NGHIỆP VỤ THƯ VIỆN



Mạng xã hội Facebook phương tiện hữu ích hỗ trợ hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện Việt Nam hiện nay

E-mail Print

Hiện nay cư dân mạng không còn xa lạ với trang mạng xã hội đang phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên Internet, đó chính là facebook. Facebook là một trang web mạng xã hội truy cập miễn phí do Công ty Facebook, Inc điều hành. Những con số ấn tượng của facebook 2013 là những số liệu mới nhất cho thấy sức tăng trưởng vô cùng mạnh mẽ của facebook. Tổng số người sử dụng facebook trên thế giới tính đến ngày 06/10/2013 là 1,2 tỷ người dùng. Riêng ở Việt Nam, đến tháng 8/2013 đã có 19,6 triệu người dùng facebook, chiếm 21,42% dân số và chiếm tới 71,4% người sử dụng Internet [4].

Facebook đã có tốc độ phát triển nhanh chóng về số lượng người dùng cũng như việc ứng dụng rộng rãi của nó trong các lĩnh vực của đời sống xã hội để quảng bá hình ảnh và sản phẩm, dịch vụ của mình mà các cơ quan thông tin - thư viện (TTTV) không ngoại lệ. Thực tế cho thấy, trên thế giới đã có nhiều cơ quan TTTV sử dụng trang mạng xã hội facebook như Thư viện (TV) Đại học Yale (Mỹ), TV Đại học Imperial College London (Anh), TV Đại học Chicago (Mỹ)… và hiện tại ở Việt Nam cũng đã có một số cơ quan TTTV, đặc biệt là trong các trường đại học như TV Đại học Công nghiệp Tp. Hồ Chí Minh, Trung tâm Học liệu Đại học Thái Nguyên, TV Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Tp. Hồ Chí Minh… đã thiết lập trang mạng xã hội này để giao lưu, quảng quá hình ảnh, phổ biến các dịch vụ đến với người sử dụng và bước đầu cho thấy hoạt động này có nhiều khả quan, hỗ trợ nhiều cho hoạt động marketing trực tuyến. Vậy, các tính năng nổi trội của facebook là gì? Ứng dụng các tính năng của facebook vào các hoạt động của cơ quan TTTV ra sao?

1. Các tính năng nổi trội của Facebook

Facebook luôn cố gắng chinh phục mọi đối tượng người sử dụng bằng nhiều công cụ và tính năng hữu ích. Giống như bất kỳ trang web tương tác nào khác, facebook có đầy đủ các tính năng để đáp ứng những yêu cầu của hoạt động TTTV, trong đó có những tính năng nổi trội như:

Tính kết nối

Với tính năng kết nối và chia sẻ thông tin cao, nhiều người sử dụng Facebook như một địa chỉ đáng tin cậy để chia sẻ tâm tư, tình cảm với bạn bè, người thân, những kinh nghiệm trong học tập hoặc các chương trình ngoại khoá bổ ích của các câu lạc bộ, đội, nhóm mà họ đang tham gia. Đối với một số câu lạc bộ, đội, nhóm, facebook thực sự là kênh truyền thông tích cực, bởi lẽ, hầu hết mọi thông báo, kế hoạch và hoạt động của câu lạc bộ, đội, nhóm đều được đăng tải trên trang facebook của nhóm. Người sử dụng có thể dễ dàng tìm kiếm cũng như kết bạn với những người mà mình chưa hề quen biết. Các công cụ như: Timeline Social Plugins (Dòng thời gian), Relationship Status (Tình trạng quan hệ) cho phép người sử dụng bình luận trên những trang web hoặc diễn đàn khác nhau thông qua tài khoản facebook cá nhân. Rõ ràng, đây là một sự tiện lợi lớn khi bạn không phải đăng ký/ đăng nhập vào quá nhiều hệ thống và không mất nhiều thời gian. Với tính năng này, facebook đã đáp ứng được một trong những nhu cầu thiết yếu của hoạt động TTTV, là tiếp cận tối đa số lượng người sử dụng. Với việc tạo một trang facebook cá nhân  cho TV, người làm thư viện (NLTV) có thể xây dựng một không gian dành riêng cho người sử dụng để họ dễ dàng nắm bắt những thông tin mới về TV, bên cạnh đó họ có thể làm quen, kết nối với bạn bè và NLTV để trao đổi những thông tin cần thiết. Các cơ quan TTTV có thể tạo ra các mối quan hệ qua việc sử dụng facebook với những người mà nếu không có các công cụ trên trợ giúp thì không thể biết về các sản phẩm và dịch vụ của cơ quan TTTV hay chính bản thân của cơ quan mình. Ngoài ra các cơ quan TTTV còn có thể dùng facebook để kết nối chính mình với các đơn vị khác cùng ngành đang phục vụ, đang sử dụng facebook để có những giải pháp đồng bộ và học hỏi lẫn nhau trong quá trình hoạt động chung.

Tính thân thiện

Giao diện của facebook rất gần gũi và dễ sử dụng, thích hợp với nhiều đối tượng trong xã hội, đặc biệt là giới trẻ. Hơn nữa, trên trang facebook, NLTV có thể dễ dàng chỉnh sửa các thông tin hay cập nhật những thông tin mới dưới dạng những ghi chú (Notes) hoặc sự kiện (Events) với những thao tác khá đơn giản. Facebook giúp các cơ quan TTTV trở nên “thật và sống động” hơn trong mắt người sử dụng. Bằng các công cụ như: Embed-in- Post (Nhúng), The Wall (Tường), Photos (Ảnh)… NLTV có thể đăng tải để chia sẻ bất kỳ hình ảnh đẹp, đoạn video, đoạn ghi âm và các hoạt động TTTV lên mạng xã hội một cách nhanh chóng, hiệu quả, tạo ra hứng thú đối với bạn đọc ngay tức thì. Bên cạnh đó, người sử dụng có thể thể hiện được cảm xúc, tâm trạng, phản hồi ý kiến của mình về các sự kiện, các hoạt động của cơ quan TTTV thông qua chức năng như The Like Button (Phím Like), Comment (Bình luận). Quan trọng hơn, bạn đọc không phải đến trực tiếp tại TV hoặc sử dụng máy vi tính mà họ có thể sử dụng điện thoại di động thông minh để vào facebook thường xuyên. Đây là một yếu tố tạo nên tính thân thiện và gần gũi của facebook cho người sử dụng.

Tính tiết kiệm

Điều này thực sự quan trọng khi mà hầu hết các cơ quan TTTV đều hoạt động với kinh phí chủ yếu của nhà nước và cơ chế hoạt động là phi lợi nhuận. Khi tạo lập một trang web hay xây dựng một cổng thông tin điện tử, các cơ quan TTTV thường phải thuê các chuyên gia về công nghệ thông tin và mất một khoản chi phí không nhỏ cho việc duy trì, bảo dưỡng, cập nhật thì điều đó với facebook đã trở nên dễ dàng hơn nhiều. Bằng những kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin, NLTV có thể tự tạo lập một tài khoản, dễ dàng kết nối với người dùng tin của họ. Bên cạnh đó, với các công cụ như Events, Messenger (Tin nhắn), News Feed (Bảng tin)… NLTV có thể cập nhật được các tin tức, hoạt động của cơ quan mình mà chi phí rất thấp, khả năng lan truyền nhanh và rộng đến với đông đảo bạn đọc trong một thời gian rất ngắn. Do đó, có thể nói việc sử dụng facebook sẽ có tính tiết kiệm và mang lại hiệu quả cao cho các cơ quan TTTV.

Với những tính năng được phân tích ở trên, facebook sẽ là cách ưu việt để quảng bá hình ảnh và nâng cao các dịch vụ của TV. Sự ứng dụng nền tảng lập trình sẽ rút ngắn khoảng cách giữa NLTV và người sử dụng, giảm bớt thời gian, công sức tìm kiếm và đưa đến những thông tin nhanh nhạy, chính xác tới người sử dụng.

2. Ứng dụng của facebook trong hoạt động của các cơ quan thông tin - thư viện

Tổ chức các hoạt động điều tra, khảo sát

Khi có facebook, các TV có thể biết được lượng người theo dõi hoạt động của mình thông qua công cụ Like (Thích) cũng với những ý kiến phản hồi của họ. Từ đó, các TV có thể tiến hành các cuộc điều tra, khảo sát liên quan đến hoạt động của mình. Hoạt động này được tổ chức bằng công cụ Wall. Wall không chỉ là nơi hiển thị những hoạt động chính của những người tham gia mà còn là nơi trao đổi thông tin với những người sử dụng. Tận dụng ưu thế này, cùng với khả năng “tạo bảng hỏi”, NLTV có thể tạo nên những cuộc điều tra khảo sát nhỏ về các hoạt động của TV như: Thời gian hoạt động, nhu cầu sử dụng tài liệu, các hoạt động ngoại khoá, các sản phẩm và dịch vụ của TV… Hoạt động này sẽ tạo lập được sự chủ động, có sự phản hồi nhanh chóng từ người sử dụng bằng cách nhấn nút Like, bình luận các ý kiến hoặc trả lời vào bảng hỏi được tạo sẵn.

Qua những cuộc khảo sát trực tuyến này giúp TV nắm rõ hơn về quan điểm của người sử dụng thuộc các nhóm khác nhau, từ đó làm tăng tính dân chủ trong việc bày tỏ ý kiến, quan điểm của họ. Nếu hoạt động này được diễn ra thường xuyên và liên tục thì cơ quan TTTV sẽ hiểu sâu hơn về nhu cầu của người sử dụng, trên cơ sở đó có những chính sách phù hợp để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng, từ đó tạo một hiệu ứng tốt trong việc sử dụng TV và vai trò của TV sẽ ngày một nâng cao.

alt

Khảo sát ý kiến người sử dụng thông qua facebook của Trung tâm Học liệu Đại học Thái Nguyên. https://www.facebook.com/TTHLTN

Hỗ trợ công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu

Với tính năng kết nối cao, lượt người theo dõi nhiều thì facebook cũng là một trong những phương tiện hỗ trợ đắc lực cho công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu cho các cơ quan TTTV nhằm thu hút mọi người sử dụng tài liệu và giá trị của tài liệu ngày càng được phát huy cao hơn. Hầu hết các TV đều có những chính sách, kế hoạch hàng năm trong công tác này và địa điểm phương thức tổ chức cũng được thực hiện khác nhau. Song song với việc thông báo trực tiếp tại TV, đăng lên trang web của TV và thông qua facebook, NLTV sẽ cập nhật những bản tin, những hoạt động, tham khảo ý kiến bạn đọc về thời gian, cách thức thực hiện và kết quả của các hoạt động này. Đồng thời, TV có thể tuyên truyền, giới thiệu tài liệu  trên facebook với các hình thức khác nhau như giới thiệu qua sách (có cả tóm tắt nội dung và hình ảnh của tài liệu) nhân dịp các ngày kỷ niệm hoặc lễ lớn, biên soạn thư mục, quay các video, tổ chức các cuộc thi chia sẻ hình ảnh về những hoạt động này… Từ đó bạn đọc sẽ tương tác với TV và tương tác với nhau, đưa ra nhiều ý kiến phản hồi, kích thích hứng thú mọi người trong việc sử dụng tài liệu và tham gia các hoạt động của TV. Đây là một phương tiện hữu ích cho các TV trong việc nâng cao hoạt động tuyên truyền giới thiệu tài liệu một cách trực quan, sinh động, lấy ý kiến người sử dụng nhanh chóng, từ đó sẽ nâng cao chất lượng phục vụ của các cơ quan TTTV.

alt

Giới thiệu tài liệu thông qua facebook của TV Đại học KHXH & NV Tp. Hồ Chí Minh https://www.facebook.com/Libussh

Hỗ trợ đào tạo kiến thức thông tin trực tuyến

Hoạt động đào tạo kiến thức thông tin nhằm trang bị cho bạn đọc những kỹ năng thông tin cần thiết để khai thác và sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất [2]. Dựa trên việc thiết lập các bảng khảo sát, người sử dụng có thể chủ động sắp xếp thời gian, công việc của mình, dễ dàng học ngay những kiến thức thông tin khi có nhu cầu. Thông qua sự tương tác, người sử dụng sẽ thu nhận kiến thức, trao đổi, góp ý… về hoạt động này của TV.

