La Bibliothèque nationale du Vietnam a organisé une réunion le 18 mars 2022 pour mettre en œuvre le projet d'élaboration des normes nationales "Gestion des documents - Format de fichier de document électronique pour la conservation à long terme", qui est géré par MLIS Kieu Thuy Nga - Directrice de la BnV.
Le projet est construit sur la base de l'acceptation de l'équivalent de la norme ISO 19005 Gestion des documents - Format de fichier de document électronique pour la conservation à long terme. L'ensemble de normes se compose de 2 parties, spécifiant comment utiliser PDF/A pour les documents dans différentes versions: 1.4, 1.7, 2.0..., y compris les réglementations sur la façon d'utiliser PDF/A , les symboles, la conformité et les spécifications telles que le fichier structure, les graphiques, la clarté, les annotations, les actions, les métadonnées, les structures logiques, les modèles d'interaction… Partie 1: Utilisation de PDF 1.4 (PDF/A-1). Partie 2: Utilisation de la norme ISO 32000-1 (PDF/A-2).
Le développement de cette norme découle du besoin actuel de gestion et de stockage des données. Parallèlement à la 4e révolution industrielle, la forte mise en œuvre de la transformation numérique nationale qui augmente la diversité des ressources numériques et préserve les documents électroniques, pose de nouveaux défis urgents aux archivistes. Il est nécessaire de préserver non seulement le support d’information mais aussi le contenu, le contexte et la structure du document - facteurs qui existent indépendamment du support dans l'environnement électronique. En tant que tels, les documents peuvent être utilisés comme preuves juridiques. Par conséquent, il est nécessaire de convenir d'un format de fichier de document électronique standard qui répond aux exigences de conservation à long terme.
Lors de la réunion, Mme Kieu Thuy Nga - Cheffe du projet a fait une introduction générale du projet et a précisé l'objectif du projet de définir un format de fichier PDF (PDF/A) pour stocker les documents et fournir un mécanisme pour afficher les documents électroniques d'une manière qui conserve leur apparence visuelle dans le temps, indépendamment des outils et systèmes utilisés pour créer, stocker ou afficher les fichiers; fournir un cadre pour enregistrer le contexte et l'historique des documents électroniques sous forme de métadonnées dans des fichiers appropriés et définir un cadre pour représenter la structure logique et d'autres informations sémantiques du document par voie électronique dans des fichiers appropriés pour répondre aux besoins suivants: gouvernance des données électroniques; format de fichier de document électronique; conservation à long terme des documents électroniques; extraire des données, afin de répondre aux besoins nécessaires des entreprises, des gouvernements, des bibliothèques, des archives, des organisations et des particuliers, et en même temps créer des conditions favorables pour que les lecteurs exploitent et utilisent les documents de la bibliothèque.
Les participants et les experts ont hautement apprécié la mise en œuvre du projet, la méthode de travail scientifique, ainsi que les bénéfices que le projet apporte dans les domaines de l'information - bibliothèques, stockage de données, construction de logiciels d'application ainsi que dans la gestion et la construction de bibliothèques électroniques. Par ailleurs, les avis échangés et discutés ont porté sur les points suivants: standardisation des termes techniques pour une compréhension aisée, accessibles et adaptés aux conditions du Vietnam; flexibilité dans la méthode de travail du comité de rédaction, soit directement soit en ligne, en fonction de la situation réelle pour atteindre l'efficacité du travail… Par la suite, le comité de rédaction continuera de rechercher et de compléter, d'éditer et de finaliser le projet et l'interprétation de la norme nationale "Gestion de documents - Format de fichier de document électronique pour la conservation à long terme".
Le projet est mis en œuvre pour une période de 2 ans (2022-2023) et devrait être achevé, publié fin 2023.
Photo de l’événement:
Membres du comité de rédaction du Projet d’établissement de la Norme nationale
MLIS Kieu Thuy Nga - Directrice de la BnV, Cheffe du projet, a pris la parole lors de la réunion
Les délégués ont discuté lors de la réunion
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Nouvelle: Thu Trang; Photos: Việt Đức