Cách mạng công nghiệp (CMCN) 4.0 đã, đang và sẽ gõ cửa mọi quốc gia, mọi ngành nghề và căn nhà của mỗi người. Do đó, dù muốn hay không, ngành thư viện (TV) nói chung và hệ thống thư viện trường phổ thông (TVPT) nói riêng cũng sẽ chịu sự tác động của nó. Với những yếu tố cốt lõi (trí tuệ nhân tạo, mạng lưới vạn vật kết nối Internet và dữ liệu lớn), CMCN 4.0 đã và đang làm thay đổi chức năng của thư viện (ngoài chức năng lưu giữ, cho mượn tài liệu; TV cần thực hiện chức năng cung cấp, cho phép người sử dụng (NSD) truy cập và sử dụng nguồn thông tin mọi lúc, mọi nơi). Do đó, xây dựng TV điện tử sẽ là xu thế tất yếu mà các TV phải hướng đến. Ở hệ thống TV khoa học, đặc biệt là các trường đại học, việc xây dựng TV điện tử đã và đang được hầu khắp các trường thực hiện. Tuy nhiên, ở hệ thống TVPT, liệu NSD có nhu cầu sử dụng TV điện tử và thực lực hiện nay của các TVPT có đáp ứng được yêu cầu của việc xây dựng TV điện tử hay không? Để trả lời cho những câu hỏi nghiên cứu này, tác giả đã tiến hành nghiên cứu trường hợp 10 TVPT trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, các trường được chọn đại diện cho các cấp học, khu vực và loại hình trường.

1. Nhu cầu sử dụng tài liệu điện tử của người sử dụng trong các thư viện trường phổ thông

Trường phổ thông (bao gồm các trường tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông) có sứ mệnh cung cấp các kiến thức phổ thông, cơ bản ban đầu giúp học sinh (HS) có thể tiếp tục học nghề hoặc học lên các bậc cao hơn và cũng có thể tự nuôi sống mình và cống hiến cho xã hội.

Một trong các nhiệm vụ chính của TVPT là cung cấp tài liệu phục vụ cho hoạt động giảng dạy của giáo viên (GV) và học tập của HS trong nhà trường. Do vậy, tài liệu trong các TVPT thường bao gồm: sách giáo khoa, sách tham khảo theo môn học, sách nghiệp vụ cho GV, sách tham khảo và sách kỹ năng. Bên cạnh yếu tố nội dung thì loại hình tài liệu cũng là một trong các yếu tố mà NSD TV quan tâm. Bảng số liệu dưới đây phản ánh mức độ sử dụng các dạng tài liệu của các nhóm NSD TV theo từng khối trường. Nhóm NSD gồm: GV, HS và cán bộ quản lý (CBQL).

Bảng 1: Mức độ sử dụng các dạng tài liệu của các nhóm NSD theo khối trường

Mỗi nhóm NSD được khảo sát về mức độ sử dụng các dạng tài liệu của bản thân với 3 mức: Không sử dụng, thỉnh thoảng, thường xuyên (kể cả tài liệu trong và ngoài TV). Kết quả khảo sát cho thấy: ở cả 3 nhóm NSD, mức độ sử dụng sách in có tỷ lệ cao nhất (trung bình 32.5% NSD ở mức thỉnh thoảng, 43.8% NSD ở mức thường xuyên) trong 4 dạng tài liệu. Trong các dạng tài liệu, bản đồ là loại tài liệu được các nhóm NSD đánh giá có mức độ sử dụng thấp nhất (34.2% không sử dụng, 44.7% sử dụng ở mức thỉnh thoảng, 9.4% sử dụng ở mức thường xuyên). Tỷ lệ này tương đối phù hợp với tương quan số lượng sách và bản đồ được thống kê ở các TV được khảo sát. Tuy nhiên, đáng lưu ý là ngoài dạng tài liệu là sách in và báo - tạp chí, tài liệu điện tử cũng được các nhóm NSD đánh giá sử dụng ở mức tương đối cao (29.9% sử dụng ở mức thỉnh thoảng, 38.2% sử dụng ở mức thường xuyên) nhưng lại chưa được chú trọng bổ sung trong các TVPT (hầu hết các TVPT trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đều chưa có loại hình tài liệu điện tử). Do vậy, để thực sự đáp ứng nhu cầu của NSD về nội dung cũng như loại hình tài liệu, các TVPT cần quan tâm tới việc tạo lập, bổ sung các dạng tài liệu đáp ứng nhu cầu cũng như thói quen của từng nhóm NSD.