Cùng với các công cụ và đặc tính tương tác cao, facebook sẽ tạo ra một không gian đa dạng, các hình thức lôi cuốn như các bài tập trực tuyến, bài kiểm tra trắc nghiệm, trò chơi, hỏi đáp… Thư viện cũng có thể gửi những tin nhắn nhắc nhở người sử dụng biết những dịch vụ  họ có thể cần vào thời điểm thích hợp, ví dụ như vào đầu các học kỳ có thể gửi thông báo về lịch học của các lớp học kiến thức thông tin. Tuy nhiên, các cơ quan TTTV cần xác định facebook chỉ là một công cụ hỗ trợ đắc lực và quảng bá trong việc tạo kiến thức thông tin trực tuyến cho người sử dụng, nó không thể thay thế cho các hoạt động đào tạo truyền thống cũng như đào tạo thông qua trang web của các TV.

alt

Thông báo Hướng dẫn sử dụng TV trên facebook của TV Đại học Kiến trúc Tp. Hồ Chí Minh. https://www.facebook.com/pages

Hỗ trợ hoạt động marketing

Nếu như các cơ quan TTTV thấy được các lợi ích nội tại của facebook trên cũng chưa đủ thì việc kết hợp nó với các kênh marketing hay các nỗ lực marketing khác có thể đem lại hiệu quả tuyệt vời. Thông qua công cụ Profile (Thông tin cá nhân) các cơ quan TTTV có thể tạo dựng cho mình những thông tin cơ bản. Yêu cầu quan trọng nhất khi thiết lập Profile là phải trình bày ngắn gọn mà vẫn đầy đủ và dễ tiếp nhận, để mang thông điệp của cơ quan mình đến với người sử dụng. Bên cạnh đó, các cơ quan TTTV phải đưa ra các thông điệp marketing tới người dùng. Thông điệp marketing là điều quan trọng nhất mà các TV muốn mọi người biết về bản thân. Nội dung của thông điệp chính phải thể hiện được chiến lược của TV. Các thông điệp cũng phải dễ đọc, dễ nhớ và không dài quá 10 từ. Ví dụ như: “Cánh cửa đi đến tri thức của bạn”, “Hãy đến, xem và chinh phục” [3]… Bên cạnh đó, các TV có thể giới thiệu về nguồn lực của mình, trong đó quan trọng nhất là giới thiệu về nguồn tài nguyên và các sản phẩm, dịch vụ của TV.

alt

Thông điệp và lượng người theo dõi trang faecbook của TV Đại học Công nghiệp Tp. Hồ Chí Minh. https://www.facebook.com/libiuha

Ngoài ra với công cụ photo, video, các cơ quan TTTV có thể đưa lên mạng các hình ảnh sinh động, video về các hoạt động của TV một cách nhanh chóng, thuận tiện. NLTV có thể sử dụng công cụ này hàng ngày để cập nhật những tin tức, hoạt động của TV mình, đồng thời đây là cách quảng bá hình ảnh, các sản phẩm, dịch vụ của cơ quan mình một cách trực quan, sinh động và mang lại hiệu quả cao. Sự tương tác giữa người sử dụng, TV và nguồn tài nguyên thông tin của TV diễn ra 24/24 giờ, 7 ngày/ tuần, do đó người sử dụng có thể nắm bắt thông tin, sử dụng các dịch vụ của TV ở bất cứ đâu trên đất nước hay ở nước ngoài [1].

Các TV cũng có thể dùng facebook để nâng cao số lượng người truy cập trang web của mình. Ví dụ: Trên trang web của TV đang giới thiệu một cuốn sách, thông qua facebook, NLTV có thể gửi tin nhắn, email hoặc đường link tới người sử dụng để gia tăng lượng truy cập vào trang web thay vì mất thời gian tuyên truyền miệng hay chờ người sử dụng vô tình truy cập vào trang web của mình. Bên cạnh đó, NLTV có thể sử dụng facebook để giới thiệu các vấn đề như tin tức, các thông báo hoặc chính sách mới của TV. Ngoài ra các cơ quan TTTV có thể gửi tin nhắn, Tag (Đánh dấu) theo nhóm người sử dụng để gia tăng lượng người tham gia vào những sự kiện đặc biệt của TV (bao gồm cả những sự kiện trực tuyến và phi trực tuyến). Nếu một thông điệp trên facebook có ý nghĩa thiết thực, hấp dẫn thì sẽ khiến những người theo dõi có thể chuyển tiếp, Tag cho những người khác và do đó facebook sẽ hỗ trợ đắc lực cho hoạt động marketing của TV. Sức mạnh của sự lan truyền thật đáng nể khi mà giá trị của thông tin được tăng lên theo hàm số mũ. Yêu cầu đưa ra là phải cập nhật các tin tức này thường xuyên, liên tục để tạo hứng thú và sự theo dõi của người sử dụng. Đây là một cách hiệu quả hỗ trợ hoạt động marketing với chi phí thấp mà các cơ quan TTTV trong giai đoạn hiện nay có thể thực hiện.

3. Kết luận

Vai trò của mạng xã hội facebook trong hoạt động của các cơ quan TTTV chính là sử dụng nó như một kênh giao tiếp để truyền đạt thông tin, giúp cho các TV có thể dễ dàng tiếp cận được những người quan tâm đến các sản phẩm của mình và góp phần làm cho các sản phẩm và dịch vụ cũng như uy tín của các cơ quan TTTV ngày một gia tăng.

Hãy sử dụng facebook để có thể tạo ra một tính cách đặc trưng cho hình ảnh và qua đó thiết lập nên các mối quan hệ mà có thể các TV sẽ không bao giờ đạt được nếu không có chúng. Tuy nhiên, đây là một xu hướng khá mới trong công tác TTTV, nên vẫn gặp nhiều vấn đề khó khăn như mức độ tin cậy của các nhà quản lý, thời gian thực hiện, không sử dụng được các phần mềm tra cứu và cơ sở dữ liệu của thư viện, mức độ bảo mật, khả năng bị nhiễu tin cao khi mà mọi người có thể bình luận hoặc đăng bài, trình độ và năng lực của NLTV… Nhưng bên cạnh những khó khăn và thách thức thì sử dụng mạng xã hội facebook là một xu hướng tích cực, hứa hẹn đem đến những cơ hội và triển vọng phát triển đối với ngành TTTV ở Việt Nam trong tương lai.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Bùi Loan Thuỳ, Đỗ Thị Thu. Phát triển dịch vụ thông tin - thư viện trong môi trường điện tử tại thư viện đại học // Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 3. - Tr. 7-14.

2. Ngô Thanh Thảo. Đào tạo kiến thức thông tin trực tuyến trong thư viện đại học Việt Nam // Tạp chí Thư viện Việt Nam. – 2014. - Số 3. – Tr. 3-6.

3. Mạng Thông tin Thư viện Việt Nam: http://vietnamlib.net/hoc-lieu/chuyen-de-vietnamlib/marketing-hoat-dong-thiet-yeu-cua-cac-thu-viendai-hoc-viet-nam.

4. Trang web Thông tin Công nghệ: http://www.thongtincongnghe.com/article/51868.

_______________

Bùi Thị Thu Hà

Trường Cao đẳng Sư phạm Quảng Trị

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 5. - Tr. 24-28,23.

 

Một số đề xuất nhằm nâng cao hoạt động truyền thông marketing tại thư viện đại học ở Việt Nam

E-mail Print

Truyền thông marketing là một yếu tố quan trọng trong các yếu tố của marketing hỗn hợp. Theo Phillip Kotler “truyền thông marketing bao gồm các hoạt động của công ty nhằm kết nối và xúc tiến các sản phẩm của nó tới thị trường mục tiêu” [3]. Xem xét trong lĩnh vực thư viện (TV), truyền thông marketing giúp các TV giới thiệu cho người dùng tin (NDT) biết đến sản phẩm mình cần, các lợi ích nhờ việc khai thác, sử dụng sản phẩm đó bằng việc sử dụng các công cụ truyền thông khác nhau. Hiện nay, nhiều thư viện đại học (TVĐH) ở Việt Nam đã chú ý sử dụng yếu tố này trong hoạt động của mình. Tuy nhiên, vấn đề không phải chỉ dừng lại ở việc các TV có truyền thông marketing hay không mà là phải sử dụng phương tiện truyền thông gì, khi nào, tới ai, như thế nào và mức độ thường xuyên ra sao. Để phần nào giải quyết vấn đề này, bài viết đưa ra một số đề xuất nhằm giúp các TVĐH sử dụng công cụ truyền thông một cách có hiệu quả hơn.

1. Xây dựng kế hoạch truyền thông marketing

Để việc truyền thông marketing đạt hiệu quả như mong đợi, các TV cần xây dựng kế hoạch truyền thông cụ thể trước khi tiến hành công việc và cần thực hiện theo các bước sau [1]:

- Bước một: TV cần xác định đối tượng NDT là ai. Việc xác định đúng đối tượng được nhận tin có ý nghĩa rất lớn đối với những quyết định của TV, nó sẽ chi phối tới các phương thức hoạt động, soạn thảo nội dung thông điệp, lựa chọn phương tiện truyền tin. Để xác định NDT nhận tin là ai, TV cần phải dựa vào mục tiêu của hoạt động truyền thông marketing. Ví dụ, mục tiêu của hoạt động truyền thông là làm cho các sinh viên năm thứ nhất hiểu về các sản phẩm mà TV có thể cung cấp cho họ. Như vậy, đối tượng nhận tin ở đây là sinh viên năm thứ nhất.

- Bước hai: TV cần xác định NDT được nhận tin đã biết về hoạt động, các sản phẩm của TV đến mức nào, các nhu cầu đối với các sản phẩm của TV. Ví dụ, TV có thể nhận thấy các sinh viên năm thứ nhất gần như chưa hiểu biết về các sản phẩm mà TV đang cung cấp.

- Bước ba: Lựa chọn phương tiện truyền thông: dựa vào các thói quen, đặc điểm của NDT mà lựa chọn phương tiện truyền thông phù hợp. Minh hoạ với đối tượng NDT đã đề cập ở trên, TV có thể nhận thấy đây là NDT mới nhập trường, khả năng sử dụng máy tính chưa tốt. Vì vậy, TV có thể lựa chọn hình thức gửi thư tới các lớp hoặc thông qua tổ chức đoàn thể để giới thiệu các sản phẩm của mình.

- Lựa chọn và thiết kế thông điệp: Sau khi xác định được mong muốn của người nhận tin, TV cần thiết kế một thông điệp. Việc thiết kế thông điệp cần giải quyết 3 vấn đề: Nội dung, cấu trúc và hình thức thông điệp. Về nội dung, cần đề cập tới các lợi ích mà NDT sẽ nhận được. Về cấu trúc, các vấn đề cần phải logic, hợp lý. Hình thức thông điệp phải hết sức sinh động vì thông điệp được đưa qua các phương tiện truyền thông để tới người nhận tin. Cùng với ví dụ trên, TV có thể xác định nội dung của thông điệp là: các lợi ích mà nhóm sinh viên này nhận được khi sử dụng TV và cách thức sử dụng TV. Nội dung sẽ được trình bày dễ hiểu, logic. Hình thức được trình bày đẹp mắt, sinh động, kích thích khả năng muốn khám phá của sinh viên.

Cuối cùng là thu nhận thông tin phản hồi: Sau khi thông điệp được truyền đi, TV cần tiến hành nghiên cứu hiệu quả của nó: Người nhận tin có nhận được thông tin đó không, sự hiểu biết về nội dung thông điệp đã được truyền đi, thái độ của người nhận thông tin...

2. Sử dụng kết hợp nhiều công cụ truyền thông marketing

Các TV cần sử dụng đa dạng các công cụ truyền thông marketing trong hoạt động của mình. Lý do là các nhóm NDT tại các TV đều có những thói quen, lối sống, điều kiện, thời gian nghiên cứu và học tập khác nhau tại những giai đoạn khác nhau. Với các đặc điểm đó, mỗi nhóm NDT sẽ có cách tiếp nhận thông tin khác nhau. Vì vậy, việc đa dạng hoá các công cụ của hoạt động truyền thông marketing giúp TV đảm bảo có thể hướng tới được tất cả các đối tượng NDT của mình.

Không chỉ dừng lại ở những kênh truyền thông đã có như: thông báo, áp phích, tờ rơi, trang web, thư điện tử…, các TV cần với tới những kênh truyền thông mới như: tham gia mạng xã hội facebook, twitter, flickr, youtube... Việc tham gia các mạng xã hội này rất dễ dàng với vài thao tác đơn giản, các thông tin về TV được đưa lên sẽ được đông đảo NDT biết đến trong thời gian ngắn. Truyền thông marketing qua các mạng xã hội đã bắt đầu được một số TVĐH ứng dụng. Tuy nhiên, làm thế nào để kênh truyền thông này đạt được hiệu quả thì phải có sự tìm hiểu kỹ lưỡng.

Phát triển hình thức truyền thông bằng việc sử dụng blog cũng là một kênh tốt vì hiện nay dịch vụ blog đã trở nên rất thân quen với mọi người, đặc biệt các đối tượng là sinh viên. Nếu như các TVĐH cũng có blog tham gia vào cộng đồng blog như những trang cá nhân để giới thiệu về chính mình thì sẽ càng trở nên thân thiện với NDT.

Tại một số trường đại học, trong khu ký túc xá có hệ thống loa phát thanh. Các TV có thể liên hệ với bộ phận phụ trách phát thanh để giới thiệu về hoạt động hoặc sản phẩm của TV thông qua hệthống phát thanh này. Biện pháp này không tốn kém về kinh phí, tuy nhiên chỉ có thể thực hiện được tại những nơi có hệ thống loa phát thanh.

3. Đẩy mạnh việc sử dụng và nâng cao hiệu quả các công cụ truyền thông

Quảng cáo

Quảng cáo trong hoạt động TV bao gồm các hoạt động giới thiệu và truyền đi các thông tin về sản phẩm và hình ảnh của TV nhằm kích thích NDT sử dụng sản phẩm và dịch vụ, nâng cao uy tín cho TV và tăng cường khả năng cạnh tranh với các chủ thể khác. Các TV cần chú trọng phát triển các hình thức quảng cáo qua trang web, áp phích, tờ rơi và bản tin của TV, vì đây là những hình thức được nhiều NDT quan tâm.

