệu thông qua việc tập hợp tất cả các tài liệu có cùng một nội dung vào một vị trí xác định ở trên giá. Ở các nước phương Tây, ngay từ cuối thế kỷ XIX, phân loại đã được sử dụng như một công cụ chủ yếu để xếp giá trong hầu hết các thư viện.

Các thư viện đều xác định bước quan trọng nhất để tổ chức kho mở là tiến hành xác lập ký hiệu xếp giá cho mỗi cuốn sách, làm cơ sở sắp xếp tài liệu trong kho. Ký hiệu xếp giá được kết hợp bởi 2 yếu tố chính là: chỉ số phân loại và một ký hiệu khác do thư viện xác lập (có thể là ký hiệu tác giả hoặc ký hiệu tên sách, số đăng ký cá biệt…). Cách thức tổ chức tài liệu trong kho tự chọn được sắp xếp trật tự theo các ngành khoa học từ chung đến riêng, từ tổng quát đến chi tiết (theo cấu tạo bảng phân loại thư viện đang sử dụng). Trong từng khuông (mục) có quy định số lượng tài liệu sắp xếp và có các tiêu đề chỉ dẫn.

Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQG) là nơi thu nhận và tàng trữ xuất bản phẩm trong cả nước, với vốn tài liệu lớn cùng số lượng độc giả đông đảo, sử dụng hàng ngày thì việc tổ chức phục vụ người dùng tin theo hệ thống kho mở là rất phù hợp. Từ trước năm 2002, TVQG đã hình thành một số phòng đọc tự chọn nhưng với những điều kiện hạn chế vào thời điểm tổ chức các phòng đọc đều có quy mô nhỏ, áp dụng các chuẩn nghiệp vụ khác nhau và một số phòng chưa sử dụng các thiết bị an ninh.

Sau năm 2002, TVQG đã tổ chức lại hệ thống phòng đọc sách tự chọn theo tiêu chuẩn quốc tế về kỹ thuật, tổ chức kho với sự góp mặt của công nghệ thông tin và hệ thống thiết bị an ninh như: chỉ từ, cổng từ, hệ thống camera, máy quét mã từ hiện đại, sách được sắp xếp theo môn loại của khung phân loại BBK. Tuy nhiên, chỉ số phân loại BBK kết hợp cả chữ và số, vì vậy nhãn xếp giá có thể bị trùng lặp giữa chữ cái và môn loại với chữ cái tên tác giả hoặc tên sách gây khó khăn cho thủ thư và người tìm đọc trong khi tìm và xếp tài liệu lên giá.

Đến cuối năm 2007 cùng với sự chuyển đổi áp dụng chuẩn nghiệp vụ, TVQG đã chuyển sang sử dụng khung phân loại DDC 14 và các kho mở cũng được xắp sếp theo khung phân loại này.

Cuối năm 2010, TVQG đã tổ chức lại các phòng đọc tự chọn với 4 kho mở được sắp xếp theo các ký hiệu phân loại DDC 14 và ký hiệu xếp giá theo tên tác giả hoặc tên sách (đã được tự động hóa gọi là mã cutter) và chia theo các nội dung:

- Phòng đọc tự chọn đa ngôn ngữ

- Phòng đọc tự chọn khoa học xã hội và nhân văn (Tiếng Việt)

- Phòng đọc tự chọn khoa học tự nhiên và ứng dụng (Tiếng Việt)

- Phòng đọc tự chọn dành cho doanh nhân và các nhà nghiên cứu

Trong các thư viện lớn như TVQG, việc sắp xếp kho mở theo ký hiệu phân loại đang rất phổ biến, nghĩa là sắp xếp tài liệu trên giá theo các ngành khoa học của một bảng phân loại cụ thể. Tuy nhiên có sự khác nhau giữa ký hiệu sắp xếp kho và ký hiệu phân loại trong từng quyển sách, ký hiệu kho có mức độ khái quát hơn. DDC là một khung phân loại mang đầy đủ ba tính chất liệt kê, tổng hợp và phân cấp, trong đó phân cấp là tính chất đặc thù của DDC, do đó rất thuận tiện cho việc áp dụng phân loại này vào việc tổ chức kho mở.