2. Khả năng của thư viện phổ thông trong việc xây dựng thư viện điện tử

Vốn tài liệu:

Nhu cầu sử dụng tài liệu điện tử của các nhóm NSD trong TVPT là tương đối cao (đối với HS, mức độ sử dụng tài liệu điện tử bằng với mức độ sử dụng sách in). Tuy nhiên, khả năng cung cấp tài liệu điện tử của các TVPT trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nhìn chung còn hạn chế. Biểu đồ 1 thể hiện tỷ lệ các dạng tài liệu ở các TVPT trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh theo khối trường.

Biểu đồ 1: Tỷ lệ các dạng tài liệu ở các TVPT

Nhìn vào biểu đồ, có thể thấy hầu hết (98%) tài liệu trong các TVPT hiện nay đều ở dạng sách in, chỉ có 1% tài liệu điện tử. Tuy nhiên, số tài liệu điện tử này lại tập trung chủ yếu ở 01 TV thuộc khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài (1.300/1.454 tài liệu là của 01 TV khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài), số ít tài liệu điện tử còn lại (154/1.454 tài liệu) được phân bổ ở 02 TV khối trường công lập có được dưới hình thức người làm thư viện (NLTV) mua quyền truy cập tài liệu điện tử theo từng tên sách (mua tài liệu trực tuyến dựa trên sự hỗ trợ kinh phí của Uỷ ban nhân dân Quận). Như vậy, mức độ sử dụng tài liệu điện tử của NSD ở TVPT cao gần tương đương với sách in, nhưng nhìn chung các TVPT chưa cung ứng được nguồn tài liệu điện tử cho NSD. Do vậy, để thực sự đáp ứng nhu cầu của họ về nội dung cũng như loại hình tài liệu, các TVPT cần quan tâm tới việc tạo lập, bổ sung các dạng tài liệu đáp ứng nhu cầu cũng như thói quen của từng nhóm NSD.

Kinh phí

Kinh phí là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo TV hoạt động ổn định và phát triển. Bên cạnh đó, kinh phí cấp cho hoạt động TV là một trong những tiêu chí đánh giá sự quan tâm, đầu tư của các cấp lãnh đạo đối với hoạt động TV.

Biểu đồ 2: Thống kê kinh phí trung bình cấp cho hoạt động TVPT theo khối trường

Nhìn vào biểu đồ, có thể nhận thấy: kinh phí cấp cho khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài luôn cao nhất trong 3 khối trường. Cụ thể, trong quãng thời gian từ năm 2014 - 2017, mức kinh phí trung bình mỗi TVPT khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài nhận được khoảng 348 triệu đồng/ năm, gấp khoảng 14 lần so với kinh phí trung bình cấp cho TVPT khối trường công lập (khoảng 26 triệu đồng/ năm) và gấp khoảng 29 lần so với kinh phí trung bình cấp cho TVPT khối trường ngoài công lập Việt Nam (khoảng 12 triệu đồng/ năm).

Kinh phí cấp cho TVPT bao gồm các khoản: bổ sung tài liệu, tổ chức các hoạt động của TV, khen thưởng NSD cuối năm học. Do vậy, khi xem xét kinh phí cấp cho TV cần quan tâm tới số lượng NSD của TV.