Đối với trang web: Nên tập trung xây dựng tạo lập trang web và thường xuyên sử dụng nó để truyền các thông tin tới cho NDT mục tiêu. Khi thiết kế trang web, các TV nên tạo mục “Hỏi người làm thư viện”. Không chỉ dừng lại ở đó, viên chức tại bộ phận này phải làm cho NDT nhận thấy TV luôn sẵn sàng trả lời mọi câu hỏi liên quan đến việc sử dụng TV của họ. Mục này sẽ giúp cho NDT yên tâm và cảm thấy lúc nào cũng được hỗ trợ khi họ sử dụng các sản phẩm của TV trên Internet. Sự hướng dẫn kịp thời cho NDT không chỉ giúp làm tăng hiệu quả hướng dẫn sử dụng TV qua trang web mà còn giúp cho NDT mong muốn sử dụng sản phẩm TV lâu dài.

Đối với tờ rơi: Cần chú trọng tới việc thiết kế tờ rơi với nội dung giới thiệu và cách thức sử dụng sản phẩm của TV. Tờ rơi có thể ở dưới dạng gấp hoặc không gấp. Tờ rơi cần được đảm bảo 2 khía cạnh: nội dung và hình thức. Về nội dung, phải thể hiện rõ ràng, dễ hiểu, khúc chiết nội dung TV muốn giới thiệu. Về hình thức, ảnh chụp phải rõ ràng sắc nét, có tính thẩm mỹ cao. Tờ rơi cần thể hiện nội dung một cách sinh động, dí dỏm và dễ hiểu nhằm thu hút sự quan tâm và nâng cao tỷ lệ NDT biết sử dụng sản phẩm của TV. Ngoài ra, cũng cần lưu ý tới cách thức phát tờ rơi sao cho hiệu quả. Thông thường cách thức đặt tờ rơi tại bàn phục vụ được nhiều TV lựa chọn. Đây là cách tốt để giúp NDT hiểu về cách thức sử dụng sản phẩm khi họ bắt đầu sử dụng TV. Ngoài ra, để làm nảy sinh nhu cầu sử dụng TV của những NDT khác, TV nên phát tờ rơi một cách rộng rãi hơn. Với nhóm NDT là sinh viên, TV có thể phát tờ rơi qua các hoạt động đoàn, hội sinh viên, nhằm thu hút sự chú ý của đối tượng NDT này. Với nhóm cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy, TV có thể gửi các tờ rơi tới tận tay họ ở văn phòng các khoa, phòng, ban. Kinh phí cho việc in ấn tờ rơi cũng là một trong vấn đề khó khăn của TV. Vì vậy, TV cần phải tính toán đến số lượng tờ rơi cũng như thời gian phát tờ rơi một cách phù hợp, tránh lãng phí.

Áp phích: Do áp phích được đặt tại các nơi công cộng, dễ ảnh hưởng đến thuần phong mỹ tục và mỹ quan, các thư viện nên nhờ đến các chuyên gia thiết kế. Các áp phích cần được đặt tại những nơi thường xuyên tập trung sự có mặt của nhiều NDT trong khuôn viên của trường. Ngoài ra, với những áp phích nhỏ, TV có thể đề xuất với nhà trường được đặt tại các giảng đường hoặc khu làm việc hành chính của trường, khoa.

Quảng cáo qua các trang web khác: Để việc quảng cáo này có hiệu quả, các TV cần phải lưu ý quảng cáo trên các trang web mà NDT mục tiêu của TV thường xuyên truy cập. Các trang web đó phải có uy tín để đảm bảo hình ảnh tốt đẹp của TV với NDT. Một trong những trang web được NDT quan tâm đó chính là trang web của trường hoặc của các phòng, khoa vì nó liên quan tới hoạt động làm việc và học tập của họ. Vì thế các TV cũng cần đẩy mạnh việc đặt banner của TV trên các trang web này. Banner cần được thiết kế ấn tượng, bắt mắt. Nội dung thông điệp trên banner cần phải nói rõ lợi ích có thể đưa đến cho NDT.  Bên cạnh đó, các TV cũng nên lưu tâm tới việc tạo lập các video giới thiệu về TV và các sản phẩm. Thông thường các video sẽ gây được sự chú ý nhiều từ phía NDT hơn là các bài viết. Ngoài việc đưa các video này lên trang web, TV cũng có thể đưa lên các trang mạng xã hội. Từ các trang mạng này, NDT, đặc biệt là sinh viên - những người luôn đi đầu trong việc trải nghiệm những công nghệ thông tin mới sẽ dễ dàng tiếp cận.

Marketing trực tiếp

Theo định nghĩa của Hiệp hội Markeing Mỹ, marketing trực tiếp là hệ thống tương tác của marketing, có sử dụng một hay nhiều phương tiện quảng cáo, để tác động đến một phản ứng đáp lại, đo lường được ở bất cứ mọi nơi. Cụ thể marketing trực tiếp là phương thức truyền thông trực tiếp mà các TV sử dụng để tiếp cận NDT mục tiêu dưới các hình thức như gửi thư, gọi điện thoại... với mong muốn nhận được sự sử dụng sản phẩm và dịch vụ của TV. Thông thường, các TV có xu hướng sử dụng phương pháp gửi thư trực tiếp để giới thiệu sản  phẩm tới NDT. Có hai phương thức gửi thư, đó là gửi thư điện tử và gửi thư truyền thống. Trong điều kiện hiện nay, việc gửi thư điện tử chiếm nhiều ưu thế hơn do tiết kiệm được thời gian và công sức của TV. Bên cạnh đó, việc sử dụng thư điện tử để trao đổi thông tin cũng đã được các đối tượng NDT của TVĐH sử dụng nhiều hơn. Các TV có thể nắm bắt được tên và địa chỉ thư điện tử của NDT thông qua phòng Tổ chức cán bộ và phòng Chính trị và công tác sinh viên. Với lợi thế này, các TV dễ dàng gửi thư  tới từng NDT. Đối với NDT là sinh viên, học viên bắt đầu tham gia học tập tại trường, TV nên gửi thư chào mừng, giới thiệu các sản phẩm cơ bản và đề nghị họ sử dụng. Điều này làm cho NDT cảm thấy nhận được sự trân trọng từ phía TV. Ngoài ra, TV cũng nên thường xuyên gửi thư thông báo và đề nghị NDT sử dụng khi cung cấp các sản phẩm mới. Với nhóm NDT là cán bộ quản lý, giảng viên, chuyên viên có số lượng ít, vì vậy TV có thể gửi thư trong đó đề tên của từng NDT. Điều này giúp cho NDT cảm nhận được sự quan tâm từ phía TV, vì vậy họ sẽ quan tâm hơn tới nội dung của bức thư.

Khuyến mại

Khuyến mại là nhóm công cụ truyền thông sử dụng hỗn hợp các công cụ cổ động, kích thích NDT nhằm tăng nhanh nhu cầu về sản phẩm. Khuyến mại có tác động trực tiếp và tích cực tới việc tăng lượng sử dụng sản phẩm và dịch vụ bằng những lợi ích vật chất bổ sung cho TV. Thực tế hiện nay, đa số các sản phẩm của TVĐH là không thu phí, vì vậy, các giải pháp khuyến mại về giá không có ý nghĩa nhiều trong hoạt động TV. Do vậy, các TV chỉ nên áp dụng hình thức này khi phát triển các sản phẩm có chất lượng cao và có thu phí. TV nên áp dụng hình thức giảm giá hoặc dùng thử miễn phí trong thời hạn nhất định để thu hút được sự chú ý và sử dụng của NDT. Một hình thức nữa cũng cần được cân nhắc đó là khuyến mại bằng quà tặng. Trong điều kiện hiện nay, nhiều TV khó có thể sử dụng phương pháp tặng quà cho NDT vì không có đủ kinh phí. Tuy nhiên, các TV có thể kêu gọi sự tài trợ từ phía các nhà cung cấp sách, trang thiết bị TV để thực hiện hoạt động này. Việc tặng quà cho NDT sử dụng TV nhiều nhất trong năm cũng cần được thực hiện. Quà tặng không có ý nghĩa nhiều về mặt tiền bạc nhưng giúp cho bạn đọc cảm thấy mình được trân trọng hơn và sẽ mong muốn sử dụng TV nhiều hơn.

Quan hệ công chúng

Quan hệ công chúng là việc TV chủ động quản lý các quan hệ giao tiếp với cộng đồng để tạo dựng và giữ gìn một hình ảnh tích cực của mình. Các hoạt động của hình thức quan hệ công chúng của TV gồm: tổ chức hội nghị bạn đọc và các sự kiện, thiết lập mối quan hệ với NDT.

Để công tác tổ chức hội nghị bạn đọc và các sự kiện có hiệu quả, các TV cần lưu ý một số vấn đề: Đối với các hội nghị bạn đọc, cần tạo bầu không khí thoải mái, khích lệ NDT tham gia đóng góp các ý kiến xây dựng TV tốt hơn. Thậm chí, các TV có thể đưa ra những băn khoăn của mình để NDT đưa ra ý kiến góp ý. Để tổ chức các buổi toạ đàm, TV cần tìm hiểu các chủ đề NDT quan tâm. TV có thể mời những NDT có tri thức cao như các giảng viên, các nhà nghiên cứu chuyên sâu về các lĩnh vực tham gia thuyết trình. Trong quá trình thực hiện cần có sự theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện nhằm rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau. Việc tổ chức hội nghị bạn đọc và sự kiện này cần được tổ chức vào thời gian phù hợp để có thể thu hút được đông nhất NDT tham dự. Ngoài ra, cũng cần có những hình thức công bố rộng rãi hơn nữa để những người quan tâm biết và đến tham dự.

TV cần quan tâm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với tất cả các nhóm NDT. Đối với cán bộ lãnh đạo trường, cũng là một nhóm NDT của TV, cần có sự nỗ lực rất lớn từ các nhà quản lý TV. Vì nhóm NDT này có điều kiện và cơ hội tiếp xúc, làm việc với cán bộ lãnh đạo nhiều hơn những cán bộ khác. Các nhà quản lý TV cần làm cho lãnh đạo trường hiểu rõ thêm về vai trò của TV, cũng như những đóng góp mà TV đã làm được và kế hoạch công việc trong tương lai qua những báo cáo và kế hoạch ngắn hạn, dài hạn.

Đối với nhóm TV là sinh viên, học viên, TV có thể triển khai một số biện pháp sau: Xây dựng mô hình nhóm sinh viên tình nguyện. Điều này không chỉ giúp cho TV giảm tải được một số công việc mà còn là một kênh truyền thông có hiệu quả nhằm thu hút hơn nữa NDT, đặc biệt NDT là sinh viên đến với TV. Để thực hiện tốt điều này, các TV cần xây dựng các chính sách cụ thể đối với nhóm sinh viên tình nguyện. Trong đó cần nêu ra những công việc NDT có thể tham gia, quyền lợi họ được hưởng là gì. Ví dụ, nếu NDT tham gia các hoạt động nhất định, họ có thể được mượn tài liệu với thời gian dài hơn, hay được trả một chút thù lao... Các TV nên kết hợp với các hoạt động của Đoàn thanh niên để tổ chức các hoạt động của trường. Các hoạt động này sẽ giúp cho TV trở nên gần gũi hơn với NDT, đặc biệt là sinh viên. Thông qua các hoạt động này, TV không chỉ quảng bá, giới thiệu các sản phẩm của mình mà còn có thể tìm kiếm được những NDT tích cực để tham gia các hoạt động của TV. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để TV có thể nắm bắt được những tâm tư, nguyện vọng của NDT.

Đối với nhóm NDT là giảng viên, giáo viên chủ nhiệm lớp, cố vấn học tập, TV cũng cần tiếp cận để giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ cho họ. Đây là những người có ảnh hưởng khá lớn tới việc học tập của sinh viên, học viên - đối tượng NDT đông đảo nhất của TV. Những tài liệu mà giảng viên cung cấp thường được sinh viên, học viên nhìn nhận như những tài liệu có giá trị cao trong việc cung cấp kiến thức phục vụ cho môn học. Chính vì vậy, họ thường có tâm lý tìm kiếm các tài liệu đó tại địa chỉ mà giảng viên cung cấp để có được tài liệu. Do vậy, sự hiểu rõ về TV sẽ giúp cho họ có thể định hướng cho nhóm sinh viên, học viên sử dụng các tài liệu tại TV.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Andreasen A. R., Kotler P. Strategic Marketing for Nonprofit Oganizations. - 2009.

2. De Saez E. E. Marketing concepts for libraries and information services. - Second Edition. - London: Facet Publishing, 2002.

3. Kotler P. Quản trị marketing. - H.: Lao động Xã hội, 2009.

4. Mathews B. Marketing today’s academic library. - Chicago: American Library Association, 2009.

_______________

Bùi Thanh Thuỷ

Khoa TT-TV, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 5. - Tr. 19-23.