Kết hợp với ký hiệu phân loại, từ năm 2007, TVQG bắt đầu sử dụng biện pháp dán mã màu vào gáy sách trong các kho tự chọn. Đây là phương pháp mới dùng mã màu dán gáy sách để phân loại sách theo giá giúp cho cán bộ thủ thư tiết kiệm công sức và dễ dàng trong việc sắp xếp lại sách lên giá cuối mỗi ngày làm việc. Nguyên tắc gán màu được dựa theo 10 môn loại chính của bảng phân loại DDC (chỉ số đầu tiên của mỗi lớp) ứng với 10 màu theo bảng sau:

Bảng chỉ số màu

* Mỗi lớp phân loại chính nếu được tạo nhóm dưới 10 lớp nhỏ, thì nhãn màu sẽ có 2 màu, màu thứ 2 là thứ tự từ màu 0-9 như bảng trên.

Ví dụ: nhóm phân loại 005/005.1 thuộc nhóm 8 lớp thì sẽ có 2 màu là: 0 và 3 tương đương màu đỏ - tím Huế.

* Mỗi lớp phân loại chính nếu được tạo nhóm trên 10 lớp nhỏ, thì nhãn màu sẽ có 3 màu. 7 lớp đầu có màu thứ 2 là màu 0 và có màu thứ 3 từ màu 0-6. Tương tự 7 lớp tiếp có màu thứ 2 là màu 1 và có màu thứ 3 từ màu 0-6,… (lẽ ra có thể 10 lớp thứ 2 có màu thứ 3 từ 0-9, nhưng chỉ để 7 lớp, phòng trường hợp chia nhỏ hơn).

Ví dụ: nhóm 340/341 thuộc nhóm 40 lớp tương ứng với 3 màu là màu tím - xanh lam - xanh lá cây.

* Toàn bộ ký hiệu phân loại được chia thành 159 nhóm theo nguyên tắc chung phân chia nhóm mã màu và được cài đặt tự động phân chia màu khi in mã tự chọn giống như mã cutter tên sách.

2. Áp dụng DDC 14 trong tạo kí hiệu xếp giá tại các phòng đọc tự chọn ở TVQG

* Phòng Đọc tự chọn đa ngôn ngữ: Toàn bộ tầng 5 của nhà D - TVQG được dành cho phòng đọc này. Đây là phòng đọc tự chọn với đặc trưng là kho sách gồm 3 hệ ngôn ngữ là: Slaver, Latinh và hệ ngôn ngữ tượng hình được tổng hợp từ các kho sách Quỹ Châu Á, kho sách liên hiệp quốc, kho sách tiếng Anh, tiếng Trung ở các phòng đọc sách nhỏ trước đây. Tài liệu chủ yếu của kho này là sách biếu; tặng và trao đổi của Đại sứ quán các nước; Viện Goethe Việt Nam và các Hiệp hội thư viện Thế giới; một phần nhỏ nữa là sách đặt mua của Thư viện.

Tổng số sách hiện có trong kho tính đến tháng 10/2010 gồm 19.725 đầu sách (chỉ chọn những sách từ năm 2004 đến 2010).

- Hệ ngôn ngữ Slaver gồm 1.909 cuốn, trong đó sách tiếng Bungaria có 11 cuốn; sách tiếng Seck & Slovakia có 358 cuốn; còn lại là sách tiếng Nga là 1540 cuốn.

- Hệ ngôn ngữ tượng hình gồm 6018 cuốn trong đó tiếng Trung Quốc là 1.787 cuốn, tiếng Nhật là 602 cuốn; tiếng Hàn là 3629 cuốn.

- Hệ ngôn ngữ Latinh là nhiều nhất gồm 11.798 cuốn; trong đó, sách tiếng Pháp là 1.263 cuốn; sách tiếng Anh là 2.903 cuốn, sách Tây Ban Nha là 919 cuốn; sách do tổ chức WTO tài trợ là 500 cuốn; sách Hoa Kỳ là 131 cuốn, sách do tổ chức Liên hợp quốc tặng là 830 cuốn; sách theo seri bộ tập là 900 cuốn, sách tiếng Đức là 800 cuốn; sách tiếng Anh do Quỹ châu Á tài trợ là 3.552 cuốn; ngoài ra Quỹ châu Á còn tài trợ cho phòng đọc mở này 3 máy tính dùng để phục vụ độc giả tra cứu tại chỗ.