Bảng 2: Bình quân kinh phí thư viện/ NSD theo khối trường

Nhìn vào bảng 2 ta thấy, năm học 2016 - 2017, kinh phí cấp cho TV khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài cao nhất (348 triệu đồng) nhưng số lượng NSD TV (GV, HS) lại thấp nhất trong 3 khối trường. Do vậy mức kinh phí bình quân theo đầu người ở khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài khoảng 870.000 đồng/ NSD (GV, HS), gấp 51 lần mức kinh phí bình quân theo đầu người so với khối trường công lập và khối trường ngoài công lập Việt Nam. Trong khi đó, mặc dù kinh phí cấp cho TVPT khối trường công lập cao gấp 2 lần số kinh phí cấp cho TVPT khối trường ngoài công lập Việt Nam nhưng số NSD lại cao gấp đôi. Như vậy, bình quân kinh phí trên đầu người ở khối trường công lập và khối trường ngoài công lập Việt Nam là bằng nhau (khoảng 17 ngàn đồng/ người).

Số liệu trên đã cho thấy mức kinh phí cấp cho hoạt động TV và mức kinh phí bình quân/ NSD ở các khối trường trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh chênh lệch rất lớn. Ở khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài, với mức kinh phí cấp cho hoạt động tương đối cao (348 triệu/ TV, 800 nghìnđồng/ người), có thể đảm bảo việc mua sắm các trang thiết bị cũng như bổ sung tài liệu điện tử phục vụ xây dựng TV điện tử. Tuy nhiên, ở các TVPT khối trường công lập và ngoài công lập Việt Nam, mức kinh phí cấp còn rất hạn chế, với mức kinh phí này rất khó để đảm bảo nguồn kinh phí xây dựng TV điện tử. Do vậy, nếu các TVPT khối trường công lập và ngoài công lập Việt Nam có kế hoạch xây dựng TV điện tử, đáp ứng nhu cầu tài liệu điện tử cho NSD, thiết nghĩ vấn đề tăng cường đầu tư kinh phí cần được thực hiện trước tiên.

Trang thiết bị sử dụng trong Thư viện

Phương tiện kỹ thuật, trang thiết bị được coi là phương tiện, công cụ giúp NLTV thực hiện công việc. Theo thống kê, các trang thiết bị phổ biến được các TVPT sử dụng bao gồm: kệ sách, kệ báo - tạp chí, kệ trưng bày sách, tủ mục lục, máy tính và phần mềm quản lý TV.

Bảng 3: Mức độ sử dụng trang thiết bị ở các TVPT theo khối trường

Số liệu bảng 3 phản ánh ý kiến đánh giá mức độ sử dụng các trang thiết bị của NLTV. Theo đó, có thể thấy tủ mục lục hiện nay đã không còn được sử dụng ở các TVPT, kệ sách/ báo và máy tính được sử dụng thường xuyên, tủ trưng bày tài liệu có mức độ sử dụng khác nhau giữa các khối trường. Riêng phần mềm quản lý TV - phương tiện quan trọng giúp các TV quản lý tài liệu nhận được kết quả đánh giá khác nhau giữa 3 nhóm trường. Cụ thể: nhóm NLTV khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài cho rằng đây là trang thiết bị có hiệu quả sử dụng cao và sử dụng thường xuyên; trong khi đó kết quả thống kê ý kiến của nhóm NLTV khối trường công lập và khối trường ngoài công lập Việt Nam cho thấy các TV hầu như không sử dụng. Sự khác biệt trong ý kiến đánh giá này có thể hiểu được bởi theo thống kê, trong khi 3/3 TV thuộc khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài đều có phần mềm quản lý TV (do trường đầu tư kinh phí muaphần mềm) thì chỉ có 1/6 TV thuộc khối trường công lập sử dụng phần mềm quản lý TV. Phần lớn TV khối trường công lập (5/6 trường) chưa có phần mềm quản lý TV mặc dù đã từng sử dụng phần mềm quản lý TV VEMIS do Sở Giáo dục và Đào tạo cung cấp miễn phí, nhưng nay đã bỏ sử dụng vì không hiệu quả. Riêng TVPT khối trường ngoài công lập Việt Nam trước đây có mua phần mềm quản lý TV và sử dụng nhiều nhưng nay đã hết thời gian bảo hành, trường không cấp kinh phí mua lại.