 

Sự cần thiết chia sẻ nguồn lực thông tin trong thư viện quận, huyện Tp. Hồ Chí Minh

E-mail Print

Khái niệm về “nguồn lực thông tin” hiện nay ở Việt Nam chưa được hiểu và định nghĩa một cách thống nhất. Khái niệm nguồn lực thông tin được dịch từ thuật ngữ tiếng Anh“Information Resource”. Theo từ điển tiếng Việt nguồn là nơi bắt đầu, nơi phát sinh và cũng có thể là nơi cung cấp, theo đó nhiều người cho rằng “nguồn lực thông tin” được hiểu như là tổ hợp các thông tin nhận được và tích luỹ trong quá trình phát triển khoa học và hoạt động thực tiễn của con người, để sử dụng nhiều lần trong sản xuất và quản lý xã hội. Nguồn lực thông tin là sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là những thông tin được tổ chức, kiểm soát và có giá trị trong hoạt động thực tiễn của con người, là phần tích cực của tiềm lực thông tin được tổ chức, kiểm soát sao cho người dùng tin (NDT) có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng và phục vụ các lợi ích khác nhau của xã hội.

Theo PGS.TS. Nguyễn Hữu Hùng “Nguồn lực thông tin là một dạng sản phẩm trí óc, trí tuệ của con người, là phần tiềm lực thông tin có cấu trúc được kiểm soát và có ý nghĩa thực tiễn trong quá trình sử dụng” [1].

“Nguồn lực thông tin” là sản phẩm của trí tuệ con người, là sản phẩm lao động khoa học, phản ánh những kiến thức được kiểm soát và ghi lại dưới một dạng vật chất nào đó. Chúng phải được tổ chức, cấu trúc lại để NDT có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác và sử dụng được, phục vụ cho nhiều lợi ích khác nhau trong xã hội.

Ngoài ra, một số tác giả cho rằng nguồn lực thông tin còn bao gồm: nguồn nhân lực, nguồn kinh phí và cơ sở vật chất. Tuy nhiên, bài viết chỉ nói đến nguồn lực thông tin trong thư viện theo nghĩa “Nguồn lực thông tin bao gồm các nguồn tài liệu, sách, báo, tạp chí, luận văn, các cơ sở dữ liệu (CSDL)… dưới mọi hình thức vật lý khác nhau”.

Trong các thư viện nguồn tài liệu rất đa dạng về hình thức và phong phú về chủng loại, bao gồm cả tài liệu truyền thống (dạng giấy) và tài liệu hiện đại như: DVD, CD-ROM, đĩa mềm, vi phim, vi phiếu, CSDL trực tuyến… Để thoả mãn nhu cầu thông tin một cách cao nhất và tiết kiệm kinh phí trong các thao tác nghiệp vụ như bổ sung, xử lý… các thư viện cần phải sử dụng nhiều loại thông tin từ nhiều nơi khác nhau, thực chất đây chính là chia sẻ nguồn lực thông tin. Sự thiếu các yếu tố đầu vào đã tạo ra một thực tế cần được giải quyết, đó là chia sẻ nguồn lực. Xét về mặt tổ chức, chia sẻ nguồn lực là sự tích hợp khả năng đầu vào của các đơn vị hoạt động trong cùng một lĩnh vực cụ thể nào đó. Xét về mặt quản lý, chia sẻ nguồn lực là biểu hiện của một quá trình ra quyết định dựa trên cơ sở lựa chọn các giải pháp tốt nhất cho một hoạt động. Như vậy,chia sẻ nguồn lực liên quan chủ yếu đến hai hoạt động là tổ chức và quản lý, chia sẻ nguồn lực là quá trình tạo mạng hoạt động (networking) nhằm huy động một cách tối đa các tiềm năng có thể về thông tin của các thư viện trực thuộc mạng.Chia sẻ nguồn lực còn có nghĩa là sự kết tụ năng lực quản lý của các nhà quản lý mạng thông tin -thư viện (TTTV) nhằm tạo ra một sức mạnh thông tin mới lớn hơn gấp nhiều lần các sức mạnh riêng lẻ.

Sự cần thiết phải liên kết các thư viện quận, huyện

Nhu cầu chia sẻ nguồn lực của 24 quận, huyện đã được Thư viện Khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH Tp. HCM) đặt ra từ khá lâu.Tuy nhiên, cho đến nay việc chia sẻ nguồn lực vẫn chưa thực hiện được bởi liên quan đến điều kiện ở mỗi cơ quan. Việc tham gia vào hệ thống cho mượn liên thư viện (Inter-library loan) của các thư viện quận, huyện cần thực hiện một cách nghiêm túc và chia sẻ nguồn lực trong nhiều lĩnh vực: hợp tác bổ sung, biên mục, phân loại...

Thực tế hiện nay hệ thống tổ chức và hoạt động 24 thư viện quận, huyện chưa đủ tiềm lực để đáp ứng mọi yêu cầu của NDT, cũng như chưa phát huy hết được khả năng thực sự của thư viện.Vì yêu cầu của xã hội đối với nguồn nhân lực ngày càng cao, đòi hỏi NDT phải có một nền tảng kiến thức khá vững. Điều này dẫn đến việc NDT phải tăng cường việc tự học, tự nghiên cứu cũng như phải tranh thủ và tận dụng các nguồn tin có thể có để làm giàu kiến thức cho mình.

Trong Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày 04/5/2007 phê duyệt quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 nêu rõ “Thư viện quận, huyện phải là nguồn lực giúp nâng cao dân trí và phổ cập giáo dục của cộng đồng, là cơ quan giáo dục thường xuyên dành cho mọi người”. Tuy nhiên, do cơ chế tổ chức và hoạt động của mỗi thư viện quận, huyện không thể tự xoay xở để có thể đảm bảo thông tin cả về chất lượng và số lượng.

Như vậy, trong thời điểm hiện tại, sự phối hợp giữa các thư viện quận, huyện chính là biện pháp hữu hiệu để tăng cường nguồn lực về thông tin,cơ sở vật chất, nghiệp vụ và hoàn thành nhiệm vụ của mình. Bên cạnh đó, trước nhu cầu thông tin ngày càng cao của bạn đọc và tình hình bạn đọc đến thư viện ngày càng giảm, nếu không có sự phối kết hợp lẫn nhau, 24 thư viện quận, huyện sẽ chậm phát triển và lượng bạn đọc đến thư viện sẽ ngày càng mất đi do không cập nhật kịp thời những yêu cầu mới về chuyên môn và không hoàn thiện cơ cấu tổ chức, hoạt động. Mối quan hệ gắn bó mật thiết giữa 24 thư viện quận, huyện khiến các thư viện phải luôn tự đổi mới để có thể bắt kịp với sự phát triển chung của cả hệ thống.Nếu 24 thư viện quận, huyện liên kết chặt chẽ thành một hệ thống thì đó sẽ là một lực lượng hùng hậu, vị thế của cả một hệ thống sẽ lớn hơn rất nhiều. Để phát triển chính mình, các thư viện quận, huyện cần phải liên kết và hợp tác trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, đặc biệt là việc chia sẻ nguồn lực thông tin.

Thư viện được xem là hiện đại nhất thiết phải cho phép NDT sử dụng các tài nguyên trong thư viện một cách chủ động thông qua các hình thức phục vụ phong phú. Hiện nay, trước tình hình kinh phí khó khăn, nguồn tin của mỗi thư viện không thể thoả mãn được nhu cầu học tập,nghiên cứu, giải trí của NDT. Nhưng nguồn tin sẽ trở nên phong phú và đa dạng nếu chúng được kết hợp với nhau để phục vụ các đối tượng khác nhau. Bên cạnh đó, ngày nay công nghệ thông tin(CNTT) và viễn thông phát triển rất mạnh. Đây cũng chính là điều kiện lý tưởng để các thư viện quận, huyện xây dựng mạng lưới liên kết. Rào cản lớn nhất đối với chúng ta hiện nay chính là khả năng tổ chức hoạt động hệ thống, cũng như trình độ chuyên môn nghiệp vụ của người làm thư viện (NLTV).

Hình thức chia sẻ phổ biến nhất là việc phối hợp nguồn dữ liệu thư mục giữa các thư viện quận, huyện. Mỗi cơ quan TTTV đều có một số lượng biểu ghi nhất định về một lĩnh vực nào đó,sự hợp nhất giữa chúng sẽ tạo nên một ngân hàng dữ liệu phong phú và đa dạng. NDT sẽ có nhiều cơ hội hơn trong việc lựa chọn tài liệu.CNTT ngày nay hoàn toàn có khả năng tạo ra được mối trao đổi thường xuyên giữa các thư viện quận, huyện. Các thư viện quận, huyện nên cùng nhau xây dựng một ngân hàng dữ liệu chung nhằm tạo ra một diện truy cập rộng lớn có thể phục vụ NDT một cách đa dạng nhất.

Công tác biên mục: Bao gồm mô tả, phân loại,định chủ đề và định từ khoá tài liệu. Để đảm bảo tính chính xác, các thư viện phải áp dụng các chuẩn nghiệp vụ, NLTV dựa vào đó mà đối chiếu,so sánh để thực hiện các công đoạn của nghiệp vụ thư viện nhằm thu được những sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng. Trong xử lý tài liệu, các chuẩn nghiệp vụ được sử dụng bao gồm: các quy tắc mô tả, các khung phân loại,bộ từ khoá, bảng đề mục chủ đề. Trung bình hàng năm 24 thư viện quận, huyện của Tp. HCM nhận từ Quỹ Mục tiêu văn hoá khoảng trên 200 tên tài liệu. Để xử lý toàn bộ số tài liệu này từ khâu phân loại, định chủ đề, định từ khoá, nhập biểu ghi, mất không ít thời gian và công sức của NLTV, đó là chưa kể đến sự không thống nhất trong công tác biên mục. Nếu như chỉ một thư viện vừa phân loại, định từ khoá, định chủ đề,nhập biểu ghi sau đó gửi cho 24 quận, huyện thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và có sự thống nhất giữa các thư viện.

Bên cạnh việc chia sẻ nguồn dữ liệu thư mục,các thư viện quận, huyện cũng cần tính đến việc chia sẻ các nguồn tài nguyên thư viện như: Vốn tài liệu, các CSDL toàn văn trên CD-ROM, các phương tiện phục vụ phổ biến thông tin (phòng đọc, hệ thống tra cứu...), như vậy các nguồn tài liệu được sử dụng một cách tối đa và phát huy hết hiệu quả. Hình thức này chưa được các thư viện quận, huyện đưa vào thực thi ở diện rộng,nhưng hiện nay trong hệ thống mạng lưới thư viện quận, huyện đã có một số thư viện thực hiện chia sẻ nguồn lực thông tin (Củ Chi, Hóc Môn,Tân Bình, Thủ Đức, Quận 3, Quận 6, Quận 12).NDT có thẻ đọc, mượn của Thư viện huyện Củ Chi có thể mượn tài liệu tại Thư viện Quận 6 hoặc Thư viện huyện Hóc Môn. Trong xu thế chung của thành phố Hồ Chí Minh (Tp. HCM), hầu hết các công ty, xí nghiệp đã và đang chuyển ra ngoại thành, số lượng bạn đọc là công nhân viên của các thư viện nội thành không phải là nhỏ, chỉ tính riêng Thư viện Quận 6 đã có trên 300 thẻ bạn đọc là công nhân viên của các công ty, xí nghiệp nay dời đến tại khu công nghiệp Tân Phú Trung, khu công nghiệp Tây Bắc huyện Củ Chi, thời gian để đến Thư viện Quận 6 mượn tài liệu là điều không thể. Để NDT có thể tiếp tục mượn tài liệu, Thư viện Quận 6 đã liên kết với các thư viện quận, huyện để NDT của Thư viện Quận 6 có thể mượn tài liệu của các thư viện khác sau khi được Thư viện Quận 6 xác minh với thời gian rất ngắn. Từ sự chia sẻ liên kết này đa số bạn đọc đăng ký làm thẻ tại Củ Chi và Hóc Môn có thể mượn tài liệu tại Thư viện Quận 6, Thủ Đức, Tân Bình, Quận 3 để phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu, chỉ trong 3 tháng đã có trên 500 sinh viên của các trường đại học có thẻ tại Thư viện Củ Chi, Hóc Môn đã đến mượn tài liệu tại Thư viện Quận 6, Thủ Đức, Quận 3. Đây là vấn đề mà chúng ta cần nghiên cứu một cách nghiêm túc, bởi lẽ chúng ta có rất nhiều điều kiện thuận lợi để thực hiện điều này. Trước hết, 24 thư viện quận, huyện đều chịu sự quản lý thống nhất (về mặt chuyên môn) của TVKHTH Tp. HCM, do đó sẽ rất thuận tiện trong việc thống nhất về quy mô và nội dung nguồn tin dùng để chia sẻ. Hiện nay các trường đại học ở Tp. HCM thường chỉ tập trung ở nội thành nhưng trong tương lai thì tất cả các trường đại học, cao đẳng sẽ chuyển ra ngoại thành, nên sẽ dễ dàng hơn trong việc phối hợp cũng như giải quyết các vấn đề bất thường nảy sinh, việc phối hợp sử dụng nguồn tin này sẽ đem lại ích lợi rất lớn cho NDT là sinh viên, công nhân viên của các quận, huyện trong cùng hệ thống.