Kho sách này được xắp sếp theo các lớp cơ bản ở mỗi đầu giá sách gồm 3 đơn vị chữ số của khung phân loại DDC 14 ví dụ: lớp 000, 100, 200, 300, 400, 500, 600... chứ không chia nhỏ hơn như các kho khác vì lượng sách ở phòng đọc này không nhiều như các phòng tự chọn còn lại của TVQG. Trong mỗi môn loại sách được sắp xếp theo ký hiệu phân loại và ký hiệu xếp giá (mã cutter tên sách hoặc tên tác giả), riêng giá sách hệ ngôn ngữ tượng hình chỉ xắp xếp theo ký hiệu phân loại.

Mã màu ở kho này được dán theo ngôn ngữ, ví dụ: Sách tiếng Pháp được dán mã màu vàng, tiếng Bungari dán mã màu đen; tiếng Anh có mã màu xanh lá cây, tiếng Trung Quốc có mã màu tím, tiếng Tây Ban Nha có mã màu đỏ…

* Phòng Đọc sách tự chọn khoa học xã hội: Nằm toàn bộ ở tầng 4 của TVQG, tổng số sách ở đây gần 25.000 cuốn được rút từ tổng kho 3 năm gần nhất (2008, 2009, 2010) bao gồm những sách có nội dung về khoa học xã hội. Việc phân loại sách ở đây được chia theo nhóm, chỉ số phân loại của mỗi nhóm được chia sâu hơn so với kho mở Đa ngôn ngữ. Mỗi nhóm phân loại được dùng đến phân cấp chữ số thứ 3 của 10 lớp phân loại chính trong bảng phân loại, sau đó chia tiếp đến số thập phân thứ 4 sau dấu chấm và tiếp theo nếu nhóm đó có số lượng sách nhiều.

Ví dụ 1: - nhóm 340/341 gồm các sách về pháp luật, luật giữa các quốc gia. Tên sách “Nghiệp vụ phổ biến giáo dục pháp luật”

+ Ký hiệu phân loại nhóm

340/341

+ Mã cutter tên sách

NGH307V

+ Ký hiệu xếp giá của tổng kho (Số đăng kí cá biệt)                  

VN09.07631

+ Mã màu (tím huế-xanh lam-xanh lá cây)

324

Ví dụ 2: - nhóm 005/005.1 gồm các sách về tin học

Tên sách “Bí quyết thành công với Powerpoint 2007”

+ Ký hiệu phân loại nhóm

005/005.1

+ Mã cutter tên sách

B300Q

+ Ký hiệu xếp giá của tổng kho (Số đăng kí cá biệt)                  

VV09.12422

+ Mã màu (đỏ-tím huế)

03

Ví dụ 3: - nhóm 895.9221 gồm các sách về thơ Việt Nam

Tên sách “Thơ Nguyễn Bính”

+ Ký hiệu phân loại nhóm

895.9221

+ Mã cutter tên sách

TH460N

+ Ký hiệu xếp giá của tổng kho

VN08.9221

+ Mã màu (xanh da trời-vàng-vàng cam)

816

* Phòng Đọc sách tự chọn khoa học tự nhiên và ứng dụng: Nằm ở nửa tầng 3, tổng số sách hiện có ở kho này khoảng 15.000 cuốn cũng được rút từ tổng kho trong 3 năm gần nhất (2008, 2009, 2010) gồm những sách có nội dung về khoa học tự nhiên và ứng dụng. Cách xếp sách ở đây cũng được sắp xếp theo nhóm ký hiệu phân loại DDC 14 và mã cutter tên sách (hoặc tên tác giả), mã màu cũng được dán theo nguyên tắc chung của Thư viện giống như kho phòng đọc tự chọn Khoa học xã hội. Sách phục vụ ở các kho tự chọn luôn là những sách mới được cập nhập vào Thư viện, trong 3 năm gần nhất. Vì tính chất luôn cập nhất sách mới này mà các kho mở luôn thu hút bạn đọc.

* Phòng Đọc sách dành cho doanh nhân và các nhà nghiên cứu: Nằm ở nửa còn lại của tầng 3. Phòng đọc này là một sáng tạo mới nhằm nâng cao chất lượng phục vụ đến mức chu đáo nhất cho những người có nhu cầu đọc và nghiên cứu nhiều loại tài liệu cùng một lúc.

