En application de la décision du ministre de la Culture, des Sports et du Tourisme chargeant la Bibliothèque nationale du Vietnam de mettre en œuvre les projets de normes nationales, le 22 novembre 2022, la Bibliothèque nationale du Vietnam a organisé une conférence (dans la région du Nord) pour contribuer à l’élaboration de la Norme "Gestion des documents - Format de fichier de document électronique pour la conservation à long terme". MSc. Kieu Thuy Nga - Directrice de la BnV est le chef de projet. La conférence est organisée dans le but d'échanger, de discuter et de recevoir des suggestions de scientifiques, de gestionnaires, d'experts dans les domaines de la bibliothèque, de l'information, des technologies de l'information, des normes pour le deuxième projet de cette norme.
Y ont assisté des délégués et des experts : Mme Nguyen Thanh Huyen - Directrice adjointe du Centre de technologie de l'information, MSc. Nguyen Huu Gioi - Président de l'Association des bibliothèques du Vietnam, Dr. Ta Ba Hung - Chef du Comité Technique spécialisé dans le TCVN/TC46, ancien Directeur général du Département National de l'Information Scientifique et Technologique. Dr. Nguyen Huy Chuong - Ancien directeur du Centre d'information et de bibliothèque de l'Université nationale du Vietnam, Hanoï, président de l'Union des bibliothèques universitaires du Nord, Dr. Chu Ngoc Lam - Ancien directeur de la bibliothèque de Hanoï, MSc. Cao Minh Kiem - Ancien directeur adjoint de l'Administration nationale de l'information scientifique et technologique, secrétaire général de l'Association vietnamienne de l'information scientifique et technologique ; Membres du Conseil national de compilation des normes ; des représentants des bibliothèques des provinces, des villes, des bibliothèques spécialisées, des bibliothèques des forces armées, des bibliothèques universitaires, des entreprises technologiques du Nord à Thua Thien Hue.
Le développement de la norme "Gestion de documents - Format de fichier de document électronique pour la conservation à long terme" est issu des besoins opérationnels réels des agences d'information - bibliothèques, agences d'archives dans le domaine de l'archivage, de l'utilisation de documents électroniques, de la recherche et de l'évaluation de documents programmes de gestion, entreprises de technologie de l'information qui ont développé des équipements logiciels d'application pour les activités d'information - bibliothèque - archives, ainsi que pour les agences, organisations et individuels nationaux.
Le projet est construit sur la base de l'acceptation de la norme ISO 19005 "Gestion des documents - Format de fichier de document électronique pour la conservation à long terme" (parties 1 et 2) qui définit les normes du format de fichier PDF, en particulier PDF/A. Le PDF/A, spécialement conçu pour l'archivage à long terme des documents électroniques, est appliqué dans la construction et la conception de logiciels, des systèmes de traitement de l'information, pour répondre aux besoins de tout type de bibliothèque. Le projet vise à développer des normes adaptées aux besoins de développement du secteur des bibliothèques en association avec les technologies de l'information et la transformation numérique tout en identifiant les enjeux de développement à long terme et durable dans le contexte d'une technologie de l'information en constante évolution et en développement rapide comme aujourd'hui.
Actuellement, il n'y a pas de directives officielles sur le format de fichier de document électronique pour la conservation à long terme. Par conséquent, la recherche et le développement d’une norme nationale sur la gestion des documents - format de fichier de document électronique pour la conservation à long terme ont une importance pratique. L'application de cette norme permettra de : Définir un format de fichier PDF (PDF/A) pour le stockage des documents, fournissant un mécanisme pour afficher les documents électroniques d'une manière qui conserve son apparence visuelle, indépendamment des autres outils et systèmes de création, de stockage ou afficher des fichiers ; Fournir un cadre pour enregistrer le contexte et l'historique des documents électroniques sous forme de métadonnées dans des fichiers appropriés et définir un cadre pour représenter la structure logique et d'autres informations sémantiques des documents électroniques dans des fichiers appropriés pour répondre aux besoins suivants : Gouvernance des données électroniques ; Format de fichier de document électronique ; Conservation à long terme des documents électroniques ; Extraction de données.
Les participants à la Conférence ont hautement apprécié la manière méthodique de mettre en œuvre le projet, la faisabilité, l'adéquation de la norme avec les besoins réels et les exigences de normalisation dans le domaine des bibliothèques ; le sérieux dans la mise en œuvre du projet, le bon accueil aux commentaires pour le 1er projet... La conférence a enregistré et reçu 11 interventions (40 commentaires) des experts, des scientifiques et des dirigeants. Outre de nombreux avis affirmant qu'il s'agit toujours d'une norme difficile liée à des domaines tels que la programmation, la construction matérielle, les commentaires portaient sur : le style, la traduction, la vietnamisation des mots (faciles à comprendre, proches mais qui doivent aussi assurer la validité scientifique, juridique, administratif), l'utilisation de termes spécialisés et des suggestions pour la Bibliothèque nationale du Vietnam d'organiser des séminaires, des formations pour propager et diffuser cette norme après sa publication...
Les commentaires de la conférence sont une base importante pour que le comité de compilation de la norme nationale "Gestion des documents - Format de fichier de document électronique pour la conservation à long terme" puisse continuer à rechercher, compléter, éditer et perfectionner le projet et les notes de la norme.
Photos de la conférence:
Aperçu de la conférence
MLIS Kieu Thuy Nga - Directrice de la BnV, Cheffe du projet, a présenté le rapport introductif
MLIS Le Thi Thanh Ha - Secrétaire du comité de compilation a présenté le rapport sur la réception et l'explication des commentaires des organisations et des individus sur le projet de norme et les notes
MLIS Nguyen Huu Gioi - Président de l'Association des bibliothèques du Vietnam a prononcé un discours
MLIS Nguyen Thi Minh Trung – L'Institut vietnamien d'information sur les sciences sociales a pris la parole
Dr. Nguyen Huy Chuong - Président de l'Union des bibliothèques universitaires du Nord a pris la parole
MLIS Cao Minh Kiem - Ancien directeur adjoint du Département national de l'information scientifique et technologique, secrétaire général de l'Association vietnamienne de l'information scientifique et technologique, a pris la parole
Dr. Ta Ba Hung - Chef du Comité Technique de TCVN/TC46, Ancien Directeur du Département National de l'Information Scientifique et Technologique, a prononcé un discours
Dr. Chu Ngoc Lam - L'ancien directeur de la bibliothèque de Hanoï a pris la parole
MLIS Tran Nu Que Phuong - Chef du Département de l’Information - Bibliographie - Ordinateur", Bibliothèque militaire a pris la parole à la Conférence
MLIS Tran Thanh Hieu - Chef du Département d'informatique, Bibliothèque de Hanoï a pris la parole
MLIS Nguyen Thi Ngoc Mai - Vice-doyen de la Faculté de l'information et de la bibliothèque, Université de la culture de Hanoï a présenté son opinion
Mme Le Thi Thuy Trang - Département de la transformation numérique nationale, Ministère de l'Information et de la Communication a pris la parole
Mme Tran Lan Huong - Département des sciences, de la technologie et de l'environnement, Ministère de la culture, des sports et du tourisme a exprimé son opinion
Les délégués ont pris des photos souvenirs
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Nouvelle: Thu Trang, Photos: Hoàng Dung