Hình thức trên đặt ra một vấn đề: Các thư viện quận, huyện cần phải tính đến việc chia sẻ NDT.Có nghĩa là không còn khái niệm NDT của một thư viện quận, huyện cụ thể nào đó, mà sẽ xuất hiện khái niệm NDT của các quận, huyện nói chung. Mỗi thư viện quận, huyện có thể vẫn phải chịu sự quản lý về mặt hành chính, nhưng diện phục vụ của thư viện được mở rộng. Lưu lượng người dùng gia tăng làm cho nguồn tin được quay vòng thường xuyên, giá trị thông tin được nhân lên. Để đạt được điều này, các thư viện quận,huyện cần có sự phối kết hợp hết sức chặt chẽ,cũng như cần có những cam kết mang tính pháp lý cao.

Một trong những hình thức kết hợp không thể thiếu khi tham gia xây dựng hệ thống liên thư viện là việc xây dựng một trang web chung cho hệ thống thư viện quận, huyện. Có thể xem đây như một cổng (gateway) trao đổi thông tin giữa thư viện quận, huyện với các đối tác (NDT, nhà cung cấp thông tin, các hệ thống thư viện khác). Ngoài ra, trang thông tin điện tử cũng là một công cụ hữu hiệu để các thư viện chia sẻ thông tin. Ví dụ, trên trang thông tin điện tử, thư viện có thể cập nhật tin tức mới về ngành, kinh nghiệm hoạt động của thư viện, tài liệu chuyên môn, chia sẻ các nguồn thông tin hữu ích có liên quan đến ngành nghề,… nếu thực hiện tốt sẽ tạo được một nguồn thông tin để học hỏi, trao đổi rất tốt giữa các thư viện, hỗ trợ nhau cùng phát triển.

Trang web này cần đảm bảo các hoạt động sau: Sự có mặt của 24 thư viện quận, huyện; Trở thành điểm truy cập thông tin khoa học có uy tín và chất lượng; Trở thành cổng giao tiếp với các hệ thống khác; Diễn đàn trao đổi chuyên môn,nghiệp vụ TTTV giữa các cơ quan TTTV; Diễn đàn trao đổi chuyên môn của NDT; Dịch vụ tư vấn NDT...

Các yếu tố đảm bảo việc chia sẻ nguồn lực thông tin

Trước hết, để đảm bảo việc chia sẻ, các thư viện quận, huyện phải thống nhất về chuyên môn, nghiệp vụ. Đây là cơ sở có tính chất nền tảng, vì nếu không có tiếng nói chung về chuyên môn (như: quy trình bổ sung, biên mục, các chuẩn nghiệp vụ, chuẩn cấu trúc dữ liệu...) thì các thư viện quận, huyện khó mà cùng nhau thiết lập một hệ thống thống nhất.

Cơ sở vật chất có thể coi như một trong những điều kiện quan trọng trong chiến lược liên kết các thư viện quận, huyện. Cơ sở vật chất ở đây chính là: thiết bị, kho tàng, cơ sở hạ tầng CNTT, không gian phục vụ... Đây cũng là một khó khăn lớn mà các thư viện quận, huyện đang phải đối mặt.Chưa được quan tâm đúng mức, mức độ đầu tư chênh lệch lớn giữa các đơn vị, thiết bị và công nghệ, sự kết hợp giữa các cơ quan này có thể sẽ gặp không ít khó khăn, nhưng có thể đó cũng là một động lực để thu hút sự đầu tư, chú ý của các cấp lãnh đạo cũng như các Uỷ ban nhân dân quận, huyện và đây cũng là điều kiện thuận lợi nhất để tách thư viện ra khỏi Trung tâm Văn hoá.

Việc phối hợp giữa các thư viện quận, huyện trong vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin là một vấn đề cần thiết. Hy vọng rằng trong tương lai việc hợp tác liên thư viện sẽ được tất cả các thư viện quận, huyện hưởng ứng và tham gia, điều đó sẽ đem lại lợi ích cho chính các thư viện.

Những vấn đề trên đây vừa là những yếu tố cơ bản đảm bảo cho việc thiết lập cũng như vận hành của một liên kết các thư viện quận, huyện,vừa có thể xem như là thực trạng để các nhà quản lý cơ quan thư viện nghiên cứu và tìm ra phương án giải quyết.

Việc chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin không những giúp thư viện tiết kiệm được thời gian, kinh phí, nhân lực mà còn làm tăng chất lượng sản phẩm, dịch vụ TTTV. Chính vì thế, chia sẻ nguồn tài nguyên thông tin chính là góp phần tăng hiệu quả ứng dụng CNTT trong thư viện. Tuỳ theo điều kiện và nguồn lực của từng thư viện sẽ tiến hành chia sẻ, hợp tác phù hợp. Trong tương lai gần, các thư viện có thể chia sẻ CSDL thư mục sách của thư viện. Theo hướng dẫn của TVKHTHTp. HCM, một số thư viện quận, huyện đã chuyển đổi phần mềm WINISIS sang phần mềm Libol và hiện đã có một thư viện sử dụng. Đây là điều kiện vô cùng thuận tiện để các thư viện chia sẻ CSDL thư mục với nhau. Thông qua phần mềm Libol,bạn đọc có thể tra cứu và xác định nơi lưu trữ tài liệu của các thư viện thông qua cổng giao tiếp Z39.50.

Bên cạnh mức độ chia sẻ đơn thuần như trên,các thư viện cần tiến xa hơn trong việc bổ sung nguồn tài liệu điện tử thông qua nhiều hình thức khác nhau như: hợp tác cùng thu thập các trang web hữu ích, các CSDL miễn phí trên Internet với những lĩnh vực khác nhau đáp ứng nhu cầu đa dạng của bạn đọc.

Để bảo đảm hiệu quả trong chia sẻ nguồn tài nguyên, cần có sự nhất trí, hợp tác của các thư viện quận, huyện dưới sự hướng dẫn, chỉ đạo củaTVKHTH Tp. HCM. Cụ thể trước khi hợp tác, các thư viện cần làm rõ một số nội dung như: mục tiêu của việc hợp tác; đánh giá khả năng và mức độ hợp tác; xác định quyền lợi, nghĩa vụ của từng thư viện và thời gian thực hiện trong từng giai đoạn cụ thể. Trong vấn đề hợp tác và chia sẻ thì vấn đề nghĩa vụ và quyền lợi giữa các thư viện cần quy định rõ ràng để đảm bảo sự thành công.

Phát triển mạng lưới thư viện quận, huyện trên cơ sở tự nguyện về hợp tác, chia sẻ nguồn lực một cách lâu dài; ứng dụng CNTT trong các thư viện sẽ đưa ra giải pháp kết nối và chia sẻ nguồn lực thông tin, phục vụ cho bạn đọc. Tác giả mong rằng những đề xuất thiết thực và tâm huyết trên đây sẽ nhanh chóng được áp dụng vào thực tiễn hoạt động của mạng lưới thư viện quận,huyện ở Tp. HCM để nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin cho nhân dân, góp phần đáng kể vào việc xây dựng nông thôn mới ở Tp. HCM.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Hữu Hùng. Thông tin từ lý luận đến thực tiễn. - H.: Văn hoá thông tin, 2005.

2. Nghiêm Xuân Huy. Hợp tác liên thư viện.Truy cập ngày 20/4/2013.http://vietnamlib.net/chuyen-mon-nghiep-vu/goc-nhin-cua-toi/hop-tac-lien-thu-vien.

3. Nguyễn Viết Nghĩa. Phương pháp luận xây dựng chính sách phát triển nguồn tin// Tạp chí Thông tin và Tư liệu. – 2011. - Số 1. - Tr. 12-17.

4. Trung tâm Văn hoá Quận 6. Báo cáo tổng kế thoạt động năm 2012-2013.

__________________

ThS. Trần Văn Hồng

Trung tâm Văn hoá quận 6, TP.HCM

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 5. - Tr. 14-18.

 

Một số nhận thức cơ bản về chuẩn hoá trong hoạt động thư viện

E-mail Print

1. Những vấn đề chung

Ngày 20/6/2006 Thủ tướng Chính phủ ký Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN-ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Theo tinh thần quyết định này, từ năm 2006 đến nay, cả bộ máy hành chính nhà nước đã vào cuộc rất quyết liệt trong việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế. Khẩu hiệu “Ngày hôm nay tốt hơn ngày hôm qua và ngày mai tốt hơn ngày hôm nay” thôi thúc các ngành, các cấp mạnh mẽ trong quá trình ứng dụng ISO. Có lẽ, phải đến thập niên thứ nhất của Thiên niên kỷ mới, đông đảo công chức mới có ấn tượng về chuyển động mới trong hệ thống công quyền: việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn. Danh từ “ISO” không hề xa lạ, thậm chí còn rất quen tai với nhiều người khi nghe tới chất lượng sản phẩm của nhiều lĩnh vực. Nhưng áp dụng ISO vào cơ quan công quyền thì đến nay mọi người mới biết và dần dần hiểu ra. Đó là xu thế chung, tất yếu của quá trình cải cách hành chính theo xu hướng hội nhập toàn diện với thế giới. ISO là tổ chức xây dựng các tiêu chuẩn cấp quốc tế, viết tắt của danh từ: “The International Organization for Standardization”, thành lập ngày 23/02/1947 tại London (Anh).

Trong lĩnh vực thư viện thì sao? Với sự hình thành và phát triển lâu đời của ngành thư viện tại các quốc gia phát triển, thuật ngữ và định nghĩa đã được sử dụng thống nhất và được nêu cụ thể trong chuẩn quốc tế. Trong vấn đề từ vựng, ISO đã ban hành tiêu chuẩn ISO 5127:1981-1987 với 11 phần tiêu chuẩn về hệ thống các từ vựng ngành thông tin - tư liệu. Tiêu chuẩn tiếp tục được bổ sung, chỉnh lý nhiều lần. Đến năm 2001, tiêu chuẩn trên được Uỷ ban kỹ thuật ISO/TC46, tiểu ban SC3 biên soạn và ban hành với tên gọi “Thông tin và tư liệu – Từ vựng” gồm 1.090 thuật ngữ thuộc các lĩnh vực thông tin, lưu trữ, thư viện, bảo tàng, xuất bản…

Việt Nam là quốc gia thứ 72 gia nhập tổ chức ISO năm 1977 với tư cách là thành viên đầy đủ. Cơ quan đại diện là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, nhưng phải tới năm 1991, về lĩnh vực thông tin – thư viện, Tổng cục này mới ban hành TCVN 5453-1991: Hoạt động thông tin khoa học tư liệu – Thuật ngữ và khái niệm cơ bản. Năm 2009, Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành TCVN 5453:2009: Thông tin và tư liệu - Từ vựng, hoàn toàn tương đương với ISO 5127: 2001 và thay thế cho TCVN 5453-1991. Năm 2013, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng ban hành TCVN 10274:2013: Hoạt động thư viện - thuật ngữ và định nghĩa chung.

2. Sự cần thiết của chuẩn hoá

Trong hoạt động của ngành Thư viện, chúng ta rất ít khi nhắc tới vấn đề tiêu chuẩn, mà thường nói tới thống nhất và chuẩn hoá. “Thống nhất, chuẩn hoá, chia sẻ và hội nhập" đã trở thành phương châm hoạt động của toàn ngành hàng chục năm nay. Tuy không nói tới tiêu chuẩn, nhưng nội hàm của chuẩn hoá đã bao hàm cả vấn đề tiêu chuẩn: Chuẩn hoá trong hoạt động thư viện là việc xác lập và áp dụng chuẩn bao gồm cả tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ và các quy định liên quan đến hoạt động thư viện nhằm kiểm soát, đánh giá và đảm bảo cho hoạt động này có thể tiến hành đạt chất lượng, hiệu quả, thực hiện và duy trì các mục tiêu đã đặt ra.

Quyết định phê duyệt quy hoạch phát triển ngành Thư viện Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin, ngày 04/05/2007 đã xác định: “…Phát triển thư viện điện tử, hiện đại hoá thư viện với các máy móc và phương tiện hiện đại; chuẩn hoá nghiệp vụ và áp dụng rộng rãi các chuẩn quốc gia và quốc tế, nhằm đạt trình độ công nghệ ngày càng cao và chất lượng hoạt động tốt, phù hợp với các chuẩn hữu quan của quốc tế”. (Điểm 4, mục đ: Ứng dụng khoa học công nghệ và phát triển tự động hoá trong thư viện). Để ngắn gọn, dễ nhớ, trong các văn bản, định hướng phát triển của ngành Thư viện thường được nêu “Thống nhất, chuẩn hoá, chia sẻ và hội nhập” là bao hàm cả định hướng trên. Có thể khái quát ý nghĩa của chuẩn hoá trong hoạt động thư viện, đặc biệt trong thời kỳ hiện đại hoá và hội nhập quốc tế toàn diện là:

- Chuẩn hoá là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo cho sự thống nhất trong hoạt động thư viện, tăng sức mạnh của toàn ngành;

- Chuẩn hoá góp phần hoàn thiện việc tổ chức quản lý, hoạt động, nâng cao chất lượng phục vụ và năng suất lao động của người làm thư viện;

- Chuẩn hoá là cơ sở cho các thư viện tăng cường việc hợp tác và chia sẻ nguồn lực thông tin trong nước và quốc tế, là điều kiện quan trọng để mở rộng hợp tác quốc tế.