Hệ thống sách phục vụ trong phòng đọc này được rút từ các kho tra cứu của Phòng Thông tin- Tư liệu; kho dự trữ của Phòng Bổ sung và từ 02 phòng đọc tự chọn tiếng Việt: Khoa học Tự nhiên và Khoa học xã hội. Sách chủ yếu là Từ điển bách khoa và các loại sách chuyên khảo về Khoa học tự nhiên, Khoa học xã hội, kinh tế, quản lý, doanh nghiệp doanh nhân v.v…

Tổng số sách hiện được sử dụng trong phòng đọc này là 1052 cuốn, trong đó: Bách khoa thư và Từ điển là 128 cuốn, sách Khoa học tự nhiên là 527 cuốn, sách Khoa học xã hội và Nhân văn là 397 cuốn. Sách được xếp giá theo từng nội dung chủ đề và dán mã mầu theo như bảng màu quy định chung của phòng đọc tự chọn.

Ví dụ:

Tên sách “Từ điển hiện đại Việt - Hàn”

+ Ký hiệu phân loại nhóm

430/495.9

+ Mã cutter tên sách

T550Đ

+ Ký hiệu xếp giá của tổng kho (Số đăng kí cá biệt)                  

VN08.09177

+ Mã màu (xanh lá cây-xanh lá cây)

44

Phòng đọc này có thể coi là phòng đọc tự chọn hiện đại nhất với quy mô phục vụ sách tận tay độc giả theo yêu cầu, thủ thư sẽ trả lời nhanh nhất những thắc mắc về sách, đáp ứng tìm sách theo chủ đề sách hay theo danh mục sách mà độc giả yêu cầu trong tất cả các kho của Thư viện. Ngoài ra phòng đọc còn trang bị hệ thống 6 máy tính hiện đại để tra cứu CSDL của Thư viện và kết nối wifi phục vụ tra cứu tin tại chỗ cho độc giả. Trong tương lai, Thư viện sẽ bổ sung máy fax và máy photocopy cho độc giả tự sử dụng tại phòng.

Một nét đặc biệt nữa của phòng đọc này là không gian đẹp và tiện nghi sang trọng, bên ngoài phòng đọc được thiết kế một vườn cây xanh mát tạo cảm giác thư giãn cho độc giả sau những giờ nghiên cứu, hoặc trao đổi tìm thêm thông tin và đối tác cho công việc của mình.

Có thể nói phương thức tổ chức kho mở phục vụ đọc tự chọn ở TVQG đã nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, phù hợp với xu thế chung “Hướng tới người dùng tin”. Ngoài ra cũng phải kể đến yếu tố môi trường đọc lý tưởng đảm bảo tính hiện đại và tiện dụng, từ hệ thống đèn chiếu sáng đến điều hòa nhiệt độ, giá sách và bàn ghế ngồi đọc đúng tiêu chuẩn, cây xanh tạo cảm giác thư thái, cửa kính giảm tiếng ồn tối đa... Với tất cả những điều kiện trên, các phòng đọc tự chọn luôn là nơi có số lượng bạn đọc tập trung đông nhất.

Tổ chức kho mở theo tiêu chuẩn hiện đại sẽ góp phần làm thay đổi bộ mặt thư viện giúp cho bạn đọc tiếp cận với thông tin dễ dàng hơn và đem lại cho thư viện phong cách phục vụ mới hiệu quả hơn.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Đinh Minh Chiến. Kho sách tự chọn: Phương thức tổ chức và những vấn đề cần quan tâm tháo gỡ// Tạp chí Thư viện Việt Nam (5). – 2005. - tr. 36-40.

2. Lê Thị Nguyệt. “Đọc tự chọn” ở Thư viện Quốc Gia Việt Nam// Tạp chí Thư viện Việt Nam (4),. – 2007. - tr. 61-63.

3. Nguyễn Thị Lan Hương. Nghiên cứu áp dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn tiếng Việt 14 tại Thư viện Quốc gia Việt Nam: Luận văn thạc sỹ Thông tin Thư viện H.: - Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, 2010.

 

___________________

ThS. Nguyễn Thị Lan Hương

Thư viện Quốc gia Việt Nam

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam số 2(28) – 2011 (tr.7-11)

< Prev		Next >