Người làm thư viện

NLTV là người trực tiếp lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các hoạt động trong TV nói chung và TVPT nói riêng. Do đó, việc xây dựng TV điện tử ở các TVPT, ngoài các yếu tố về vốn tài liệu, kinh phí và cơ sở vật chất, cần xem xét số lượng và trình độ của NLTV.

Bảng 4: Thống kê số lượng và trình độ của NLTV theo khối trường

Số liệu thống kê cho thấy: tổng có 13 người đang làm việc trong 10 TVPT (trong đó 2 trường có 2 cơ sở). Trung bình mỗi TVPT có 1 NLTV. Số lượng này phù hợp với các quy định về biên chế làm công tác TV của Việt Nam, cũng như tương đối giống với quy mô nhân sự làm công tác TVPT ở một số nước trên thế giới.

Tuy nhiên, có một sự khác biệt nhỏ trong việc phân công nhân sự phụ trách công tác TV ở 2 khối trường công lập và ngoài công lập.

+ Ở khối trường công lập: 6 TVPT (trong đó có 1 trường có 2 cơ sở), số lượng NLTV là 7 người. Như vậy tỷ lệ trung bình là 1 NLTV/ 1 trường, thậm chí có trường tuy có 2 cơ sở nhưng chỉ có 1 NLTV phụ trách. Tuy nhiên, một số NLTV cho biết, mặc dù được phân công làm công tác TV, nhưng họ phải kiêm nhiệm một số công việc khác như: văn thư, Bí thư Đoàn…

+ Ở khối trường ngoài công lập Việt Nam: số NLTV làm việc tại TV trường là 1 NLTV (2 NLTV 1 trường có 2 cơ sở). Tuy nhiên, NLTV ở khối trường này không phải kiêm nhiệm các công việc khác như một số NLTV ở khối trường công lập.

+ Ở khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài: tỷ lệ NLTV/ trường là 1 người và không phải kiêm nhiệm, thậm chí 1/3 trường có 2 NLTV đều chuyên trách TV.

Người sử dụng thư viện

NSD TV là một trong bốn yếu tố cấu thành TV. NSD trong TVPT chủ yếu bao gồm GV và HS trong trường, ngoài ra còn có nhân viên, CBQL và phụ huynh HS. Trong TV điện tử, nhiều tài liệu điện tử được lưu trữ trên máy tính, do đó NSD cần được trang bị các kỹ năng tìm kiếm thông tin. Trong 10 TVPT được khảo sát, hiện chỉ có 1 TV đã bổ sung tài liệu điện tử, 9 TV còn lại chỉ có loại hình tài liệu in. Tuy nhiên, khảo sát những khó khăn của NSD TV trong việc tìm kiếm tài liệu ở TV theo nhóm trường cho kết quả như sau (Biểu đồ 3).

Biểu đồ 3: Tỷ lệ NSD gặp khó khăn trong việc tìm kiếm ở TV theo khối trường

Theo đó, hầu hết các nhóm NSD đều gặp khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu TV. Trong đó, HS là nhóm gặp nhiều khó khăn hơn cả (67.7% HS ở khối trường công lập, 45.5% HS ở khối trường ngoài công lập nước ngoài và 32.7% HS ở khối ngoài công lập Việt Nam) trả lời có gặp khó khăn trong quá trình tìm kiếm tài liệu tại TV. Tuy nhiên, trong 3 khối trường, tỷ lệ gặp khó khăn trong tìm kiếm tài liệu TV ở nhóm GV, HS khối trường công lập lại cao hơn so với khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài. Trong đó, phần lớn các nhóm NSD TV gặp khó khăn trong việc không biết nguồn tài liệu của TV và không biết cách tra cứu tài liệu TV.