3. Việc xây dựng chuẩn hoá trong lĩnh vực thư viện những năm qua

3.1. Trước hết, cần thống nhất các khái niệm: “chuẩn hoá”, “chuẩn nghiệp vụ”, “tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế”… về thư viện. Có khá nhiều khái niệm, nhưng theo tác giả, khái niệm của TS. Vũ Dương Thuý Ngà và nhà Thư viện học Vũ Văn Sơn đã nêu là hợp lý hơn cả.

- Chuẩn hoá:

Khái niệm chuẩn hoá nói chung mà Đại từ điển tiếng Việt đã định nghĩa: “Chuẩn hoá là xác lập chuẩn mực. Trong đó, chuẩn được hiểu là cái được chọn làm căn cứ để đối chiếu, để làm mẫu hoặc tiêu chuẩn được định ra: chuẩn quốc gia, chuẩn quốc tế”, TS. Vũ Dương Thuý Ngà đã khái quát: “Chuẩn hoá trong lĩnh vực thông tin - thư viện là việc xác lập và áp dụng chuẩn mực nhằm kiểm soát, đánh giá các hoạt động thông tin - thư viện, đảm bảo cho hoạt động thông tin - thư viện có thể tiến hành đạt chất lượng, hiệu quả, thực hiện và duy trì các mục tiêu đã đặt ra. Tiêu chuẩn, quy định kỹ thuật, quy phạm thực hành và văn bản pháp quy là các công cụ đảm bảo sự chuẩn hoá trong lĩnh vực thông tin - thư viện được thực hiện. Phổ biến, triển khai áp dụng và có kiểm tra, đánh giá là những biện pháp thực hiện chuẩn hoá” [5].

- Chuẩn nghiệp vụ, về bản chất là những tiêu chuẩn được nghiên cứu, lựa chọn và sử dụng trong một lĩnh vực hoạt động. Trong hoạt động thư viện, chuẩn nghiệp vụ là các quy định mà những người làm công tác thư viện và tham gia vào hoạt động thư viện phải dựa vào đó mà đối chiếu để thực hiện nhằm tạo ra những sản phẩm, dịch vụ, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng. Sự phân định giữa tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ chỉ mang tính ước lệ. Trên thế giới cũng như ở Việt Nam đã có sự chuyển hoá các tiêu chuẩn nghiệp vụ thành tiêu chuẩn quốc gia hoặc tiêu chuẩn quốc tế.

- Tiêu chuẩn: Theo ông Vũ Văn Sơn, tiêu chuẩn thường dùng cho:

+ Các văn bản định chuẩn mang tính pháp lý (do cơ quan quản lý nhà nước ban hành) hoặc mang tính đồng thuận cao (do các hội hay tổ chức nghề nghiệp có uy tín và thẩm quyền được Nhà nước hoặc cộng đồng uỷ thác biên soạn và ban hành), hoặc chỉ mang tính quản lý thống nhất nội bộ.

+ Các chuẩn nghiệp vụ là các công cụ làm việc (DDC, MARC 21,…) hay quy tắc (quy tắc AACR2) có tính nổi trội, chuẩn xác hoặc phổ dụng được cộng đồng kiến nghị sử dụng chung. (Từ “tiêu chuẩn” trong tiêu đề của Hội thảo “Các hệ thống và tiêu chuẩn cho các thư viện Việt Nam” (Systems and standards for Vietnamese libraries) do Đại học RMIT Việt Nam và AP (Atlantic Philanthropies) tổ chức tại Hà Nội, ngày 26- 28/9/2001, mang ý nghĩa của các chuẩn nghiệp vụ vì tại đây các đại biểu đã bàn bạc và khuyến nghị sử dụng AACR2, MARC 21 và DDC).

- Tiêu chuẩn và các tổ chức tiêu chuẩn hoá quốc tế:

+ Tiêu chuẩn quốc tế là những tiêu chuẩn được phát triển bởi các tổ chức tiêu chuẩn quốc tế nhằm xem xét và sử dụng trên phạm vi toàn thế giới. Các tiêu chuẩn này có thể được áp dụng trực tiếp hoặc thông qua một quá trình biến đổi để thích hợp với điều kiện của từng quốc gia và địa phương. Các tổ chức quốc tế có nhiều đóng góp trong sự nghiệp xây dựng tiêu chuẩn liên quan đến lĩnh vực thông tin - thư viện là: ISO (Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá), IFLA (Liên đoàn Quốc tế các Hội và cơ quan thư viện), OASIS (Tổ chức quốc tế xúc tiến các tiêu chuẩn thông tin có cấu trúc), ITU (Liên đoàn truyền thông quốc tế)...

+ Tiêu chuẩn quốc gia: Là các văn bản nêu ra những quy tắc, hướng dẫn hay đặc trưng cho các hoạt động, được tổ chức có thẩm quyền thừa nhận và thông qua, được sử dụng chung và lặp lại nhiều lần, được cập nhật và sửa chữa theo thời gian và hoàn cảnh [6].

* Xin lưu ý, đây là các cấp về Tiêu chuẩn, chủ yếu thể hiện thông tin về cơ quan xây dựng và ban hành chứ không quyết định về giá trị và hiệu lực pháp lý của tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn quốc tế tuyệt nhiên không phải sẽ có giá trị cao hơn tiêu chuẩn trong nước.

3.2. Việc xây dựng chuẩn hoá về thư viện ở Việt Nam

Với khái niệm “chuẩn hoá” như trên, các tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ quy định kỹ thuật, quy phạm thực hành và văn bản pháp quy là những công cụ để thực hiện việc chuẩn hoá. Trong phạm vi bài viết này, tác giả xin tóm lược việc hình thành các tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ ở nước ta:

3.2.1. Tiêu chuẩn Việt Nam về hoạt động thư viện: Tính đến thời điểm hiện nay, có rất nhiều TCVN liên quan đến thư viện đã được ban hành như:

- Tiêu chuẩn về thuật ngữ:

+ TCVN 5453:1991: Hoạt động thông tin - tư liệu. Thuật ngữ và khái niệm. Năm 2009, tiêu chuẩn này đã được thay thế bằng TCVN 5453:2009: Thông tin và tư liệu. Từ vựng, xây dựng trên cơ sở dịch ISO 5127:2001 nhưng bỏ qua các thuật ngữ tương đương bằng tiếng Pháp.

+ TCVN 10274:2013: Hoạt động thư viện - thuật ngữ và định nghĩa chung.

- Tiêu chuẩn về biên mục và xử lý tài liệu:

+ TCVN 4524:1988: Xử lý thông tin - Bài tóm tắt và chú giải.

+ TCVN 4743:1989: Xử lý thông tin - Mô tả thư mục tài liệu.

+ TCVN 5697:1992: Hoạt động thông tin tư liệu - Từ và cụm từ tiếng Việt viết tắt trong mô tả thư mục.

+ TCVN 5698:1992: Từ và cụm từ tiếng nước ngoài viết tắt trong mô tả thư mục.

+ TCVN 7538:2005: Khổ mẫu MARC 21 cho dữ liệu thư mục.

+ TCVN 7588:2007: Thông tin và tư liệu - Tên và mã tổ chức dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ Việt Nam dùng trong lưu trữ và trao đổi thông tin khoa học và công nghệ.

+ TCVN 7980:2008: Thông tin và tài liệu. Bộ phần tử siêu dữ liệu Dublin Core.

+ TCVN 8631:2010: Thông tin và tư liệu: Danh mục các yếu tố dữ liệu thư mục dùng để trao đổi và yêu cầu dữ liệu.

- Các tiêu chuẩn liên quan đến sản phẩm thư viện:

+ TCVN 4523:1988: Ấn phẩm thông tin – phân loại, cấu trúc và trình bày.

+ TCVN 4523:2009: Xuất bản phẩm thông tin

- Phân loại, cấu trúc và trình bày.

- Các tiêu chuẩn gián tiếp liên quan đến thư viện:

+ TCVN 6380:1998: Thông tin và tư liệu. Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách ISBN. Tiêu chuẩn này đã được thay thế bằng TCVN 6380:2007.

+ TCVN 6381:1998: Thông tin và Tư liệu. Mã số tiêu chuẩn quốc tế xuất bản nhiều kỳ (báo, tạp chí) ISSN.

3.2.2. Việc xây dựng các chuẩn nghiệp vụ thư viện

Cho đến nay, chúng ta đã có 20 chuẩn nghiệp vụ cơ bản, bao gồm các chuẩn về:

+ Quy tắc mô tả thư mục do Thư viện Quốc gia Việt Nam (TVQG) và Thư viện Khoa học Kỹ thuật Trung ương xây dựng, trên cơ sở chuẩn quốc tế ISBD và Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2) rút gọn và đầy đủ;

+ Quy tắc biên mục MARC 21: Quy tắc rút gọn và đầy đủ.

+ Các khung phân loại: Khung phân loại Dewey rút gọn, ấn bản 14 (DDC14), Khung phân loại Dewey đầy đủ, ấn bản 23 (DDC 23), Khung phân loại thập phân bách khoa, Bảng phân loại dùng cho các thư viện tổng hợp, Khung phân loại BBK với 3 phiên bản thông dụng, Khung đề mục quốc gia, Bảng phân loại dùng cho thư viện trường phổ thông. Một số khung phân loại cho các tài liệu đặc biệt: Bảng phân loại sáng chế quốc tế, Khung phân loại tiêu chuẩn, Bảng phân loại địa chí.

+ Các chuẩn trong định chủ đề: Chọn tiêu đề đề mục cho thư viện; Bộ Tiêu đề chủ đề của Thư viện Khoa học tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh (TVKHTH Tp. HCM).

+ Các chuẩn trong định từ khoá: Bộ Từ khoá của TVQG, Từ điển Khoa học và Công nghệ của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (Cục TTKH&CNQG), Bộ Từ khoá Khoa học xã hội và Nhân văn của Viện Thông tin Khoa học xã hội.

4. Việc thực hiện chuẩn hoá của ngành thư viện Việt Nam

Trong báo cáo tổng quan đề tài nghiên cứu cấp Bộ “Tăng cường việc chuẩn hoá trong hoạt động thư viện ở Việt Nam” của trường Đại học Văn hoá Hà Nội, do TS. Vũ Dương Thuý Ngà là chủ nhiệm đề tài năm 2011 đã đưa ra nhận xét rất xác đáng từ những kết quả điều tra xã hội học nghiêm túc về việc áp dụng các tiêu chuẩn và chuẩn nghiệp vụ:

- Về tiêu chuẩn: Hầu hết các thư viện Việt Nam không biết và chưa quan tâm tới tiêu chuẩn Việt Nam và quốc tế: Qua điều tra 510 thư viện thuộc các hệ thống cả nước, thì có tới 85 - 95% thư viện công cộng, đại học và thư viện chuyên ngành không biết hoặc chưa áp dụng các Tiêu chuẩn Việt Nam về lĩnh vực thư viện.

- Về chuẩn nghiệp vụ: có 65 - 85% các thư viện đã áp dụng. Trong các chuẩn nghiệp vụ, 3 chuẩn lớn: Khung phân loại DDC, Biên mục đọc máy MARC 21 và Quy tắc biên mục Anh - Mỹ AACR2 được đông đảo các thư viện quan tâm, áp dụng. Riêng hệ thống thư viện Quân đội hầu như chưa áp dụng chuẩn nghiệp vụ về phân loại DDC.

5. Đánh giá chung việc xây dựng và thực hiện chuẩn hoá của thư viện Việt Nam

5.1. Hiện trạng

Trước năm 2004, việc xây dựng tiêu chuẩn về thông tin - thư viện có phần tự phát, tuỳ theo sự quan tâm của người đứng đầu cơ quan. Tháng 8/2004, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quyết định thành lập Ban kỹ thuật TCVN/TC46, tập hợp đại diện 9 cơ quan tham gia: Cục TTKH&CNQG, Vụ Thư viện (VTV), TVQG, Trung tâm Tiêu chuẩn Chất lượng, Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội, Hội Thông tin Khoa học và Công nghệ Việt Nam… Từ đó đến nay, việc xây dựng tiêu chuẩn về thông tin - thư viện có nhiều tiến bộ rõ rệt. Cục TTKH&CNQG là đơn vị có nhiều công lao trong việc xây dựng các Tiêu chuẩn Việt Nam về thư viện. Tuy nhiên, số lượng các tiêu chuẩn được xây dựng có xu hướng thiên về thông tin - tư liệu nhiều hơn về thư viện. Số lượng các tiêu chuẩn Việt Nam về thư viện còn quá ít, chưa bao quát hết các hoạt động trong thư viện, đặc biệt trong thời kỳ điện tử hoá hiện nay. So với thư viện các nước phát triển, Việt Nam còn cách xa họ quá lớn. Các tiêu chuẩn đã được xây dựng lại chưa thường xuyên được cập nhật, bổ sung, chỉnh lý định kỳ.

* Về chuẩn nghiệp vụ, chúng ta đã có 20 chuẩn nghiệp vụ quan trọng. Trong đó, chỉ có 4 chuẩn do các thư viện trong nước xây dựng (chiếm 20%); 4 chuẩn sử dụng nguyên bản của nước ngoài (chiếm 20%) và 60% chuẩn nghiệp vụ được dịch đầy đủ, có bổ sung hoặc dịch một phần chuẩn nghiệp vụ của nước ngoài. TVQG, Cục TTKH&CNQG, TVKHTH Tp. HCM là những đơn vị đã có nhiều cố gắng đóng góp cho việc hình thành các chuẩn nghiệp vụ quan trọng của ngành Thư viện Việt Nam. Tuy việc xây dựng chuẩn nghiệp vụ có khá hơn so với các tiêu chuẩn Việt Nam, nhưng còn nhiều lĩnh vực trong hoạt động thư viện vẫn thiếu các chuẩn cần thiết. Lượng các chuẩn nghiệp vụ do các thư viện tự xây dựng còn quá ít, nặng về dịch các chuẩn của nước ngoài. Việc cập nhật, chỉnh lý định kỳ các chuẩn nghiệp vụ cũng chưa được thường xuyên.

* Công tác tuyên truyền, phổ biến các tiêu chuẩn Việt Nam rất hạn chế. Do việc xây dựng các tiêu chuẩn Việt Nam theo phương pháp cơ quan biên soạn nên hầu như chỉ các cơ quan biên soạn biết nội dung các TCVN, hầu hết các thư viện lớn nhỏ trong nước không biết hoặc không quan tâm áp dụng. Mặt khác, vấn đề tiêu chuẩn nói chung chưa được thư viện các cấp từ trung ương đến địa phương quan tâm đúng mức.

* Về chuẩn nghiệp vụ, công tác tuyên truyền, phổ biến, tập huấn có khá hơn. Đặc biệt, các chuẩn về khung phân loại, chuẩn về biên mục đã được xây dựng và phát huy tác dụng lớn trong thống nhất chuyên môn nghiệp vụ của cả nước. Các đơn vị: TVQG, Cục TTKH&CNQG, TVKHTH Tp. HCM, Liên Chi hội thư viện các trường đại học phía Nam, phía Bắc đã tổ chức nhiều khoá tập huấn, nhiều cuộc hội thảo về việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong lĩnh vực biên mục. Nhưng, việc tuyên truyền, phổ biến vẫn mang tính khuyến cáo, hiệu quả chưa như mong muốn. Phải đánh giá chính xác rằng, do cơ quan quản lý nhà nước về thư viện nhận thức chưa đúng mức về chuẩn hoá, thiếu kiên quyết trong chỉ đạo, còn chiết trung trong định hướng, chưa thường xuyên kiểm tra, đôn đốc  về vấn đề này nên các thư viện chưa quyết liệt vào cuộc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ như một sự bắt buộc phải làm. Trong chương trình của các trường đào tạo người làm thư viện, vấn đề xây dựng, tuyên truyền, hướng dẫn áp dụng chuẩn hoá chưa được bố trí thời lượng phù hợp…

5.2. Một số kiến nghị

Để phát huy tốt giá trị của chuẩn hoá, thiết thực góp phần thúc đẩy sự nghiệp thư viện Việt Nam phát triển mạnh mẽ và hội nhập toàn diện với thư viện thế giới, tác giả xin đưa ra một số kiến nghị đối với các cấp và các thư viện một số vấn đề sau:

- Với Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, trực tiếp là VTV cần tăng cường công tác quản  lý nhà nước về lĩnh vực này. Cần có những giải pháp cấp bách làm thông nhận thức cho các cấp lãnh đạo thư viện về sự cần thiết của việc chuẩn hoá. VTV nên bố trí nhân sự đặc trách theo dõi công tác này để định kỳ đánh giá và bổ khuyết kịp thời. VTV cần phối hợp chặt chẽ với Cục TTKH&CNQG, Bộ Giáo dục và Đào tạo để đẩy mạnh công tác chỉ đạo hoạt động này. Đặc biệt, VTV nên chỉ đạo các thư viện đứng đầu các hệ thống cần đi đầu áp dụng và tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, tập huấn, hướng dẫn việc triển khai, áp dụng chuẩn hoá trong toàn hệ thống. Đã đến lúc, VTV và Hội Thư viện Việt Nam (HTVVN) cần phối hợp tổ chức các hội thảo khoa học để xác định rõ một số vấn đề còn đang nổi cộm, đặc biệt ở Liên Chi hội thư viện đại học phía Nam như: Vai trò của Tiêu đề - Chủ đề và Từ khoá, Tiêu chuẩn Mô tả và Truy cập tài nguyên thông tin (RDA) và quy tắc biên mục AACR2; Khổ mẫu biên mục Dublin Core trong biên mục tài liệu số; Biên mục trên xuất bản phẩm (CIP), công tác thư mục, mục lục phân loại và chọn lọc những thành tựu tiên tiến của thư viện truyền thống, những quan điểm đánh giá về thư viện xã hội chủ nghĩa, thư viện tư bản chủ nghĩa và sự thống nhất của thư viện cả nước, tránh phân biệt thư viện miền Bắc và miền Nam...

- Cho đến nay, vẫn còn sự chồng chéo trong việc chỉ đạo nghiệp vụ giữa VTV và TVQG. Trong khi chưa có những văn bản pháp lý cao hơn, cần thực hiện nghiêm túc Nghị định của Chính phủ về tổ chức, cụ thể cần thực hiện thống nhất mục 5, điều 5 của Nghị định 72/2002, quy định rõ: “Thư viện Quốc gia hướng dẫn nghiệp vụ cho các thư viện cả nước theo sự phân công của Bộ Văn hoá – Thông tin”. Bên cạnh đó, điều 6 của Nghị định này cũng chỉ rõ: “Thư viện công cộng cấp tỉnh chỉ đạo nghiệp vụ đối với thư viện cấp huyện và các thư viện do cơ quan và tổ chức địa phương thành lập. Thư viện công cộng cấp huyện chỉ đạo nghiệp vụ đối với thư viện cấp xã và các thư viện do cơ quan và tổ chức địa phương thành lập”. Theo tinh thần Nghị định 72/NĐ-CP, TVQG cần thực hiện tốt vị trí, vai trò “trung tâm hướng dẫn nghiệp vụ cho cả nước”, nên hình thành một bộ phận chuyên trách tham gia việc xây dựng, tuyên truyền, phổ biến, tập huấn chuẩn hoá trong mạng lưới thư viện cả nước. Các thư viện đứng đầu các hệ thống cần tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, tập huấn, hướng dẫn việc triển khai, áp dụng chuẩn hoá trong toàn hệ thống. Việc phân định đúng và hợp lý nhiệm vụ hướng dẫn nghiệp vụ thư viện giữa TVQG và VTV sẽ có tác động tốt hoặc chưa tốt tới vấn đề chuẩn hoá nghiệp vụ của cả ngành. Cần có bộ phận hoặc phòng theo dõi xây dựng, phổ biến, cập nhật và đánh giá việc áp  dụng tiêu chuẩn, chuẩn nghiệp vụ, các quy định, quy trình, quy phạm… tránh tình trạng tự phát, thiếu thống nhất như hiện nay.

- Cần khai thác khả năng phong phú của HTVVN - nơi tập hợp nhiều chuyên gia giàu kinh nghiệm đã nghỉ hưu hoặc đang công tác, tham gia vào việc xây dựng, tuyên truyền, vận động các chi hội, liên chi hội tích cực triển khai áp dụng chuẩn hoá và thực hiện chức năng phản biện xã hội trước khi ban hành những chuẩn mới. Về việc này, Hội Thư viện các nước được nhà nước tạo điều kiện để phát huy rất tốt ưu thế của một tổ chức xã hội nghề nghiệp.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nghị định 72/2002 NĐ-CP ngày 6/8/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Thư viện.

2. Quyết định số 10/2007/QĐ-BVHTT ngày 4/5/2007 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin phê duyệt Quy hoạch phát triển ngành thư viện đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020.

3. Tạ Bá Hưng, Nguyễn Tiến Đức, Phan Huy Quế. Hoạt động tiêu chuẩn hoá trong lĩnh vực thông tin tư liệu: Hiện trạng và định hướng phát triển // Kỷ yếu hội thảo Tăng cường áp dụng tiêu chuẩn Việt Nam về thông tin và tư liệu), 2006.

4. Vũ Dương Thuý Ngà và nhóm nghiên cứu Đại học Văn hoá – Báo cáo tổng quan. Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ: Tăng cường việc chuẩn hoá trong hoạt động thư viện ở Việt Nam, 2011.

5. Vũ Dương Thuý Ngà. Vấn đề chuẩn hoá trong hoạt động Thư viện - Thông tin hiện nay // Tạp chí Nghiên cứu Văn hoá. - 2011. - Số 1.

6. Vũ Văn Sơn. Tình hình tiêu chuẩn hoá hoạt động thông tin - thư viện // Bản tin Hội Thông tin Việt Nam. - 2004.

7. Một số bài trên mạng Internet.

_______________

Phạm Thế Khang

Chủ tịch Hội Thư viện Việt Nam

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 5. - Tr. 8-13,7.

 

Một số vấn đề về quản lý thư viện hiện đại

E-mail Print

1. Các khái niệm cơ bản

Quản lý

Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về quản lý [2]. Theo tác giả bài viết, mỗi quan niệm đều có thể được chấp nhận khi ta xem xét quan niệm đó được nhìn nhận ở góc độ nào. Vì vậy, nghiên cứu các quan niệm về quản lý, tác giả nghiêng về quan niệm quản lý của các nhà kinh điển cho rằng, quản lý xuất hiện với vai trò là người tổ chức và điều khiển những người khác khi họ cùng tham gia thực hiện một hoạt động nhất định. Ở đây có thể hiểu, người tổ chức và điều khiển (một hoặc một số người) là chủ thể quản lý và những người khác trong mối quan hệ này được coi là đối tượng quản lý. Từ đây tác giả định nghĩa: Quản lý là hoạt động có mục đích của chủ thể quản lý hướng tới đối tượng quản lý nhằm tổ chức và điều hành mọi hoạt động của đối tượng quản lý để thực hiện mục tiêu mà chủ thể quản lý đặt ra.

Quản lý thư viện

Trong một số tài liệu chuyên môn về thư viện đã có các định nghĩa về quản lý thư viện (QLTV) như sau:

- Là sự tác động có chủ đích tới tập thể người lao động để tổ chức và phối hợp hoạt động của họ trong quá trình thực hiện các mục đích và nhiệm vụ đề ra. QLTV dựa trên quyền hạn được quy định và cùng với nó là sự tác động tổ chức, điều hành [1].

- Là hoạt động được các cán bộ lãnh đạo và tập thể viên chức thực hiện một cách tự giác và có kế hoạch nhằm đảm bảo cho sự hoạt động và phát triển bình thường của thư viện, bao gồm: kế hoạch, tổ chức và kích thích lao động, quản lý các quá trình thư viện, thống kê và kiểm tra công việc, công tác cán bộ (tổ chức cán bộ) [7].

Tổng hợp những định nghĩa nêu trên, tác giả cho rằng QLTV là quản lý 3 lĩnh vực: quản lý con người, quản lý chuyên môn và quản lý cơ sở vật chất của thư viện. Và vì 3 lĩnh vực này  được quản lý bằng con người và thông qua con người, nên có thể định nghĩa QLTV như sau:

Là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý thư viện (cá nhân, tập thể) lên đối tượng quản lý (tập thể công chức, viên chức của thư viện) với mục đích tổ chức và điều hành hoạt động của họ nhằm đạt được mục tiêu mà chủ thể quản lý đề ra.

Quản lý thư viện hiện đại

Thư viện hiện đại là một loại thư viện được áp dụng những thành tựu mới nhất của khoa học kỹ thuật mà cụ thể là công nghệ thông tin (CNTT). Dưới tác động của ứng dụng CNTT, thư viện hiện đại có rất nhiều thay đổi: từ cơ cấu tổ chức, nguồn nhân lực cho đến cơ sở vật chất trang thiết bị [6]. Tuỳ thuộc vào mức độ ứng dụng CNTT vào hoạt động của thư viện mà người ta xây dựng thư viện hiện đại với các cấp độ khác nhau và tương ứng với chúng là những tên gọi khác nhau như: thư viện đa phương tiện, thư viện lai, thư viện điện tử , thư viện số, thư viện ảo… Nói một cách khác, nhắc đến tên các thư viện này thì ta đều hiểu chúng là các thư viện hiện đại. Ví dụ, thư viện đa phương tiện hay thư viện lai là thư viện hiện đại ở mức độ sơ khai được chuyển tiếp từ thư viện truyền thống sang thư viện có ứng dụng CNTT. Trong thư viện này vừa tồn tại tài liệu truyền thống vừa có các dạng tài liệu hiện đại. Hay thư viện số là thư viện hiện đại ở cấp độ cao hơn. Trong thư viện này không còn tài liệu dạng truyền thống mà chúng đã được số hoá và được sử dụng bằng máy tính, phương tiện truyền thông.

Bởi vậy, khi nói đến QLTV hiện đại là nói đến việc quản lý tất cả các dạng thư viện như đã nêu bao gồm: thư viện đa phương tiện, thư viện lai, thư viện số, thư viện ảo… Nói một cách khác, khi nói đến quản lý một trong các dạng thư viện này thì về bản chất đều là QLTV hiện đại.

Vậy QLTV hiện đại là gì? QLTV hiện đại có khác gì so với QLTV truyền thống? Theo tác giả để định nghĩa được QLTV hiện đại cần phân biệt các điểm giống và khác nhau giữa QLTV truyền thống và QLTV hiện đại.