Như vậy, nhu cầu sử dụng tài liệu điện tử của các nhóm NSD trong các TVPT là có thực. Do đó, việc bổ sung tài liệu điện tử để phục vụ nhu cầu tin cho NSD là một trong những hoạt động cần được các TVPT trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh ưu tiên thực hiện. TVPT cần từng bước xây dựng TV điện tử, từng yếu tố cấu thành của TV cần đáp ứng được các yêu cầu bao gồm vốn tài liệu đa dạng (trong đó có tài liệu điện tử); kinh phí đảm bảo để bổ sung tài liệu điện tử, mua sắm cơ sở vật chất (đặc biệt là phần mềm quản lý TV); NLTV đủ số lượng và có trình độ chuyên môn; NSD được đào tạo kỹ năng tìm kiếm, sử dụng thông tin.

Tuy nhiên, kết quả khảo sát hiện trạng cho thấy 4 yếu tố này khác nhau ở các TVPT theo nhóm trường. Cụ thể, nhóm trường công lập và nhóm trường ngoài công lập Việt Nam có nhiều nét tương đồng như: kinh phí cấp cho hoạt động TV thấp; bình quân tài liệu/ NSD thấp và TV chưa bổ sung tài liệu điện tử; chưa có phần mềm quản lý TV; NLTV còn phải kiêm nhiệm ở một số trường; tỷ lệ NSD gặp khó khăn trong tìm kiếm tài liệu TV còn cao. Trong khi đó, nhóm TVPT khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài nhìn chung đã đảm bảo được về kinh phí hoạt động, NLTV chuyên trách, cơ sở vật chất đầy đủ. Như vậy, nhìn chung, tại thành phố Hồ Chí Minh, nhóm TVPT khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài đang có những ưu thế nhất định trong việc tiến tới xây dựng TV điện tử (đã được trang bị phần mềm quản lý TV, kinh phí cấp cho TV tương đối cao). Trong khi đó, khối các TVPT công lập và ngoài công lập Việt Nam hiện chưa trang bị được phần mềm quản lý TV, nguồn kinh phí cấp cho TV rất thấp (khoảng 20 - 30 triệu đồng/ năm). Do vậy, nếu muốn xây dựng TV điện tử, khối TVPT công lập và ngoài công lập Việt Nam trước hết cần tăng kinh phí đầu tư cho TV nhằm:

- Trang bị phần mềm quản lý TV: để xây dựng TV điện tử, trước tiên cần có phần mềm quản lý TV nhằm quản lý, lưu trữ và tổ chức bộ máy tra cứu cho NSD. Tuỳ vào nguồn kinh phí được nhà trường cấp mà các TV có thể lựa chọn phần mềm quản lý TV ở các mức độ khác nhau (mua phần mềm thương mại hay sử dụng phần mềm miễn phí/ mã nguồn mở). Mỗi loại phần mềm đều có ưu và nhược điểm riêng. Tuy nhiên, các TV cũng có thể cân nhắc khả năng phối hợp bổ sung (nhiều TV cùng mua một phần mềm) để có thể giảm chi phí mà vẫn có thể sử dụng phần mềm thương mại.

- Xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục và từng bước thu thập/ tạo lập nguồn tài liệu số. Theo kết quả khảo sát, hiện nay công tác tra cứu ở các TVPT khối công lập và ngoài công lập Việt Nam hầu như bị bỏ ngỏ bởi hệ thống phần mềm quản lý TV chưa được trang bị, hệ thống mục lục đã không còn được sử dụng; NLTV quản lý tài liệu một cách thủ công, do đó NSD gặp nhiều khó khăn trong việc tra cứu tài liệu TV. Do vậy, các TVPT phải xây dựng cơ sở dữ liệu thư mục phục vụ cho NSD tra cứu tài liệu. Ngoài việc tra cứu cơ sở dữ liệu thư mục tại chỗ, TVPT cũng xây dựng hệ thống tra cứu từ xa qua máy tính, điện thoại bằng cách đưa lên trang web nhằm tạo sự thuận tiện trong việc tra cứu đồng thời kích thích nhu cầu sử dụng tài liệu của NSD trong trường cũng như phụ huynh HS. Bên cạnh đó, TVPT cần có kế hoạch thu thập hoặc tạo lập nguồn tài liệu điện tử phục vụ cho việc xây dựng TV điện tử bằng các cách sau:

+ Số hoá một phần tài liệu trong TV: để xây dựng nguồn tài liệu điện tử, mỗi TVPT có thể lựa chọn một số loại hình tài liệu để số hoá phục vụ cho NSD trong nhà trường như: bản đồ, tranh ảnh, những tài liệu ít bản, tài liệu có nhu cầu sử dụng cao… Việc số hoá tài liệu trong TV là một trong những cách giúp TVPT tạo lập nguồn tài liệu số cho TV của mình. Bên cạnh đó, từ nguồn tài liệu số hoá này, các TVPT có thể chia sẻ dùng chung với nhau. Việc số hoá tài liệu với mục đích sử dụng phi thương mại trong phạm vi hạn chế của TV sẽ được coi là không vi phạm bản quyền.

+ Thu thập tài liệu nội sinh bao gồm: bài giảng, kế hoạch giảng dạy, tài liệu tham khảo và các đề tài nghiên cứu từ GV; các bài tập, sản phẩm dự án, bài thi đạt giải của HS; tài liệu từ đào tạo, dự án, tập huấn chuyên đề dành cho GV; các văn bản pháp quy liên quan tới trường phổ thông…

+ Thu thập tài liệu điện tử ngoại sinh: do chi phí mua tài liệu điện tử khá cao, nên TVPT có thể phối hợp với các đơn vị khác để chia sẻ/ dùng chung một số tài liệu điện tử. Cụ thể, TVPT có thể liên hệ và hợp tác với TV Khoa học Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh để chia sẻ/ dùng chung tài liệu điện tử. Bên cạnh đó, khi đã bước đầu tạo lập được nguồn tài liệu điện tử, các TVPT có thể hợp tác để chia sẻ, dùng chung nguồn tài liệu này.

+ Mua tài liệu điện tử: hiện có 1/4 TVPT khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài đã bổ sung tài liệu điện tử. Nguồn kinh phí này do TV tự bỏ ra. Như vậy, với các TVPT có kinh phí lớn (khối trường ngoài công lập có yếu tố nước ngoài) thì có thể xem xét và bổ sung các tài liệu điện tử phục vụ NSD TV.

Tóm lại, thực trạng của 4 yếu tố cấu thành TV ở các khối TVPT trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lộ trình cũng như kế hoạch xây dựng TV điện tử. Do vậy, các TVPT trong từng nhóm trường cần xem xét kỹ lưỡng điều kiện hiện có của TV mình để có lộ trình xây dựng TV điện tử phù hợp, từng bước đáp ứng nhu cầu tin của NSD.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Vũ Dương Thuý Ngà. Thư viện trong cách mạng công nghiệp 4.0. http://toquoc.vn/thu-vien- trong-cach-mang-cong-nghiep-40-99236475.htm. Ngày truy cập 8/8/2018.

2. Đoàn Thị Thu. Số liệu khảo sát tổ chức và hoạt động thư viện trường phổ thông trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, 2017.

_____________

ThS. Đoàn Thị Thu

Khoa Thư viện - Thông tin học, trường ĐHKHXH&NV, Đại học Quốc gia Tp.HCM

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2019. - Số 3. - Tr. 11-17,36.

< Prev		Next >