- Những điểm giống nhau:

Thứ nhất, chủ thể quản lý và đối tượng quản lý đều là con người. Bởi ngoài đối tượng quản lý là con người thì hoạt động chuyên môn và các hoạt động khác được coi là các đối tượng của quản lý thì đều do con người và bằng chính con người thực hiện.

Thứ hai, nội dung quản lý như nhau bao gồm: quản lý nguồn nhân lực, quản lý hoạt động chuyên môn, các hoạt động khác và cơ sở vật chất, kinh phí của thư viện.

Thứ ba, quản lý cả 2 loại thư viện đều phải sử dụng các chức năng, nguyên tắc, phương pháp và công cụ quản lý.

- Những điểm khác nhau:

Thứ nhất, phương pháp tổ chức - hành chính của quản lý: Trong thư viện truyền thống sự tác động của người quản lý tới tập thể công chức, viên chức được thực hiện bằng các mệnh lệnh, quyết định buộc người bị quản lý phải phục tùng. Trong thư viện hiện đại sự tác động của người quản lý tới tập thể công chức, viên chức cũng được thực hiện bằng các mệnh lệnh, quyết định nhưng có sự tham gia của người dưới quyền.

Thứ hai, công cụ quản lý: Trong thư viện truyền thống người quản lý sử dụng công cụ thủ công để quản lý như: ghi chép, đo, đếm. Chẳng hạn dùng các bảng, biểu theo dõi, tự theo dõi và đồng hồ để quản lý giờ giấc và sản phẩm theo định mức lao động hoặc dùng các bản báo cáo để đánh giá các loại công việc và khối lượng công việc đã được hoàn thành… Trong thư viện hiện đại người quản lý sử dụng công cụ hiện đại như máy tính, phần mềm quản lý, camera… để quản lý.

Thứ ba, trình độ quản lý: Để QLTV truyền thống cũng như hiện đại, đối với người quản lý ngoài những đòi hỏi đầy đủ về phẩm chất đạo đức, phẩm chất chuyên môn, đòi hỏi về trình độ và kỹ năng quản lý. Cụ thể, trong thư viện truyền thống người quản lý một mặt phải hiểu biết về các chức năng, nguyên tắc, phương pháp và công cụ quản lý. Mặt khác, phải biết vận  dụng tốt các chức năng, nguyên tắc, phương pháp và công cụ quản lý đó. Đồng thời, phải có các kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, kỹ năng nhận thức và giải quyết nhanh chóng các tình huống có vấn đề… Trong thư viện hiện đại, bên cạnh những kiến thức và kỹ năng trên, đối với người quản lý còn đòi hỏi các kiến thức về ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện và đặc biệt là kỹ năng thực hành phần mềm quản lý thành thạo.

Từ những điều trình bày trên cho thấy, về bản chất QLTV truyền thống và QLTV hiện đại là quản lý con người. Bởi trong các thư viện hiện đại vẫn cần có sự hiện diện của con người để tổ chức và điều hành các hoạt động của thư viện. Điều khác biệt là người quản lý tác động lên đối tượng quản lý không chỉ theo một chiều từ trên xuống mà người quản lý còn phải tiếp nhận sự phản hồi từ đối tượng quản lý (từ dưới lên) và khi thực hiện hoạt động quản lý thì sử dụng các phương tiện kỹ thuật để hỗ trợ. Từ đây có thể định nghĩa QLTV hiện đại như sau:

Là hoạt động được chủ thể quản lý và đối tượng quản lý tự giác thực hiện nhằm đảm bảo đạt được mục tiêu của thư viện với sự hỗ trợ của các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

2. Khái quát một số nội dung quản lý thư viện hiện đại

Quản lý nguồn nhân lực thư viện

Quản lý nguồn nhân lực trong thư viện chính là tổ chức và điều hành hiệu quả tập thể công chức, viên chức thư viện trên cơ sở tạo điều kiện làm việc thuận lợi cũng như đáp ứng nhu cầu vật chất và tinh thần ngày càng cao cho họ.

Trong điều kiện thư viện hiện đại, vừa phải thực hiện các khâu công việc truyền thống vừa phải thực hiện các khâu công việc hiện đại thì vấn đề đảm bảo số lượng và chất lượng nguồn nhân lực phải được quan tâm hàng đầu, nhất là vấn đề chất lượng. Chính vì vậy, muốn quản lý nguồn nhân lực thư viện tốt cần đảm bảo thực hiện tốt các chức năng, nguyên tắc và phương pháp quản lý nguồn nhân lực.

Các chức năng quản lý nguồn nhân lực bao gồm: tuyển dụng; bố trí, sử dụng; đào tạo và phát triển. Nhiệm vụ của tuyển dụng là vừa phải đảm bảo đủ số lượng với các phẩm chất chuyên môn phù hợp đáp ứng yêu cầu của công việc vừa phải tuân thủ theo pháp lệnh công chức và theo quy định cụ thể của từng cơ quan. Nhiệm vụ của sử dụng nguồn nhân lực là bố trí, sắp xếp công việc hợp lý, phù hợp năng lực, sở trường của công chức, viên chức. Nhiệm vụ của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là phải chú trọng nội dung đào tạo, bồi dưỡng về lý luận chính trị, về quản lý, chuyên môn, ngoại ngữ và tin học, cũng như phát triển về nhân cách và thể lực [4,5].

Các nguyên tắc mà quản lý nguồn nhân lực cần tuân thủ bao gồm:

- Các chủ trương, chính sách quản lý phải nhằm vào việc thoả mãn nhu cầu vật chất và tinh thần cho tập thể người lao động.

- Đầu tư thích đáng cho đào tạo, phát triển nguồn nhân lực.

- Quản lý nguồn nhân lực phải được coi là chức năng của tất cả các nhà quản lý trực tiếp.

Các phương pháp quản lý nguồn nhân lực bao gồm: Phương pháp tổ chức - hành chính, tâm lý - giáo dục và kinh tế. Để các phương pháp này tác động tới nguồn nhân lực thư viện có hiệu quả, một mặt cần được thực hiện đồng bộ và mềm dẻo, uyển chuyển. Mặt khác phải đảm bảo mọi người đều được tham gia vào quản lý, coi hoạt động quản lý là hoạt động tự giác cần phải được tất cả mọi người thực hiện nhằm đạt được mục tiêu chung mà thư viện đặt ra [3].

Quản lý hoạt động chuyên môn

Toàn bộ hoạt động của thư viện được thực hiện theo một quy trình công nghệ. Bởi vậy, quản lý hoạt động thư viện chính là quản lý quy trình công nghệ thư viện. Quy trình công nghệ thư viện được chia thành các chu trình thư viện (chu trình đường đi của tài liệu, chu trình tra cứu thư mục, chu trình yêu cầu của người dùng tin…). Chu trình thư viện lại được chia thành các quá trình (ví dụ, chu trình đường đi của tài liệu được hình thành từ các quá trình: tiếp nhận tài liệu, xử lý kỹ thuật đơn giản, biên mục, mô tả…). Quá trình lại được chia thành các thao tác thư viện (ví dụ, quá trình tiếp nhận tài liệu gồm các thao tác như: kiểm tra sách mới nhập theo chứng từ, hoá đơn, đóng dấu, dán nhãn…).

Trong thư viện hiện đại, tuỳ vào cấp độ ứng dụng CNTT mà quy trình công nghệ thư viện được thực hiện tự động hoá ở mức độ ít hay nhiều. Ví dụ, ở cấp độ sơ khai bên cạnh các quá trình và thao tác được thực hiện bằng phương pháp thủ công (đóng dấu, dán mã vạch…) đã có một số các quá trình và các thao tác được thực hiện bằng phương pháp hiện đại (ví dụ, mô tả, phân loại tài liệu…). Nhìn chung, thư viện hiện đại đã sử dụng phần mềm để tự động hoá quy trình công nghệ thư viện. Nói một cách khác, phần mềm thư viện chính là sự mô phỏng quy trình công nghệ thư viện nhờ CNTT.

Muốn quản lý hiệu quả hoạt động chuyên môn hay quy trình công nghệ nhờ sự hỗ trợ của phần mềm thư viện đòi hỏi người quản lý phải thực hiện được các yêu cầu sau:

1) Hiểu sự vận hành của các module trong phần mềm thư viện. Bởi mỗi module thực hiện một hoạt động nghiệp vụ của một phòng chức năng. Ví dụ, phòng Bổ sung phụ trách module bổ sung tài liệu.

2) Đảm bảo nguyên tắc đường thẳng, nhanh chóng, chính xác của quy trình khi phân quyền module cho các phòng phụ trách. Nói cách khác, là đảm bảo tính hợp lý của quy trình trong khi phân công các phòng chức năng đảm nhận các module. Ví dụ, cùng một module nhưng được thực hiện ở nhiều phòng. Chẳng hạn, module bổ sung được phòng Bổ sung thực hiện nhập dữ liệu sách, luận án, luận văn và cùng với phòng này là phòng Tin học cũng được giao thực hiện module bổ sung để nhập dữ liệu báo, tạp chí hoặc phòng Xử lý nghiệp vụ (là phòng sáp nhập hai phòng Bổ sung và Biên mục trong thư viện truyền thống) phụ trách hai module bổ sung và biên mục… Đồng thời, để tăng cường kiểm tra, giám sát các hoạt động, các thư viện cần xác lập quy trình của từng hoạt động theo chuẩn nghiệp vụ. Ví dụ, quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu, quy trình tổ chức kho và kiểm kê…

3) Tăng cường sử dụng module quản lý để tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá.

Quản lý các hoạt động khác bao gồm: Lập kế hoạch, thống kê và báo cáo

Trong thư viện hiện đại các hoạt động này được các module trong phần mềm thư viện thực hiện. Bởi vậy, người quản lý cần theo dõi và tăng cường kiểm tra các dữ liệu đầu vào và chất lượng của các hoạt động này thông qua phương pháp phân tích hiệu quả công việc.

Quản lý tài chính/ kinh phí của thư viện

Trong thư viện hiện đại, việc quản lý tài chính không đơn giản vì thư viện phải cần nguồn kinh phí không nhỏ để chi cho hoạt động bổ sung các tài liệu điện tử, xây dựng cơ sở dữ liệu, đầu tư cho cơ sở hạ tầng công nghệ, bảo trì máy móc, thiết bị hiện đại… Bởi vậy, để quản lý tài chính một cách hợp lý các thư viện cần chú ý các mặt sau:

- Quản lý theo luật ngân sách nhà nước (cơ chế tự chủ ngân sách).

- Quản lý theo quy chế tài chính do thư viện đặt ra. Ví dụ: quy chế chi tiêu nội bộ trên cơ sở vẫn tuân thủ luật ngân sách của nhà nước.

- Quản lý bằng cách lập kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn.

- Quản lý bằng dự toán tài chính (dự trù về thu, chi tài chính và dự kiến các nguồn lực cần thiết để thực hiện được các mục tiêu của thư viện).

- Quản lý theo cơ chế hạch toán kinh tế [4].

Quản lý cơ sở vật chất

Để đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ đáp ứng yêu cầu của thư viện hiện đại, ngoài việc đầu tư cho cơ sở hạ tầng công nghệ, các thư viện cần lập kế hoạch và tính đến khả năng khai thác tối đa công năng của các trang thiết bị hiện đại đó. Đồng thời, có chế độ bảo dưỡng, kiểm tra định kỳ để có kế hoạch thay thế kịp thời khi có hỏng hóc xảy ra. Bên cạnh việc kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ, để tránh thất thoát cơ sở vật chất, thư viện cần bảo quản, giữ gìn trên cơ sở lập các bản quy chế và quy định về sử dụng.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Cẩm nang người cán bộ thư viện. - M.: Sách, 1985. - 154 tr.

2. Giáo trình khoa học quản lý / Học viện chính trị quốc gia. Khoa quản lý kinh tế. - H.: Chính trị quốc gia, 2004. - 212 tr.

3. Nguyễn Thị Lan Thanh. Đổi mới phương pháp quản lý thông tin - thư viện trong nền kinh tế thị trường // Văn hoá Nghệ thuật. - 2002. - Số 1. - Tr. 83-86, 93.

4. Nguyễn Thị Lan Thanh. Những vấn đề cần quan tâm trong quản lý thư viện điện tử ở Việt Nam // Kỷ yếu Hội thảo khoa học cấp trường “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý các thư viện điện tử tại Việt Nam”, tháng 10/2013.

5. Nguyễn Thị Lan Thanh. Phát triển nguồn nhân lực thư viện thông tin đáp ứng yêu cầu xã hội hiện đại // Văn hoá Nghệ thuật. - 2006. - Số 9.

6. Nguyễn Thị Lan Thanh. Quản lý thư viện trường học hiện đại: những thay đổi tất yếu khách quan // Giáo dục. - 2005. - Số 11. - Tr. 10-12.

7. Từ điển thuật ngữ sự nghiệp thư viện. - M.: Sách, 1986. - Tr. 153.

_________________

PGS.TS. Nguyễn Thị Lan Thanh

Trường Đại học Văn hoá Hà Nội

Nguồn: Tạp chí Thư viện Việt Nam. - 2014. - Số 5. - Tr. 3-7.

 
More Articles...
Page 46 of 239